Jaka przyszłość czeka biura? [RAPORT]

To, jak firmy przygotowują się do tej zmiany, można zaobserwować analizując wyniki badania przeprowadzonego wśród najemców budynków biurowych w portfelu nieruchomości zarządzanych przez Cushman & Wakefield w Polsce.

Eksperci Cushman & Wakefield w swoim badaniu realizowanym metodą CAWI w czerwcu 2021 roku na próbie 132 osób decyzyjnych w zakresie zarządzania przestrzenią biurową (CEO, Dyr. Administracyjny, Dyr. Operacyjny, Office Manager) zapytali badanych na ile dni docelowo pracownicy wrócą do biura po wygaszeniu pandemii.

Wiodącym modelem pracy pozostanie model hybrydowy.

45% ankietowanych wskazało, że docelowo wdroży hybrydowy model pracy, który zakłada dzielenie pracy z biura z pracą z domu. Najpopularniejszą formą pracy hybrydowej jest model zakładający 3 dni pracy zdalnej (38%) oraz całkowita elastyczność (27%). Tradycyjny model pracy został wskazany przez blisko 25% ankietowanych, z czego 63% wszystkich respondentów dopuszcza pracę zdalną wyłącznie w wyjątkowych sytuacjach. Ponad 30% wszystkich ankietowanych nie podjęło jeszcze decyzji w jakim modelu ich organizacja wróci do biura, co przekłada się na brak konkretnych działań w kontekście dalszego wykorzystania przestrzeni biurowej.

Łączenie pracy z domu i z biura to bezpieczna alternatywa, która pozwala utrzymywać więzi i kontakty wewnątrz organizacji oraz czerpać to, co najlepsze z pracy zdalnej. Wiele osób nie wyobraża sobie już powrotu do biura 5 dni w tygodniu. 2-3 dni pracy z biura są optymalne, ponieważ pozwalają wszystkim pracownikom przynajmniej raz w tygodniu spotkać się z członkami swoich zespołów. Pozostały czas można spokojnie wykorzystać, by nadgonić pracę w skupieniu czy odbyć spotkania wirtualne – mówi Dominika Kowalska, Associate, Workplace Strategy, Office Department, Cushman & Wakefield.

Niepewność na rynku wstrzymuje firmy przed podjęciem decyzji dotyczących dostosowania powierzchni biurowej do nowej rzeczywistości.

Blisko 1/3 wszystkich ankietowanych wprowadziła zmiany w funkcjonowaniu przestrzeni biurowej w trakcie pandemii (11%) lub planuje je wprowadzić w przeciągu najbliższych 12 miesięcy (20%). 30% wszystkich ankietowanych nie podjęło jeszcze decyzji odnośnie dostosowania powierzchni biurowej do nowej rzeczywistości. Brak jednoznacznej informacji o końcu pandemii skłania część firm do stosowania strategii „wait & see” w kontekście dalszego wykorzystania powierzchni biurowej. Niespełna 30% ankietowanych zadeklarowało, że nie wprowadzi żadnych zmian, co może wynikać z etapu trwania umowy najmu lub braku nakładów kapitałowych udzielanych zwyczajowo przez właściciela na wykończenie lub modernizację powierzchni.

Rozgęszczenie stanowisk pracy oraz aplikacja do zarządzania biurem planowanymi udogodnieniami w budynkach biurowych po pandemii.

16% respondentów wskazało, że w zajmowanych biurach zdecydowano się na rozgęszczenie stanowisk pracy oraz zwiększenie liczby małych salek lub budek do spotkań. Wśród nowych elementów, które firmy planują wdrożyć w momencie powrotu pracowników do biura, blisko 25% respondentów wskazało aplikację wspierającą proces rezerwacji sal, biurek oraz miejsc parkingowych.

