Krok 2 – Buduj wartość informacji
Dziennikarze lubią myśleć, że wpadła im w ręce informacja o wyjątkowej wartości – nawet, jeśli sami doskonale wiedzą, że prawda wygląda nieco inaczej. Dlatego zawsze, kiedy to tylko możliwe, wysyłajmy do nich spersonalizowane maile. A jeśli już musimy zrobić masową dystrybucję, pamiętajmy, by wszyscy adresaci byli dodani do maila w kopii ukrytej.

Krok 3 – Szanuj swoje kontakty
Jeżeli personalizujemy maile – przed wysyłką upewnijmy się, że faktycznie wysyłamy maila do osoby, do której go zaadresowaliśmy. PR-owiec, który omyłkowo śle maila skierowanego do konkurencyjnej redakcji, strzela sobie w stopę. Podobnie jak ten, który rozpowszechnia dane kontaktowe swoich odbiorców.

Krok 4 – Wymyśl dobry tytuł
Nie pozwólmy dziennikarzom przejść obok naszego maila obojętnie. Zatytułujmy wiadomość tak, żeby od razu zapragnęli dowiedzieć się więcej. Tytuł powinien być oryginalny, informacyjny i zawierać nie więcej niż kilka słów.

Krok 5 – Nie owijaj w bawełnę
Mamy około czterech sekund, żeby przykuć uwagę dziennikarza. Dlatego w treści przechodźmy od razu do sedna i nie owijajmy w bawełnę. Wyeksponujmy najważniejsze informacje i dajmy odbiorcom punkt zaczepienia, którego nie będą mogli zignorować. Harmonogram pracy w redakcjach jest bardzo napięty, więc zadbajmy o to, żeby mail był krótki i zwięzły.

Krok 6 – Linkuj i odnoś
Zadbajmy, by w treści wiadomości znalazły się linki do kluczowych źródeł i informacji. Jeśli Twój komunikat zainteresuje dziennikarza, będzie mógł w nie kliknąć i szybko dowiedzieć się więcej. Niezależnie pomoże Ci to też prześledzić popularność wysłanej wiadomości.