Jak pisać w biznesie? 5 rad, które ułatwią komunikację
Jednym z sekretów udanego prowadzenia biznesu jest sprawna komunikacja. Umiejętne przekazywanie informacji decyduje zarówno o powodzeniu w zarządzaniu wewnętrzną pracą przedsiębiorstwa, jak i przekłada się na jego branżowe sukcesy. Wydaje się to oczywiste. Pytanie jednak – jak pisać w biznesie?
Nurtują Cię pytania, jak, w natłoku pisanych informacji, wypracować technikę sprawnego komunikowania się ze współpracownikami czy klientami. W jaki sposób sprawić, by w gąszczu tysięcy przekazów tekstowych, które otaczają nas każdego dnia, zostać odpowiednio zrozumianym? Jak przebić się ze swoim komunikatem? Jak pisać w biznesie? – oto kilka porad
1. Wiedz, co chcesz przekazać
Konieczna jest odpowiedź na pytanie, co chcesz osiągnąć swoim komunikatem. Należy odróżnić od siebie wypowiedzi, których celem jest prosta informacja, od tych, mających przekonać odbiorcę do podjęcia zakładanych przez Ciebie działań. Najprostszą metodą, by osiągnąć taką przejrzystość jest przemyślenie swojego przekazu i sprowadzenie go do najprostszego zdania.
Na przykład: „to rozwiązanie jest korzystne, ponieważ usprawni pracę przedsiębiorstwa” lub „trzeba podjąć tę decyzję, ponieważ pozwoli ona zaoszczędzić znaczną część środków”.
2. Wiedz, do kogo się zwracasz
Po ukonkretnieniu celu i głównego sensu swojego komunikatu, postaraj się określić jego przyszłego odbiorcę. Rzadko zdarzają się przekazy, które trafiają do wszystkich. Należy wziąć pod uwagę wiek, wykształcenie, pochodzenie odbiorcy, wreszcie to, czy temat, który zamierzasz z nim poruszyć jest mu znany. W zależności od tych czynników zmieniać się będzie strategia formułowania przyszłego twojego przekazu. Postaraj się wyobrazić sobie potencjalnego odbiorcę swojego komunikatu i dostosuj się do niego.
3. Unikaj branżowego żargonu i językowych klisz
Nie ma chyba nic bardziej irytującego i męczącego niż nadmiar „profesjonalnej” nowomowy, która niczego nie wyjaśnia, a jedynie czyni przekaz nieczytelnym.
W natłoku neologizmów ginie sens wypowiedzi. nierzadko zdarza się, że wpływają one negatywnie na koncentrację odbiorcy komunikatu. Jak stwierdza Ken Langdon, autor książki Błyskotliwa kariera: „nie przesadzaj, bo inni mogą ci zarzucić menedżerską paplaninę zamiast praktycznych rozwiązań”. Staraj się również unikać językowych klisz, a więc stereotypowych i banalnych powiedzeń, takich jak: „będziemy się pochylać nad tym zagadnieniem” lub „jest to krok we właściwym kierunku”. Zdania te nic nie znaczą, a w Twoim przekazie nie ma miejsca na puste sformułowania.
4. Nie komplikuj
Zwięzłość i klarowność twojego komunikatu to klucz do sukcesu. Staraj się możliwie najprościej formułować swoje koncepcje. Unikaj niepotrzebnego mnożenia zdań, czy wyrazów. każde słowo jest na wagę złota, każde słowo musi nieść za sobą sens.
Twój komunikat powinien również mieć czytelną formę – nie zapominaj więc o odpowiednim zatytułowaniu wiadomości, podziale na akapity, wyróżnieniu lub wypunktowaniu kluczowych partii tekstu. Przede wszystkim: najważniejsza informacja, którą chcesz przekazać, musi znajdować się na początku komunikatu…
5. Czytaj, czytaj, czytaj
Nie bądź zbyt pewny siebie, nie ryzykuj. Jeśli chcesz mieć pewność, że twój komunikat ma pożądaną formę i treść, przed wysłaniem, lub – co ważniejsze – przed jego wydrukowaniem, Kilkakrotnie go przeczytaj, najlepiej na głos. W ten sposób wychwycisz wszystkie ewentualne usterki techniczne i unikniesz niepotrzebnych, często kompromitujących, bądź zaciemniających jego sens, błędów.
Te kilka zasad pozwoli Ci uniknąć komunikacyjnych problemów. Jak pisać w biznesie? – to nie musi być trudne.
