Sztuka prezentacji - zasady skutecznego wystąpienia

Trema, obawa o reakcję publiczności, lęk przed stanięciem twarzą w twarz ze słuchaczami to najczęstsze bodźce, które zniechęcają i odciągają nas od wystąpień publicznych. Nie chodzi o to, aby od razu porywać wielotysięcznych tłumów, bo przecież niewiele osób musi mierzyć się z aż takim wyzwaniem. Należy jednak stawić czoło swoim obawom i uprzedzeniom.

Świetne przeprowadzone wystąpienie publiczne nie jest kwestią talentu, ale normalną umiejętnością, taką jak jazda na rowerze, czy obsługa programów komputerowych. Przemawianie do ludzi, jak również przekonywanie ich do swoich racji nie jest łatwe, ale można się tego nauczyć. Znajomość kilku sprawdzonych zasad wystąpień publicznych pomoże Ci opanować tę sztukę.

1. Wiara w siebie

Jeżeli zależy Ci na odpowiednim przeprowadzeniu prezentacji musisz koniecznie nauczyć się pozytywnie patrzeć na siebie samego. Zastanów się, co jest twoja mocną stroną i jak daną umiejętność, cechę możesz wykorzystać podczas wystąpienia. Nie ma sensu silić się opowiadając dowcip, jeżeli masz słaby głos i nie najlepszą dykcję, podobnie postępuj z notatkami, jeżeli twoja pamięć jest zawodna, to nie próbuj wygłaszać przemówień bez ich pomocy.

Przygotowując się do prezentacji, wypracuj umiejętność wizualizacji dodatnie odbieranych scenariuszy. Wyobraź sobie, że stoisz przed entuzjastycznie nastawioną do Ciebie widownią, której twoje wystąpienie bardzo się podoba. Przekazujesz im swoją wiedzę, prowadzisz z nimi dyskusje, opowiadasz śmieszne anegdoty i historie, które na ich twarzach wywołują gromki uśmiech. Wyobraź sobie, że Twoja publiczność słucha cię z zapartym tchem, robi notatki i zadaje wiele pytań, wskazujących na aktywne słuchanie. Dzięki takiemu scenariuszowi oraz nastawieniu twoje wystąpienie będzie przyjemnym kontaktem z publicznością.

2. Twój wygląd

Ważnym elementem prezentacji jest również wygląd osoby prowadzącej. Słuchacze będą tobie przychylni, jeżeli twoja aparycja będzie sprawiała pozytywne odczucia. Pierwsze wrażenie jest bardzo ważne i ciężko jest je później zmienić. Przed wygłoszeniem prezentacji poproś znaną ci osobę o ocenę twojej osoby oraz wizerunku. Ten zabieg pomoże ci stworzyć odpowiedni obraz siebie jako prezentera.

3. Twoja postawa

Podczas prezentacji zadbaj również o swoją postawę, aby komunikowała pozytywne znaki i nie kłóciła się z treścią wypowiadanych przez ciebie słów. W kontaktach międzyludzkich bardzo ważnym elementem porozumiewania się jest mowa niewerbalna, wyrażane poprzez postawę ciała, gestykulację oraz mimikę.

4. Wiarygodność i wyrazistość wypowiedzi

Pamiętaj, że mówisz do ludzi i dla ludzi, stąd koniecznie musisz zadbać o to, aby cię rozumieli. Używaj poprawnego języka, bez stosowania żargonu i obcych zwrotów. Mów do nich powoli i spokojnie, ciągle pracując nad głosem, tonacją i tempem wypowiedzi. Pokaż, że znasz się na danym zagadnieniu i wiesz, o czym mówisz. Unikaj przechwalania się swoją wiedzą, jak również częstego korzystania z notatek. Takie zachowania mają negatywny wpływ na postrzeganie ciebie przez słuchaczy.

