Zwiększając elastyczność, małe i średnie firmy mogą pomóc swoim pracownikom w podniesieniu wydajności, zyskać znaczącą przewagę konkurencyjną, a przede wszystkim rozwijać działalność. Istnieje jednak wiele wyzwań, które należy pokonać w celu maksymalizacji wydajności w podróży. Bardzo ważną kwestią jest zapewnienie odpowiedniego sprzętu i oprogramowania dla danego zadania. Z tego powodu przygotowaliśmy 10 porad, które pomogą zdalnym pracownikom pracować w najwydajniejszy sposób.
1. Wyposaż swoich pracowników w urządzenia 2w1
Zapewnienie pracownikom lekkich i wydajnych urządzeń umożliwi im wykonywanie tych samych zadań, które wcześniej wymagały niewygodnego komputera stacjonarnego. Najlepszą opcją są urządzenia 2w1, które oferują mobilność tabletu w połączeniu z wysoką wydajnością tradycyjnych laptopów.
Inwestując w pojedyncze urządzenie, a nie w laptopa i tablet jednocześnie, małe i średnie firmy mogą także oszczędzić znaczące koszty podczas wdrożenia. Te stworzone dla firm urządzenia zapewniają też dłuższy cykl życia, a do tego można zarządzać nimi centralnie dzięki technologii procesorów Intel® vPro™.
Na rynku dostępnych jest wiele urządzeń, co oznacza, że można kupić zarówno wzmocnione urządzenia dla inżynierów pracujących w terenie, jak i energooszczędne urządzenia działające na baterii przez wiele godzin.
Przeczytaj nasz przewodnik w tym miejscu, aby dowiedzieć się, dlaczego warto wybrać urządzenia 2w1.
2. Opcje komunikacji bezprzewodowej
Zakup adaptera bezprzewodowego, a jeszcze lepiej urządzenia MiFi (umożliwiającego połączenie więcej niż jednego urządzenia z siecią Wi-Fi) to skuteczny sposób zapewnienia nieprzerwanej łączności.
Użycie prywatnego połączenia jest zdecydowanie bezpieczniejsze niż korzystanie z publicznych sieci Wi-Fi lub sieci komórkowych, takich jak 4G. Jeśli pracujesz z poufnymi danymi, zalecamy użycie oprogramowania VPN (Virtual Private Network) w celu nawiązania bezpiecznego połączenia z biurem w celu transmisji danych.
3. Przetwarzanie w chmurze
Ogromną korzyścią podczas pracy w podróży jest użycie chmury do udostępniania plików i zdalnej współpracy z kolegami przy projektach. Obecnie dostępnych jest tak wiele opcji przetwarzania w chmurze, że trudno wybrać. Firma Google oferuje bezpłatne, ale ograniczone opcje w ramach usługi Drive. Można też wykupić dodatkowe miejsce lub konta firmowe, co zapewnia pomoc techniczną siedem dni w tygodniu przez całą dobę oraz rozszerzone narzędzia biznesowe.
Dropbox to kolejny bardzo popularny system oparty na chmurze, który oferuje bezpłatne i płatne opcje dla firm.
Inne alternatywy to usługa Microsoft OneDrive, która może być używana na wielu platformach (jest to najlepsze rozwiązanie dla użytkowników systemu Windows), i usługa Box, która oferuje wersje Starter, Business i Enterprise.
Firma Microsoft oferuje też usługę Office 365 — firmowe oprogramowanie online, które umożliwia dostęp do różnych programów, takich jak poczta e-mail, kalendarze, udostępnianie plików i komunikator, na praktycznie dowolnym urządzeniu i w dowolnym miejscu.
Sprawdź szczegółowy przewodnik firmy Intel po przetwarzaniu w chmurze, który jest dostępny tutaj.
4. Dłuższy czas pracy baterii
Jednym z największych problemów jest prawdopodobnie znienawidzony symbol rozładowanej baterii. Można jednak podjąć działania, aby urządzenie działało tak długo, jak to jest możliwe. W przypadku laptopów należy ograniczyć użycie wygaszacza ekranu, uruchamiać jak najmniej programów, wyłączać połączenia bezprzewodowe, kiedy nie są potrzebne, zredukować jasność ekranu oraz unikać odtwarzania filmów. Wszystkie te czynności pozwolą magicznie wydłużyć dzienny czas pracy baterii. Długoterminowe strategie obejmują okazjonalne rozładowanie baterii do końca przed ponownym naładowaniem, a także usunięcie programów i innych niepotrzebnych elementów. Warto podkreślić, że niektóre urządzenia 2w1 mają dwie baterie. Jedna z nich znajduje się za ekranem, a druga w klawiaturze. Wspólnie te baterie umożliwiają pracę przez ponad 12 godzin.