Wprowadzenie aplikacji do obsługi biur to jedna z najpopularniejszych zmian planowanych do wprowadzenia w obsłudze przestrzeni pracy. Jasno obrazuje to, że czasy rezerwowania sal poprzez zawieszenie kartki na drzwiach mamy już za sobą. Aplikacje mają ułatwiać nam funkcjonowanie, dlatego dobrze, że coraz więcej firm chce w nie inwestować. Osobiście uważam, że jedną z najlepszych możliwości, jakie daje aplikacja to współdzielenie miejsc parkingowych przez pracowników, którzy standardowo nie maja do nich dostępu. Wydaje się to być niewielkim udogodnieniem, jednak dla licznej grupy pracowników ma ogromne znaczenie – komentuje Dominika Kowalska, Associate, Workplace Strategy, Office Department, Cushman & Wakefield.

Musimy poczekać na wzrost popytu na zewnętrzne sale konferencyjne

Blisko 75% respondentów nie jest obecnie zainteresowana wynajmem przestrzeni konferencyjnych u zewnętrznych operatorów. Głównymi sposobami organizacji wydarzeń są obecnie wykorzystanie własnej powierzchni biurowej oraz podtrzymanie formy online. Niemniej, cały czas istnieje grupa najemców preferujących wynajęcie profesjonalnej przestrzeni konferencyjnej, która oferuje miejsce na spotkania branżowe, eventy, szkolenia i konferencje.

O ile widzimy już wzrost liczby spotkań i eventów biznesowych, powrót do aktywności sprzed pandemii będzie procesem rozciągniętym w czasie. W kolejnych miesiącach spodziewamy się stopniowego wzrostu popytu na tego typu powierzchnie – mówi Jan Szulborski, Senior Consultant, Consulting & Research, Cushman & Wakefield.

Restauracja lub kantyna oraz infrastruktura rowerowa ważne dla najemców obiektów biurowych

Blisko 2/3 wszystkich ankietowanych wskazało restaurację lub kantynę jako najważniejszą usługę spośród wszystkich oferowanych w budynku. Drugie miejsce zajęła dostępność infrastruktury rowerowej.

Kolejne miejsca w rankingu usług przydatnych w biurowcach zajęły bankomat i sklep spożywczy. Te wybory to dowód na potrzebę wygody i optymalizacji czasu u pracowników. Brak tych udogodnień w budynku nie jest jednak tak dotkliwy, jak w przypadku dwóch pierwszych wskazań w ankiecie. Wśród pozostałych istotnych dla najemców usług wskazane zostały: kawiarnia, siłownia / fitness i biuro coworkingowe. Wszystkie powyższe wybory są wskazaniem kierunku, w jakim powinni podążać właściciele obiektów biurowych, aby uzyskać przewagę konkurencyjną i mieć tętniący życiem obiekt pełen najemców – podsumowuje Agnieszka Małysa-Bartos, Key Account Manager, Asset Services, Cushman & Wakefield.

Pandemia wpłynęła na zmianę zapotrzebowania na miejsca parkingowe wśród 40% najemców nieruchomości biurowych.

Wśród ankietowanych 28% badanych wskazało, że obecnie potrzebuje więcej miejsc parkingowych niż przed pandemią. 12% respondentów wskazało odpowiedź, że potrzebuje ich mniej.

Brakuje skonkretyzowanego stanowiska dotyczącego powrotu do biur (łącznie 77% odpowiedzi), a połowa pracodawców nie opracowała jeszcze strategii powrotu.

Według badania przeprowadzonego przez Cushman & Wakefield, ponad 50% ankietowanych nie ma jeszcze planu motywacyjnego dla pracowników, a wśród najczęściej wskazywanych aktywności podejmowanych przez respondentów można wskazać zarządzanie zmianą i kampanię informacyjną (21%), nową aranżację biura (19%) oraz możliwość korzystania z dodatkowych miejsc parkingowych (11%).

Pomysłów, aby zachęcić do pracy z biura jest wiele, np. wspólne śniadania, czy projekty angażujące grupę osób, natomiast moim zdaniem, kluczowe jest wskazanie pracownikom korzyści i stworzenie odpowiedniej przestrzeni ułatwiającej wymianę wiedzy i współpracę. Jest to z pewnością dużo łatwiejsze i przynosi więcej satysfakcji w przypadku pracy z biura - mówi Aleksandra Tomaszewska, HR Manager, Cushman & Wakefield.