Popularnym uczuciem wśród menedżerów, ale też w szerszym gronie jest poczucie braku czasu.
Czasu, żeby przemyśleć, poukładać wszystko w głowie, przygotować się z wyprzedzeniem.
Są prowadzeni na pilne spotkania, rozwiązują nagłe problemy i wynikają rozmowy na ostatnią chwilę, które ktoś umieścił w ich kalendarzu. To sprawia, że czują się jakby było to ponad możliwości ich aktywności.
Niestety nie jesteśmy w stanie kontrolować czasu, jednak możemy nim zarządzać o wiele lepiej, niż może się to wydawać. Zatrważające jest to ile czasu możemy zaoszczędzić poświęcając mu trochę uwagi.
Ćwiczenie zarządzania czasem
Poświęć 10 minut na początku każdego tygodnia np. w niedzielę wieczorem lub w poniedziałek rano, i rozplanuj kiedy w ciągu dnia w tygodniu możesz zarezerwować w swoim kalendarzu 10 minut na przemyślenia, ćwiczenia, czy na medytację (generalnie chodzi o to żeby się wyciszyć pobyć na sam ze sobą nie myśląc o codziennych “bolączkach”). Fizycznie zablokuj określone godziny dla każdej z tych rzeczy, aby były dla Ciebie nieprzekładalne. Na przykład na pół godziny przed lunchem umów się sam ze sobą na spacer lub bieganie. Traktuj te spotkania tak, jak ważne spotkanie zapisane w kalendarzu, którego nie można przenieść.
Zacznij już teraz. Otwórz kalendarz w telefonie lub zapisz gdzieś indziej dzień i godzinę w której jesteś dostępny dla siebie.
Jak stosować?
Jeżeli nie jest się przekonanym do metody spróbuj podporządkować się, chociaż przez 2 tygodnie. Już wtedy można zobaczyć zwiększoną wydajność w pracy i na spotkaniach. Po prostu będziesz szczęśliwszy. Możesz zacząć metodą małych kroków, najpierw raz w tygodniu i co tydzień dokładać kolejny dzień do swojego harmonogramu.
Następny krok: Bądź strażnikiem
Nawet z najlepszymi intencjami możemy stracić poczucie czasu. Wszyscy chcemy być dostępni dla naszych zespołów, a spotkania i współprace są nieodłącznym elementem pracy. Ale bez względu na to, co robisz, potrzebujesz czasu na przemyślenie i przetworzenie swoich myśli. Więc stań się swoim strażnikiem i pilnuj godzin czasu dla siebie.
Co to oznacza: stwórz listę pytań, które powinieneś przeanalizować przed umówieniem się na spotkanie, czy odpowiedź na jakiś problem przy projekcie nad którym pracujesz. Powinny się na niej znaleść pytania takie jak: czy to spotkanie jest absolutnie konieczne? Czy to pilne, czy może poczekać? Czy można to załatwić w inny sposób niż spotkanie w tym momencie? Dostosuj pytania pod własne potrzeby.
W zależności od kultury pracy może to być trudniejsze. Na przykład w otwartym biurze trudniej jest unikać osób, które podchodzą do biurka i zadają pytania, które mogą wyprowadzić cię z trybu „tylko dla mnie”. Jednak jeśli będziesz strażnikiem i na mało istotny problem będziesz odsyłał osobę “na później” to z czasem ludzie przestaną przychodzić z błahymi problemami i zaczną zastanawiać się czym zwracają Ci głowę. Będziesz zaskoczony, ile czasu w ten sposób zyskasz. Ludzie, często nie myślą, po prostu działają, zmuszanie ich do myślenia może sprawić, że wszyscy zyskają na wydajności.
Zanim wejdzie to w nawyk może potrwać nawet miesiąc, albo dwa.
Wkrótce przekonasz się, że masz większą kontrolę nad swoją aktywnością.