Także czas pracy urządzeń mobilnych można dostosować krótko- i długoterminowo. Podobnie jak w przypadku laptopów, warto zredukować jasność ekranu, unikać odtwarzania filmów i grania w gry, a także wyłączyć połączenia bezprzewodowe. Poza tym można przełączyć pocztę e-mail z trybu push na pobieranie oraz unikać zdjęć z lampą błyskową. Można też pobrać aplikacje do obsługi baterii, takie jak Intel Security Battery Optimiser dla systemu Android, która zamyka inne aplikacje działające w tle, gdy bateria rozładuje się podczas rozmowy telefonicznej. Przerwanie rozmowy służbowej ze względu na rozładowaną baterię to najgorsza rzecz, jaka może się zdarzyć.
Rozwiązania długoterminowe obejmują unikanie wysokiej temperatury, która powoduje zredukowanie wydajności baterii, unikanie użycia portów do błyskawicznego ładowania, a także unikanie ładowania, jeśli nie jest to naprawdę konieczne. Ciągłe ładowanie smartfona nie powoduje niestety uzyskania większej wydajności baterii.
5. Eliminacja papieru
Zapewnij łatwą dostępność wszystkich informacji, redukując jednocześnie konieczność noszenia ciężkich papierów. Zeskanuj ważne dokumenty i umieść je w chmurze. Możesz też pobrać aplikację do skanowania wizytówek z funkcjami rozpoznawania tekstu, taką jak Business Card Reader Pro (6,99 GBP), dla telefonu iPhone lub CamCard dla telefonów iPhone i Android (bezpłatna). Rozszerzenie HelloSign do przeglądarki Chrome to bezpłatne narzędzie, które dodaje podpis do dokumentów. Z kolei Evernote (bezpłatna wersja Basic, wersja Plus — 19,99 GBP, wersja Premium 34,99 GBP, wersja Business kosztuje 10 GBP miesięcznie za użytkownika) to usługa do robienia notatek, które są synchronizowane na wszystkich urządzeniach.
6. Aplikacje podróżne
Aplikacje podróżne to bezcenny zasób, kiedy dużo podróżujesz. Dobrym przykładem jest bezpłatna aplikacja App in the Air dla systemów iOS, Android i Windows Phone. Zapewnia ona wskazówki dotyczące lotnisk, takie jak lokalizacje punktów ładowania, mapy lotnisk (łącznie z miejscami, w których jest dostępna sieć Wi-Fi — pamiętaj o bezpieczeństwie, podczas korzystania z bezpłatnej sieci Wi-Fi), aktualizacje stanu lotów oraz integrację z serwisem TripIt dla osób, które są wiecznie w ruchu. Kolejna przydatna aplikacja to Citymapper, która przedstawia w czasie rzeczywistym informacje o transporcie publicznym, ułatwiając nawigację w 25 dużych miastach, od Londynu i Los Angeles po Mediolan i Montreal.
7. Przesyłanie wiadomości między członkami zespołu
Firma, która stworzyła klienta Basecamp do zarządzania projektami, oferuje też usługę Campfire do obsługi internetowych wiadomości grupowych w celu łatwego udostępniania tekstu, plików, a nawet kodu. Dużą zaletą jest bezpłatna aplikacja dla telefonu iPhone.
Slack to alternatywna usługa oferująca szerszy wybór aplikacji (dla systemów iOS i Android oraz natywne wersje dla komputerów Mac i Windows). Dostępna jest bezpłatna wersja dla małych zespołów oraz opcje płatne z większą liczbą funkcji i pomocą techniczną.
8. Banki energii
Jeśli bateria rozładuje się podczas oczekiwania na ważne połączenie, może to oznaczać spory kłopot dla użytkownika i firmy. Telefon można naładować przy użyciu przenośnego banku baterii, który jest z kolei ładowany przez USB. Takie ładowarki są oferowane przez wielu producentów, takich jak Lumsing, IOGEAR, Mophie lub Anker. Z takim urządzeniem już nigdy nie zabraknie prądu. Idealny bank baterii ma pojemność ponad 5000 mAh, jest lekki i ma niewielkie wymiary.
9. Udostępniane miejsca pracy/współużytkowanie biura/sale klubowe na lotniskach
Niezależnie od tego, czy dysponujesz biurem, można skorzystać z udostępnianych miejsc pracy lub współużytkowanych biur, które zapewniają doskonały, elastyczny sposób pracy w ciszy i spokoju w miejscu zamieszkania lub podczas podróży. Dodatkową zaletą jest możliwość nawiązania sieci kontaktów. Świetnym przykładem jest ta lista miejsc dostępnych w Wielkiej Brytanii.
10. Zachowanie rozważności
Zachowanie rozważności to trend, który zyskuje sporą popularność w branży technologicznej, a znane osobistości przyswajają praktyki medytacji. Jak skomentowała Arianna Huffington „obniżenie poziomu stresu i zachowanie rozważności nie tylko sprawiają, że stajemy się szczęśliwsi i zdrowsi, ale także zapewniają udowodnioną przewagę konkurencyjną dla dowolnej firmy.”
Aplikacje takie jak Calm (bezpłatna, zakupy w aplikacji) i Headspace (bezpłatna, zakupy w aplikacji) zapewniają ogromną pomoc przy kierowanej medytacji. Oferują one typowe przewodniki ułatwiające zasypianie, ale także umożliwiające podnoszenie koncentracji, kreatywności, motywacji i energii.
