Jak zarządzać informacją i wiedzą wewnątrz organizacji?

8 poniższych punktów to zbiór funkcji magazynu wewnętrznego. Dowiesz się z nich, co możesz usprawnić dzięki własnemu wydawnictwu firmowemu i jaką rolę może ono pełnić w zarządzaniu twoją firmą.

1. Magazyn wewnętrzny to podstawowe źródło informacji o firmie dla jej pracowników. Te informacje powinny dotyczyć nie tylko misji czy realizowanej przez firmę strategii, ale także bieżących wydarzeń i zdarzeń w firmie, także tych trudnych, których przemilczenie może obrócić się przeciw organizacji. Pracownicy szukający wiedzy w firmowych plotkach to bomba z opóźnionym zapłonem.

2. To również narzędzie do korzystnego komunikowania zmian, które mogą negatywnie odbić się na pracownikach (np. restrukturyzacja czy ograniczenie zatrudnienia). Niewiedza i niepewność o własną przyszłość rodzą obawy i strach wśród pracowników. Magazyn wewnętrzny to doskonałe narzędzie do przedstawienia im rzetelnej i wyczerpującej informacji na temat planowanych posunięć firmy. Do tak podanej informacji wszyscy pracownicy maja równy dostęp.

Przeczytaj jeszcze

Budowanie strategii komunikacji w 2022 roku?

5 dni temu

366

Większa efektywność pracy zdalnej? To możliwe!

1 rok temu

419

3. Własny periodyk może służyć jako doskonałe narzędzie do budowanie pozytywnego wizerunku firmy jako dobrego pracodawcy – nie tylko dbającego o miejsca pracy, ale także dającego pracownikom możliwości rozwoju, a tym samym awansu. Prezentowanie na łamach magazynu struktury firmy oraz sylwetek pracowników z długim stażem, którzy przeszli już drogę kilku awansów i piastują teraz najważniejsze funkcje, mobilizuje pracowników i pokazuje im jak może wyglądać ich przyszłość w danej organizacji.

4. Może również stanowić źródło wiedzy o rynku albo przynajmniej gałęzi gospodarki, w której funkcjonuje przedsiębiorstwo. Pozwala to dostarczyć pracownikom szerszą wiedzę na tematy spoza organizacji. Jednocześnie pokazuje pracownikom, że firma w której pracują oraz kadra, która nią zarządzą dobrze orientuje się w trendach i kierunkach rozwoju całej branży.

5. Kolejnym celem jest umacnianie wizerunku firmy jako przedsiębiorstwa wiodącego w danej branży i będącego na bieżąco z sytuacją w niej. W tym celu w tego rodzaju magazynach czy serwisach publikowane są informacje na temat wdrażanych innowacji, pozycji danej spółki na rynku, jej nowych kontraktach, klientach i podejmowanych inicjatywach. Warto pamiętać, iż większość pracowników danej firmy nie ma na co dzień dostępu do takich informacji i styczności z nimi. Magazyn wewnętrzny pozwala w jednej chwili dotrzeć z wiadomościami do wszystkich bez wyjątku. Dzięki temu pracownicy na różnych stanowiskach i z różnych działów zdobędą wiedzę na temat działalności firmy na różnych polach.

6. Ważne jest również aktywizowanie pracowników i zachęcanie ich nie tylko do wspomnianego już rozwoju zawodowego w ramach danego przedsiębiorstwa, ale także angażowania ich w rozmaite akcje podejmowane przez firmę, a niezwiązane bezpośrednio z jej działalnością podstawową (np. wszelkiego rodzaju akcje charytatywne, proekologiczne). Jednym słowem – publikacje tego typu wspierają firmowy CSR.

7. Integracja zespołu poprzez prezentowanie na łamach magazynu konkretnych pracowników, opowiadających o sobie i swojej pracy, także członków zarządu, dzięki czemu szeregowi pracownicy będą mogli niejako poznać najważniejsze osoby w firmie. Zabieg ten przybliża również funkcjonowanie innych działów, tak aby odbiorcy byli zorientowani w specyfice działalności całej firmy, a nie tylko swojej „działki”.

8 .To znakomite narzędzie do autopromocji pracowników. Pozwala zaprezentowanie niezwiązanego z pracą ciekawego hobby, czy osiągnięć. Drukowany magazyn firmowy jest często zabierany przez pracowników do domu. Dzięki temu wspiera identyfikację z firmą poza nią, daje możliwość zaprezentowania swoich aktywności członkom rodziny i znajomym – a tym samym pochwalenia się osiągnięciami i pozycją w firmie.

Pamiętajmy o tym, że przy dzisiejszym obiegu informacji mailowych w dużej firmie pracownicy odbierają często kilkadziesiąt czy nawet kilkaset e-maili dziennie (CC, FW). Znaczna część z tych informacji ginie „gdzieś po drodze” i finalnie nie zostaje przyswojona i zapamiętana. Dlatego tak ważne jest, by zebrać te najważniejsze i naprawdę istotne raz na jakiś czas (miesiąc/ dwa/kwartał), odpowiednio je posegregować, zredagować i zaprezentować – a przez to utrwalić wśród pracowników. Wewnętrzny magazyn firmowy jest do tego idealnym narzędziem.