Sytuacje, w których musisz się wykazać profesjonalizmem i społecznym obyciem są zazwyczaj źródłem wielu gaf. Oprócz niezręcznych chwil ciszy oraz momentów, w których nie wiesz jak się zachować możesz stanąć przed decyzją jak zachować się towarzysko. Czy podać pierwszemu rękę? Czy zapłacić za rachunek? Niestety, biznesowe praktyki różnią się nieznacznie od tych przyjętych w codziennym życiu.
Barbara Pachter w książce „The Essentials of Business Etiquette” pisze o zasadach, które muszą zrozumieć ludzie, żeby odpowiednio się zaprezentować i opanować sztukę prowadzenia biznesu w sytuacjach społecznych.
Oto najważniejsze ze wskazówek, które pomogą Ci przetrwać niejedno spotkanie!
1. Zawsze przedstawiaj się imieniem i nazwiskiem
W biznesowych sytuacjach należy przedstawić się imieniem i nazwiskiem oraz w niektórych przypadkach podać nazwę firmy, którą się reprezentuje. Warto też zwrócić uwagę na to jak przedstawiają się inni. Jeśli nasze wprowadzenie jest zbyt długie lub trudne do wymówienia, warto rozważyć jego skrócenie podając niezbędne informacje już na wizytówce.
2. Zawsze wstawaj kiedy się z kimś witasz lub zostajesz komuś przedstawiony
To również jedna z zasad dobrego wychowania. Warto ją zapamiętać i szczególnie zastosować w biznesowych sytuacjach. Pionowa postawa pozwala na ustalenie twojej obecności w przypadku gdyby partnerzy rozmów chcieli cię ignorować.
3. Inicjuj uścisk dłoni tylko jeśli jesteś osobą wyższą w hierarchii lub pełnisz obowiązki gospodarza
W miejscu pracy to osoba wyższa rangą lub gospodarz powinien wyjść z uściskiem dłoni. Jeśli tak się nie zdarzy, a jesteś osobą niższą stopniem pamiętaj o tym, że nie należy zabiegać o podanie dłoni osoby wyżej postawionej od ciebie.
4. Ubieraj się odpowiednio
Odzież jest ważnym elementem komunikacji niewerbalnej. Może zwiększyć reputację zawodową, może także umniejszyć wiarygodność. Zawsze dowiedz się jaki strój będzie odpowiedni na daną okazję. Ubierz się w stylu biznesowym, bez zbędnych dodatków, a wyślesz wiadomość za pośrednictwem swojego wyglądu, że twój rozmówca ma do czynienia z osobą profesjonalną.
5. Nie nadużywaj słowa „dziękuję”
Według porad autorki książki „”The Essentials of Business Etiquette” słowa „dziękuję” należy użyć maksymalnie dwa razy podczas rozmowy. W przeciwnym razie możesz wyjść na osobę bezradną i potrzebującą pomocy. Pamiętaj jednak o dobrych biznesowych praktykach. Po skończonym projekcie należy wysłać e-mail lub kartę z podziękowaniem do wszystkich zaangażowanych w działanie. Ważne, żeby wiadomość była przynajmniej minimalnie spersonalizowana.
6. Zostaw telefon w kieszeni
W obecnych czasach posiadanie telefonu komórkowego jest standardem. Standardem jest również noszenie go cały dzień przy sobie. Należy jednak pamiętać, żeby nie używać go podczas biznesowych spotkań. Telefonu nie należy również umieszczać na stole podczas rozmowy. Pretekst, że czekasz na ważną rozmowę lub e-mail sprawią, że nasz partner w rozmowie poczuje, że nie traktujesz go poważnie.
7. Nie wszystkie dobre maniery sprawdzają się w biznesie
Praktyką, której nie należy stosować na spotkaniach biznesowych jest na przykład podsuwanie krzesła kobiecie. O ile standardy dobrego wychowania mówią, że zachowanie to jest pożądane, o tyle w na spotkaniach formalnych rodzi niezręczne sytuacje.
8. Nie zachowuj się zbyt swobodnie
Praktyki takie jak krzyżowanie nóg są niedopuszczalne. Mimo, że zarówno kobiety jak i mężczyźni to robią w kontaktach biznesowych należy tego unikać. Poza tym warto zachować odpowiedni dystans między rozmówcą.
9. Pamiętaj o dobrych praktykach w restauracji
Jeśli jesteś zapraszany na biznesowy lunch pamiętaj, że nie należy zamawiać najdroższych pozycji z karty. Stek lub homar są dobrymi rozwiązaniami na uroczystą kolację, a nie rozmowę o interesach. Staraj się jeść w równym tempie wraz z innymi uczestnikami lunchu czy kolacji, a po skończonym posiłku nie porządkuj rzeczy na stole – od tego jest obsługa. Staraj się również dotrzymać kroku w zamówieniach swojemu rozmówcy. Oznacza to mniej więcej tyle, że jeśli zamówił on deser, również powinieneś iść w te ślady. Pamiętaj również, by nigdy nie prosić kelnera o zapakowanie niezjedzonego posiłku na wynos! To niedopuszczalne tak samo jak to, żeby Twój gość płacił jeśli to Ty jesteś gospodarzem.
10. Przygotuj uprzejme pożegnanie
Często na zakończenie rozmowy biznesowej zapada niezręczna cisza. Przygotuj więc pożegnanie w przypadku kiedy musisz zakończyć spotkanie. Możesz powiedzieć: „Miło było porozmawiać, do zobaczenia w następnym tygodniu” lub powiedzieć, że właśnie śpieszysz się na kolejne spotkanie.