5. Walcz z tremą

Nie ma osób, które nie odczuwają zdenerwowania przed wystąpieniem publicznym, doświadczają tego nawet najbardziej zaprawieni w tym fachu. Aby zapanować nad swoimi nerwami, odpowiednio zidentyfikuj ich źródło. Każda osoba doświadcza tremę w inny sposób. Jednym z podstawowych powodów nerwowości podczas prezentacji, jest obawa przed jej niepowodzeniem. W związku z tym, przed wyjściem na scenę zrelaksuj się, rozluźnij, poćwicz mięśnie twarzy oraz oddech. Nie zapomnij również, iż widownia zawsze jest po stronie mówcy, a fakt, że się denerwujesz szybko zostanie przez nich zapomniany. Stojąc przed widownią masz za zadanie przekazać im konkretne informacje, dane, przemyślenia, rozpocznij więc pewnie swoją prezentacje.

6. Bądź zaangażowany

Pokaż publiczności, że zależy ci na tym, o czym mówisz oraz że pragniesz przekazać im jak najwięcej wiedzy na dany temat. Mów do nich żywiołowo i zachowuj się spontanicznie. Daj poczuć słuchaczom, iż przeżywasz swoje wystąpienie. Nie zapomnij jednak o publiczności, im również pozwól się angażować, zadawać pytania i przedstawiać swoje poglądy.

7. Oceniaj nastroje widowni

Śledź i odczytuj reakcje i zachowania widowni. Jeśli wyczujesz, że są oni znużeni, niechętni do współpracy, zacznij swoje wystąpienie od krótkiego dowcipu, aby rozładować sytuacje. Próbuj zaangażować publiczności w temat, zadając im pytania, podając temat do dyskusji. Staraj się obserwować postawy słuchaczy, czy ktoś nie prezentuje oznak znudzenia czy zniecierpliwienia. Jeżeli zauważasz, iż wiele osób zdradza takowe oznaki, najlepiej zrób krótką przerwę, podczas której twoja widownia nieco odpocznie. Drugim wyjściem z tej sytuacji jest wyszukanie na sali twoich zwolenników i rozpoczęcie zwracania się do nich, nawet z bezpośrednimi pytaniami. Takie zachowanie da odczuć pozostałym, że są osoby, które temat interesuje i którzy cię popierają.

8. Wizualizuj wypowiedzi

Jeżeli podczas twojej prezentacji jest możliwe stosowanie wizualizacji przedstawianych zagadnień, nie omieszkaj ich użyć. Ułatwia ona zrozumienie tematu, jak również przyjmowania i kondensowania informacji. Dzięki wykorzystaniu różnych grafik, diagramów, filmów można dokładnie przedstawić omawiane zjawiska. Wizualizacja stosowana w wystąpieniach publicznych wpływa na jej atrakcyjność, jak również na efektywność. Człowiek lepiej przyswaja różne treści, jeżeli one angażują wiele jego zmysłów.

9. Odpowiadanie na pytania

Bardzo często podczas wystąpień publicznych pojawiają się pytania widowni do prowadzącego. Prowadząc prezentacje bądź przygotowany na niespodziewane pytania. W takich sytuacjach zachowaj spokój bez względu na ton i intencje osoby zadającej pytanie. Nigdy nie wszczynaj kłótni z pytającym, lecz grzecznie i z szacunkiem na nie odpowiadaj.

W przypadku trudnych pytań włączaj w nie widownię i pytającego. Odpowiedź kieruj do wszystkich słuchaczy, nie tylko do pytającego. Jeżeli nie potrafisz podać konkretnych informacji na dany temat, najlepiej poinformuj widownię, że dane zagadnienie wymaga dłuższych wyjaśnień, które możesz udzielić indywidualnie po spotkaniu, aby nie marnować czasu pozostałym uczestnikom. Dzięki temu nie stracisz wiarygodności i zyskasz czas na zastanowienie się nad odpowiedzią. Jeśli dana osoba zgłosi się do ciebie po spotkaniu w celu uzyskania informacji na zadane pytanie, a ty nadal nie będziesz znał na nie odpowiedzi, w najgorszym przypadku stracisz tylko jednego słuchacza.

10. Efektowne zakończenie

Swoje wystąpienie zakończ elegancko, podsumowując w dwóch, trzech zdaniach. Zaakcentuj kluczowe pojęcia i najważniejsze wnioski. Podaj słuchaczom źródła, gdzie mogą zdobyć szersze informacje na dane zagadnienia.

