Team briefing - antidotum na niesprawną komunikację

Przeczytaj jeszcze

FM Logistic rozstrzygnęło przetarg!

2 dni temu

Podsumowanie 2020 roku - wydarzenia i trendy

3 dni temu

411

REKLAMA

Czym jest team briefing?

Mimo że menedżerowie codziennie komunikują się ze swoimi pracownikami, warto, żeby organizowali dodatkowo spotkanie stworzone specjalnie w celu informowania swoich zespołów o tym, co ich dotyczy, o ostatnich zmianach w firmie i przyszłych celach grupy. Takie zgromadzenie określa się mianem team briefingu. W trakcie niego menedżer mówi krótko o tematach związanych z całą firmą - planowanych zwolnieniach, podwyżkach czy nowych kontraktach. Następnie prezentuje postępy w pracy danego zespołu, a także omawia ostatnie osiągnięcia i popełnione błędy. Ponadto porusza kwestie organizacyjne, takie jak, podział zadań specjalnych czy sprawę przestrzegania terminów ukończenia jakiś projektów.

Zasady udanego team briefingu

Jednak nie każda forma spotkania kadry zarządzającej z pracownikami może być nazywana team briefingiem. Aby mówić o takim rodzaju zgromadzenia, a także, żeby przeprowadzić je w sposób efektywny i niosący ze sobą korzyści dla wszystkich, należy postępować zgodnie z następującymi zasadami:

Osoba prowadząca spotkanie musi piastować stanowisko kierownicze lub co najmniej menedżerskie. Dzięki temu zespół pozyska informacje z najlepszych źródeł.
Czas spotkania nie może przekroczyć 30 minut. Ma ono funkcję informacyjną, dlatego nie należy skupiać się na rozwiązywaniu jakiś problemów, czy innego typu pomocy.
Spotkania powinny się odbywać regularnie, np. raz w miesiącu w określonym wcześniej dniu, godzinach i miejscu.
Należy kompletować małe grupy spotkaniowe. Mogą one liczyć od 4 do 15 osób. Najlepiej, żeby łączył je jakiś wspólny temat, np. praca nad tym samym projektem.
Informacje powinny być przekazywane pracownikom zawsze w sposób osobisty i spersonalizowany. Menedżer czy kierownik nie może ograniczyć się do zwykłego odczytania komunikatu.
Menedżerpowinien postarać się, żeby atmosfera spotkania odpowiadała większości osób, a także, żeby zachęcała do zadawania pytań, czy wyrażania jakichś wątpliwości. Aby uniknąć powstawania tych ostatnich, powinien regularnie upewniać się, czy przekazywane informacje są dla wszystkich zrozumiałe.
Menedżer musi przekazywać informacje swoim podwładnym tylko w sposób konkretny. Dlatego należy prezentować wyłącznie tematy związane ze sprawami, które dotyczą uczestników spotkania.
Team briefing musi być regularnie monitorowany przez kierowników i menedżerów. Ci ostatni powinni także przychodzić do pracowników indywidualnie i sprawdzać, czy są oni dobrze poinformowani.

Zalety team briefingu

Dobrze prowadzony team briefing - regularnie, niezbyt długo, rzeczowo i z poważnym podejściem do sprawy - może zaowocować wieloma korzyściami dla firmy.

Są wśród nich:

Wywołanie w pracownikach uczucia oddania sprawie i przywiązania do firmy. Podwładni świadomi swojego wkładu w całość działań firmy będą pracować efektywniej.
Ograniczenie nieporozumień. Znajomość priorytetów, decyzji zarządu i ostatecznych terminów ukończenia projektów może wpłynąć na zmniejszenie liczby kłótni formalnych i interpretacyjnych, a także przyczynić się do zespołowego rozwiązywania problemów.
Zapobieganie tworzenia i rozprzestrzeniania się plotek. Dobrze poinformowani pracownicy nie będą chcieli snuć domysłów o zwolnieniach, podwyżkach, czy innych planowanych w firmie zmianach.
Wzmocnienie roli kierownika lub menedżera w danym zespole.
Zwiększenie zaangażowania pracowników w wykonywane zadania. Dobrze poinformowana osoba, czuje się istotną częścią firmy, a to może przekładać się na efektywność jej pracy.

Team briefing jest łatwą i dostępną dla wszystkich firm metodą komunikacji wewnętrznej. Jej odpowiednie wdrażanie i prowadzenie może być dla kierowników czasem mozolnym procesem. Jednak należy pamiętać, że regularne i konkretne informowanie podwładnych z pewnością znacznie poprawi jakość oraz wydajność pracy całego zespołu.

Autor: Andrzej Lazarowicz

Źródło: www.cenabiznesu.pl