Jak zorganizować wydarzenie online?
Obecna sytuacja spowodowana COVID-19 to ogromne wyzwanie dla gospodarki w szczególności dla branży MICE. Znalezienie substytutu dla bezpośrednich interakcji międzyludzkich i siły kontaktu podczas osobistego spotkania, to wyzwanie równie trudne.
Online to też wydarzenie
Co zrobić, aby planowane przez wydarzenia online miały co najmniej równy potencjał i nawet większy impakt niż te realizowane offline? Po pierwsze trzeba przekonać się do tego by stworzyć udane wydarzenie w świecie wirtualnym musimy kierować się dokładnie tymi samymi bazowymi regułami, w szczególności wzbudzeniem zainteresowania i potrzeby, emocji, zawsze silnym “contentem” oraz sprawnością organizacji. Można zrealizować w zasadzie każdą formę wydarzenia: warsztaty, konferencje, webinary, prezentacje, transmisje na żywo czy premiery produktu. W orężu mamy te same narzędzia: komunikacja, branding, program merytoryczny, scenografia, technologie audiowizualne, rozrywka, sztuka i kultura, a catering można dostarczyć w pudełku pod drzwi naszego uczestnika.
Kluczowa różnica to miejsce spotkania, czyli platforma, czego nie trzeba się obawiać. Rynek jest pełen różnorodnych rozwiązań technologicznych, które w zależności od budżetu, potrzeb i celu na pewno sprostają stawianym wymaganiom.
Dwa rodzaje mechanizmów
W zależności od planowanego celu wydarzenia, jego zasięgu czy ograniczenia grupy odbiorców, stopnia interaktywności, zaangażowania uczestników, rozróżniamy dwa rodzaje mechanizmów: streaming online i platformy do pracy zdalnej.
Streaming online
Streaming online umożliwia wysłanie materiału wideo do dużej ilości osób jednak w sposób pasywny względem interakcji z użytkownikiem. Umożliwiają nam to bezpłatne serwisy typu Facebook, Youtube, które mają swoje zalety i wady. Facebook jest bardzo łatwy w obsłudze, ale w przypadku zwykłych kont ogranicza jakość do 720p. Youtube daje możliwość oglądania treści przez nieograniczoną ilość osób oraz sam dostosowuje jakość wideo do jakości łącza użytkownika. Natomiast posiada mechanizm “Content ID”, który w szybkim tempie wykrywa materiały z prawami autorskimi i przerywa transmisję co, może stać się niemałym problemem, kiedy jeden z prelegentów dołączy do swojej prezentacji podkład muzyczny z np. wytwórni Warner Music. Płatne platformy streamingujące jak Wowza, Dacast, czy Vimeo zapewniają nam brak reklam, możliwość pobierania opłat od oglądających oraz kontrolę nad jakością i formą materiałów.
Platformy do pracy zdalnej
Platformy do pracy zdalnej takie jakie Microsoft Teams, Google Meet, Zoom.us oferują ogromne możliwości interakcji z użytkownikiem. Zaczynając od tego, że obraz wideo oraz dźwięk możemy udostępniać na żywo w obie strony, mamy do dyspozycji podział na grupy oraz wirtualne pokoje, sesje Q&A, chat, załączanie plików oraz współdzielenie ekranu.
Możemy pracować w mniejszych grupach warsztatowych, gdzie komunikacja jest pełna i nieograniczona pomiędzy każdym uczestnikiem, jak i zrealizować konferencję dla 10 000 osób, gdzie zarządzanie przebiegiem wydarzenia odbywa się w taki sam sposób jak w wydarzeniu stacjonarnym. Mamy moderatora, prelegentów, program i publiczność rozsianą po całym świecie. Odbiorcy mogą uczestniczyć oglądając i słuchając wykładu lub panelu dyskusyjnego. Zoom.us umożliwia za pomocą przycisku “podnieś rękę” oddanie głosu uczestnikowi przez moderatora lub prowadzącego dla skomentowania lub zadania pytania publicznie.
Systemy te można integrować z zewnętrznymi narzędziami jak np. tłumaczenie symultaniczne przez tłumaczy znajdujących się w domu lub centrum tłumaczeń online. Koszty zależą głównie od ilości oglądających, jakości wysyłanego materiału oraz usług dodatkowych jak w przypadku eventów stacjonarnych, natomiast dla przykładu serwer streamingujący z transmisją dla 500 osób w jakości HD trwającą 3 godziny to wydatek 1000 zł. Koszt wynajmu małego studia stacjonarnego wraz podstawową obsługą i sprzętem to 3000 zł za dzień produkcyjny.
Zaleca się współpracę zawsze ze specjalistami, ale nawet wtedy wykona się testy z prowadzącymi na dzień przed wydarzeniem, aby sprawdzić konfigurację systemu, czy jakość łączy internetowych, co zwiększy bezpieczeństwo i komfort pracy całego zespołu. Warto sprawdzić, czy firma z której się korzysta ma backupowe rozwiązania na wypadek problemów ze sprzętem lub łączem, a na 30 minut przed rozpoczęciem należy wykonać połączenie testowe.
Nie można zapomnieć o podstawowych elementach, takich jak dedykowana strona internetowa wydarzenia, która powinna być spójna estetycznie z koncepcją, posiadać informacje na temat programu, prelegentów, partnerów i dać możliwość rejestracji uczestników, jak i pobrania opłaty za udział. Na stronie internetowej można stworzyć wirtualne strefy wystawców i partnerów, którzy otrzymają unikalną i dedykowaną przestrzeń do prezentacji. Najskuteczniejsza będzie forma wideo, a moduł networkingu pozwoli na umówienie się na spotkanie online z przedstawicielem wystawcy. Należy pamiętać o przygotowaniu wideo lub animacji publikowanych przed wydarzeniem takich jak teaser oraz materiałów emitowanych podczas trwania eventu.
Wyjątkowo ważne jest odpowiednie przygotowanie spójnej i przejrzystej prezentacji, która zaangażuje uczestników. W celu zwiększenia efektu profesjonalizmu oraz jakości przekazu warto rozważyć użycie studia, gdzie do dyspozycji będzie wykwalifikowana obsługa techniczna oraz pełne zaplecze studyjne, kamery, mikrofony, oświetlenie, zaawansowane systemy realizacji wizji, scenografia, multimedia, efekty specjalne, czy ekrany LED. Dedykowane studia posiadają rozwiązania zapożyczone z przemysłu filmowego, które sprawią, że doświadczenia, które projektujecie będą miały zaskakującą i innowacyjną formę.
Po każdym wydarzeniu dobrze jest przygotować aftermovie, który jest podstawowym narzędziem komunikacji zachowującym na lata emocje i treść, sprawiając, że wydarzenie można wykorzystywać w dowolnym czasie i celu. Po zakończonym projekcie, tym stacjonarnym i online, niezbędne jest przygotowanie raportu zgodnego z założonymi celami, które należy monitorować i mierzyć tak, aby klient czy partner był zawsze pewny, że jego inwestycja i zaangażowanie przyniosły zamierzone efekty. Pamiętaj także o rozrywce dla swoich gości może ona być formą aktywności integracyjnej, prostą grą lub unikatowym koncertem tylko dla wybranej grupy.
Na koniec komentarz ode mnie: nie odwołujcie, nie przekładajcie, a organizujcie online! To pomoże w osiągnięciu waszych celów, a branży spotkań przetrwać ten trudny czas. – Krzysztof Paradowski Prezes Zarządu CMA EVENTS
ZOBACZ RÓWNIEŻ: https://cma.pl/wydarzenia-online/