11. Złote rady sztuki prezentacji

Podczas prowadzenia prezentacji nie przypominaj uczestnikom ile zostało jeszcze do omówienia oraz o zbliżającym się zakończeniu prezentacji. Staraj się używać takich zwrotów jak: "a teraz trzeci z czterech punktów mojej prezentacji...", "a teraz zanim przejdziemy do pytań, podsumujmy krótko całość...". Miej przygotowany awaryjną wersję prezentacji, która uwzględnia przeszkody, na jakie możesz się natknąć. Nie wdawaj się w szczegóły, które zepchną cię z głównego tematu.

Pamiętaj, że ludzie mają skłonność do traktowania jako najważniejsze tego, co jest przedstawiane w pierwszej kolejności. Uwaga słuchaczy osiąga maksymalny poziom po około 10 minutach od rozpoczęcia spotkania, potem słabnie, by w 30 minucie spaść do poziomu najniższego, a następnie znów rośnie. Podczas długich wystąpień przedstaw najważniejsze kwestie najlepiej między 5 a 25 minutą prezentacji.

Planuj zawsze mocne wejścia. Jeśli spodziewasz się niechęci lub nikłego zainteresowania, spróbuj przełamać lody, mówiąc coś dowcipnego. Podczas właściwej części wystąpienia używaj skojarzeń, podsumowuj poszczególne fragmenty i powtarzaj najistotniejsze kwestie. Bez względu na liczebność audytorium staraj się mówić jak do niewielkiej grupy - wprowadzi to atmosferę intymności i braku dystansu.

Utrzymuj kontakt wzrokowy z uczestnikami na sali, obserwuj je, by w porę zauważyć oznaki znużenia czy zdenerwowania, dzięki temu w porę będziesz miał możliwość zmienić sposób mówienia lub uprzedzić ewentualny sprzeciw.

Pytania do eksperta:

Czy można podczas prezentacji/wystąpienia publicznego prowadzić polemikę ze słuchaczem? Jak długo ona może trwać?
Dominik Kaznowski, dyrektor marketingu Pionu Internet w Agorze: to zależy od charakteru wystąpienia i naszego celu. Jednak zasadą jest, że prowadzący przedstawia w całości swój punk widzenia, tezy. Dopiero wtedy następuje dyskusja i wymiana poglądów. Jednak, jeśli założonym celem jest stymulowanie debaty publicznej lepszym rozwiązaniem jest zorganizowanie panelu dyskusyjnego.

Czy można wyprosić ze spotkania osoby, które przeszkadzają nam w prowadzeniu prezentacji?
Nic nie upoważnia do okazywania braku szacunku innym osobom. Dotyczy to zarówno osoby występującej jak i innych uczestników czy organizatorów. Jeżeli pewne osoby, przeszkadzają nam w prowadzeniu prezentacji, mamy prawo zwrócić im uwagę, a jeżeli to nie poskutkuje - wyprosić z sali.

Jak radzić sobie w przypadku "wpadki" (np. podaliśmy przykład, w którym pomyliliśmy fakty. Pech chciał, że jeden ze słuchaczy znał daną historię i zwrócił nam uwagę)?
Jeśli już doszło do takiej sytuacji, należy przede wszystkim nie ratować się mętnymi tłumaczeniami. Warto poprosić taką osobą, aby opisała ten przykład. Być może podała także inne. Warto w trudnych sytuacjach sięgać do osób z publiczności, które są lub okazują się ekspertami.

Co można uczynić, aby "aktywować" słuchaczy, kiedy widzimy, że przysypiają, mimo, iż temat jest ważny i ciekawy?
Czasami, zwłaszcza przy dłuższych cyklach wystąpień, po prostu zrobić przerwę na kawę. Nie trzeba zawsze sztywno trzymać się harmonogramu. Jeśli to możliwe w takiej sytuacji najlepiej przełamać w jakiś sposób rutynę.

Jeżeli nie znamy odpowiedzi na pytanie słuchaczy, czy wypada nam się do tego przyznać? Jak wyjść z "twarzą" z takiej sytuacji?
Oczywiście. Nikt nie musi posiadać całej, zwłaszcza szczegółowej wiedzy w głowie. Istotne jest, aby wiedzieć, gdzie jej szukać. W takiej sytuacji można później dostarczyć odpowiedź na zadane pytanie.