Po co nam komunikacja wewnętrzna w firmie?

Kadra zarządzająca odgrywa kluczową rolę w komunikacji z pracownikami, jednak często kierownicy są w tym zadaniu pozostawieni sami sobie, a jakość prowadzonej przez nich komunikacji rzadko podlega jakiejkolwiek ocenie – wynika z badania „Rola kadry kierowniczej w komunikacji wewnętrznej”.

„W badaniu wzięło udział 100 osób zajmujących się komunikacją korporacyjną, wewnętrzną lub HR. Zaproszenie wysłaliśmy do wielu korporacji i wszystkich spółek notowanych na GPW w Warszawie” - mówi o metodyce badania Dominika Lenkowska-Piechocka, szef zespołu ds. komunikacji wewnętrznej Martis CONSULTING, która przygotowała raport.

Kto odpowiada za komunikację wewnętrzną

Okazało się, że w większości firm, problemem było ustalenie osoby odpowiedzialnej za komunikację wewnętrzną.

„Najczęściej nikogo takiego nie było lub działaniami przypominającymi komunikację wewnętrzną zajmowały się asystentki zarządu, działy marketingu, szczęśliwie, jeśli PR czy HR. Te doświadczenia wiele mówią o małej świadomości roli komunikacji wewnętrznej i kierowniczej wśród spółek działających na polskim rynku, a także o jakości prowadzonych przez nie działań. Zazwyczaj komunikacja z pracownikami ogranicza się do koniecznego minimum i nie jest usystematyzowana. Spółki z rozwiniętą komunikacją wewnętrzną mogą śmiało zaliczyć się do elity biznesu” – komentuje Dominika Lenkowska-Piechocka, szef zespołu ds. komunikacji wewnętrznej Martis CONSULTING.

Po co nam komunikacja wewnętrzna?
Największą korzyścią z wyznaczenia procedur komunikacji kierowniczej jest możliwość sprawnego wykorzystywania jej w sytuacjach kryzysowych lub jako zabezpieczenie przed potencjalnym kryzysem.

„Gdy w firmie pojawi się już problem, będzie za późno na budowanie od zera rozwiązań komunikacyjnych zapewniających przekazanie spójnej informacji wszystkim pracownikom, opatrzenie jej komentarzem adekwatnym dla danej jednostki organizacyjnej i zebranie informacji zwrotnej” – dodaje Lenkowska-Piechocka.

Wyniki badania powinny zachęcić specjalistów odpowiedzialnych za komunikację wewnętrzną do uruchomienia działań budujących wśród kadry kierowniczej zrozumienie istoty komunikacji wewnętrznej, korzyści płynących z niej dla biznesu, a także roli samych menedżerów w tym obszarze. Badanie pokazało, że temat komunikacji kierowniczej i komunikacji wewnętrznej jest „bliższy” spółkom z zagranicznym kapitałem. Myślę, że jest to sygnał dla zarządzających rodzimymi spółkami do zwiększenia zainteresowania tematem komunikacji wewnętrznej i kierowniczej – komentuje Ewa Bałdyga, wiceprezes Martis CONSULTING.

Jakie są najważniejsze wnioski z raportu?
Aż 67 proc. badanych przyznało, że kadra kierownicza odgrywa decydującą rolę podczas komunikowania zmian pracownikom, a 58 proc. wskazało z kolei, że jest ona kluczowym kanałem przekazywania informacji korporacyjnych. Mimo to 39 proc. respondentów przyznało, że w ich spółkach kierownicy nie mogą liczyć w tym procesie na żadne wsparcie. Blisko połowa ocenia, że kadra kierownicza nie jest świadoma swojej roli w komunikacji wewnętrznej.

Najważniejsze wnioski z raportu

40 proc. kierowników otrzymuje pomoc w postaci materiałów informacyjnych, szkoleń i warsztatów (29 proc.) a nawet narzędzia informatycznego specjalnie zaprojektowanego na potrzeby komunikacji kaskadowej (9 proc.).

Po co nam komunikacja wewnętrzna w firmie?

Jak kierownicy komunikują się z pracownikami?

Narzędzia i kanały komunikacji kierowniczej

Najpopularniejszymi sposobami są: maile (60 proc.), indywidualne rozmowy (58 proc.) oraz bieżące spotkania informacyjne (52 proc.).

„Może to, niestety, oznaczać, że komunikacja kierownicza w większości spółek nie jest ustandaryzowanym procesem, brakuje procedur ją regulujących i zamiast przemyślanego działania przyjmuje ona kształt komunikacji ad hoc” - konkludują autorzy raportu. Jednocześnie niemal 1/3 badanych wskazała, że w ich firmach odbywają się cykliczne spotkania w ramach komunikacji kaskadowej, co świadczy o rosnącej świadomości roli komunikacji kierowniczej.

Aż 64 proc. respondentów wskazało, że komunikacja kierownicza w ich firmach nie podlega ocenie. „Tymczasem brak oceny to brak wiedzy o przebiegu komunikacji kierowniczej, jej jakości, reakcji pracowników i obszarach do ewentualnej poprawy” - uważają twórcy raportu.

Podsumowanie

Badanie „Rola kadry kierowniczej w komunikacji wewnętrznej” objęło 100 osób zajmujących się komunikacją korporacyjną, wewnętrzną lub HR, zaproszonych m.in. ze spółek notowanych na GPW w Warszawie. Wyniki pokazują, że w większości firm nie ma jasno wskazanej osoby odpowiedzialnej za komunikację wewnętrzną – zadania te często przejmują asystentki zarządu, marketing, PR lub HR.

Choć 67 proc. badanych przyznaje, że kadra kierownicza odgrywa decydującą rolę w komunikowaniu zmian, a 58 proc. wskazuje ją jako kluczowy kanał informacji korporacyjnych, 39 proc. przyznaje, że kierownicy nie otrzymują w tym procesie żadnego wsparcia. Aż 64 proc. respondentów wskazało, że komunikacja kierownicza w ich firmach nie podlega ocenie.