Codziennie 112.4 miliardów biznesowych e-maili wędruje po całym świecie. To oznacza, że na jedną osobę przypadają każdego dnia 122 wysyłane i odebrane wiadomości. Nic więc dziwnego, że duża liczba spośród nich zostaje zignorowana. Jak jednak można spróbować tego uniknąć? Poniżej kilka błędów, których nie wolno popełnić, pisząc mail.
1.TL;DR („Too long; didn’t read„) – maile, których nikt nie ma czasu czytać
Wszyscy dostajemy dużo maili. A jeśli dodatkowo widzimy przed sobą „duży” mail, czyli taki, który przypomina wypracowanie szkolne, a gdzieś obok niego widnieje liczba reszty nieprzeczytanych wiadomości, to na samą myśl o takiej lekturze można poczuć się wyczerpanym. I choć nie wszystko da się ująć w kilku słowach, to jednak objętość tekstu da się nieco zmniejszyć, rezygnując chociażby z takich sformułowań, jak: „piszę w celu zadania pytania”, „piszę w celu uzyskania odpowiedzi na postawione wcześniej pytanie” i innych zdań kojarzących się nieco z nowomową. Warto więc wyrażać się jasno, precyzyjnie i w krótkich zdaniach.
2. „Wyślij do (zbyt) wielu”
Wiadomość wysłana do wielu osób nie tylko kojarzy się z reklamą. Dodatkowo bardzo obniża prawdopodobieństwo tego, że dany odbiorca odpowie na wiadomość. Pomyśli raczej, że nie musi tego robić, bo z pewnością odpisze ktoś inny. A reszta adresatów pewnie będzie rozumować tak samo.
3. Krótkie i niestaranne wiadomości
Za długie maile nie są wskazane, za krótkie – też nie. Szczególnie, jeżeli są niestaranne i niegrzeczne. Przykładowo: „wyslalem sms, odp”, choć jest bardzo bezpośrednie, bynajmniej nie zachęca do odpowiedzi. Zwłaszcza, jeżeli odbiorca nie jest naszym bliskim znajomym. Warto też pamiętać o wyłączeniu caps locka podczas pisania wiadomości.
4. To nie jest rozmowa na e-mail
Z klientami można kontaktować się na różne sposoby, nie tylko mailowo. Dlatego zanim wyślemy mail, powinniśmy zastanowić się, czy nie byłoby sensowniej wybrać jednak innego kanału komunikacji.