5 najczęstszych błędów w komunikacji biznesowej

Szybkie tempo wymiany wiadomości sprawia, że łatwo zacząć popełnić błąd w mailu. Pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz dlatego jest to szczególnie ważne wtedy, gdy jest to twój główny kanał wymiany wiadomości z klientem. Poświęć minutę na sprawdzenie swojego tekstu przed wciśnięciem klawisza „wyślij”.

1. W e-mailach nie wypada się witać

Korespondencja elektroniczna przejawia dążenie do skracania dystansu między rozmówcami, szczególnie jest to typowe dla młodych ludzi natomiast jest nieakceptowane przez większość osób ze starszego pokolenia.

Stosownie formy Witam / Witamy na początku wiadomości e-mail jest niedopuszczalne, ponieważ dotyczy tylko takich sytuacji, jak powitanie gości przez gospodarzy czy powitanie odbiorców radiowych i telewizyjnych wypowiadane przez prowadzących audycje.

Jak w takim razie najlepiej zacząć wiadomość?

Bardzo dużo zależy od stopnia zażyłości z osobą, do której wysyłamy e-mail – do osób nam bliskich możemy napisać hej lub cześć. 

W oficjalnych wiadomościach np. do profesorów, pracodawców i ważnych osobistości mail należy rozpocząć od słów: Szanowny Panie, Szanowna Pani.

W wiadomościach pół formalnych można zacząć od Pani/ Panie (imię) np. (Pani Aniu,…)

2. Niejasny temat lub jego brak

Pomyśl sobie, że pracujesz w ogromnej korporacji i codziennie do twojej skrzynki trafia mnóstwo wiadomości e-mail, a nikt z nadawców nie wpisał tematu. Dodaj do tego to, że zależy Ci na jednaj konkretnej wiadomości na którą musisz pilnie odpowiedzieć. Jak masz ją teraz odnaleźć nie mając dobrze sprecyzowanego tematu? Wyszukiwanie po słowie kluczowym też nie pomoże w tym przypadku. Nie pozostaje nic innego jak otworzenie każdej wiadomości po kolei i przeczytanie jej. Brzmi bardzo czasochłonnie, no nie?

A przecież nadawca mógł pamiętać o tytule, prawda? Zwróć uwagę, że tytuł to nie tylko kwestia uporządkowania, lecz także kwestia szacunku do odbiorcy oraz wprowadzenie do całej wiadomości. Należy tam wpisać zwięzłe podsumowanie tego, co będzie zawierać mail.

3. Przecinek po słowie pozdrawiam

Przyjęło się, jeszcze w czasach korespondencji odręcznej, zapisywać słowa pożegnania w osobnych wierszach bez dodatkowego przecinka na końcu, który nie jest wymagany na mocy innych reguł. Tym bardziej, że po zwrotach: Pozdrawiam, Z poważaniem, Łączę wyrazy szacunku, Ściskam itp. podpisujemy się imieniem i nazwiskiem.

Dlatego zakończenie powinno wyglądać następująco:

Pani Aniu,

Zwracam się do Pani (…)

Pozdrawiam

Tomek

4. Wielkie i małe litery

Jak należy pisać w mailu zwroty do odbiorcy – małą czy wielką literą? 

Tu teoretycznie nie ma jednoznacznej poprawnej odpowiedzi, natomiast jeśli zależy nam na okazaniu szacunku odbiorcy warto pokusić się o napisanie zwrotów typu Ciebie, Twój, Wasz z wielkiej litery. Przyjęło się, że jest to tradycyjna szkoła zaczerpnięta jeszcze z czasów pisania listów i przez to część społeczeństwa uważa to za staromodne i przeżytek, który nie jest wymagany.

A zatem pisz tak, jak Ci podpowiada gust i intuicja. Jedyna zasada, jaka tu obowiązuje, brzmi: byle konsekwentnie!

5. Brak załączników

O dodatkowych plikach najlepiej napisać, używając czasownika załączam (np. zdjęcie). Poprawne jest też użycie słów w załączniku. Błędem natomiast jest określenie w załączeniu, podobnie jak innych popularnych w korespondencji wyrażeń: w nawiązaniu i w odpowiedzi na. Trzeba napisać nawiązując do, odpowiadając na lub nawiązuję do, odpowiadam na. Przechodząc natomiast już do samych plików, koniecznie pamiętaj o dodaniu ich. Nic nie wkurza tak bardzo odbiorców jak brak załączników.

Ciekawostka:

Zgodnie z normą wzorcową słowo mail się nie odmienia w bierniku. Dlatego też błędem jest napisanie “maila”. Dlatego piszemy „mail”, piszemy też „SMS” oraz publikujemy „post”.