10 kroków do zwiększenia produktywności

Jak być bardziej produktywnym?

Doba ma 24 godziny i niestety nie przedłużymy jej do 36, czy 48 godzin. To jak wykorzystamy nasze 24 godziny zależy od nas samych. Można rzucić się w wir obowiązków, wiedząc, że nasz czas jest ograniczony i próbować zrobić jak najwięcej. Warto znać jednak parę tricków pomagających wycisnąć maximum z czasu jaki mamy.

1. Przygotuj listę rzeczy do zrobienia

Zacznij od planu dnia

Sceptycy powiedzą, że stracą więcej czasu na robieniu listy niż go zaoszczędzą. Jeśli mamy dużo zadań lista staje się niezbędna, bez niej odbijalibyśmy się od kolejnych obowiązków będąc przytłoczeni ich ilością. Mając listę widzimy też koniec i realny cel do którego dążymy (wypełnienie wszystkich zadań na naszej liście, prawie jak w grze video).

2. Małymi krokami do celu

Podziel zadania na mniejsze

W zakres dziennych obowiązków wchodzą takie które zajmą nam 10min, ale też takie, które będziemy robić przez 3 godziny. Przede wszystkim pamiętajmy, żeby nie przeładować listy, planować ją, żeby była realna w wykonaniu. Wszystkie większe zadania warto podzielić na mniejsze cele. Ważne, żeby były one konkretne wtedy będziemy wiedzieć co mamy robić. Odciążamy nasz umysł, nie musimy się zastanawiać co teraz robić, albo jak do tego się zabrać? odrazu możemy iść do celu. 

3. Jeden cel na raz

Skup się na jednym i ruszaj się

Słynny multitasking jest zły. Badania udowodniły, że pracując nad wieloma rzeczami wymagającymi skupienia jednocześnie obniżamy wydajność naszego mózgu. Pracując nad jedną czynnością na raz zmniejszmy ryzyko pomyłki. Warto też urozmaicać swój dzień, czyli nie spędzać całego na jednym projekcie. Dzięki temu zmusimy się do większego skupienia. 

4. Ustal swoje najlepsze godziny

Wszyscy jesteśmy różni, dlatego mamy też różne preferencje co do tego kiedy najlepiej nam się pracuje. Niektórzy najchętniej wstali by razem ze wschodem słońca i zaczęli pracować. Dla większości osób jest to czas między 16, a 19 i później po godzinie 20. Eksperci radzą, żeby na najważniejsze, najtrudniejsze zadania podczas poświęcać 2 godziny dziennie. Pozostały czas przeznaczać na średnio i mało ważne zadania. 

5. Czas na ćwiczenia

Nic tak nie oczyszcza umysłu jak spacer, czy proste ćwiczenia. Nie chodzi tu o bycie fit, spacery poprawią krążenie, pozwolą się dotlenić. Dzięki temu będziemy bardziej skupieni na pracy, pewniejsi siebie i łatwiej poradzimy sobie ze stresem. 

6. Zatrzymaj się i przemyśl

Zatroszcz się o swój czas

Jak zacząć zwiększanie produktywności? Lista zadań

Czasem kolejne projekty wchodzą do biura drzwiami i oknami. Łatwo wtedy w całym szale pogubić się. Ważne, żeby mimo wiru pracy umieć zatrzymać się, zrobić krok w tył i przyjrzeć się temu co robimy. Ustawić swoje priorytety i wysnuć wnioski, co działa w naszym workflow, a co wymaga poprawy. 

7. Zasada 2 Pizz

W harmonogramie zadań do zrobienia, często pojawiają się spotkania. Często polegają one na brainstormingu. Zdarza się, że pojawia się na nich za dużo osób. Nie wszyscy są w stanie się wypowiedzieć i być wysłuchani. Dlatego wymyślono zasadę dwóch pizz. Jeżeli na spotkaniu jest tyle osób, że trzeba by dla nich zamówić na lunch więcej niż 2 pizze, to jest to za duże spotkanie i istnieje szansa, że niektóre dobre pomysły nie zostaną wysłuchane. 

8. Grupowanie

Jeśli nie rujnuje to naszego planu dnia, można kierować się przy jego układaniu grupowaniem podobnych tematów ze sobą. Ułatwi to zmianę z jednego zadania na drugie. 

9. Pytaj

Jeśli nie wiesz jak coś zrobić warto zapytać. “Kto pyta nie błądzi” mówi nasze przysłowie. Co więcej, kto pyta ten oszczędza swój czas (zazwyczaj). warto spróbować i zamiast spędzać godziny na googlowaniu, zapytać się koleżanki/kolegi, czy ma pomysł na rozwiązanie naszego problemu.

10. Wyjdź na słońce

Na koniec przyjemna porada, według badań zwiększysz swoją produktywność, gdy będziesz mieć większy dostęp do światła naturalnego. Duże biurowe okna zdecydowanie w tym pomagają. Sposobem na zimę i krótkie dni mogą być lampki imitujące światło słoneczne.

Podsumowanie

Artykuł przedstawia 10 praktycznych metod na lepsze zarządzanie czasem i zwiększenie efektywności — od tworzenia list zadań i dzielenia ich na mniejsze cele, przez unikanie multitaskingu, po dopasowanie pracy do indywidualnych preferencji godzinowych. Autor podkreśla rolę ruchu i światła naturalnego dla koncentracji oraz radzi, by w razie wątpliwości pytać współpracowników zamiast tracić czas na samodzielne szukanie rozwiązań.

Ciekawostką jest tak zwana zasada dwóch pizz, która pomaga ograniczyć liczbę uczestników spotkań do tych, którzy realnie mogą się wypowiedzieć i wnieść wartość do dyskusji. W tekście pojawiają się też konkretne wskazówki, takie jak przeznaczanie dwóch godzin dziennie na najważniejsze zadania.