Czy biuro jest niezbędne do funkcjonowania firmy?

Wbrew temu, co przewidywali eksperci, zmiany stylu pracy, które dotknęły większość pracowników na świecie, nie były wywołane rozwojem technologii.

Eksperci

28 grudnia 2020

Rozprzestrzeniająca się światowa pandemia sprawiła, że niemalże z dnia na dzień większość firm wprowadziła model pracy zdalnej lub hybrydowej. O tym, jak przedsiębiorstwa i pracownicy poradzili sobie ze zmianą oraz jakie oczekiwania i potrzeby ukształtowała nowa sytuacja mówi szef działu Workplace Strategy w Cushman & Wakefield, Aleksander Szybilski.

Czy biuro jest konieczne do funkcjonowania naszej firmy?

Jeżeli tak to, jakiej powierzchni będziemy potrzebować? Jaką wartość dla biznesu niesie za sobą przestrzeń fizyczna oraz jakie proporcje pracy z domu i biura zachować? Tego typu pytania coraz częściej słyszymy podczas rozmów z naszymi klientami. Odpowiedzi nie są oczywiste, ponieważ nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania, dobrego dla wszystkich. Niezbędne jest, by menedżerowie, stojąc przed wyzwaniem podjęcia decyzji dotyczącej zajmowanej przestrzeni biurowej, przyjrzeli się oczekiwaniom pracowników oraz twardym danym zgromadzonym w licznych badaniach.

Praca z domu równie efektywna

Nikt nie przypuszczał, że ewolucja stylu pracy nastąpi tak nagle i będzie miała charakter globalny, motywując do zmiany, ku zaskoczeniu wszystkich, również firmy o tradycyjnym podejściu, które dotychczas nie dopuszczały możliwości pracy z domu.

Jedną z największych obaw menadżerów i liderów, związaną niechęcią do wdrożenia większej mobilności, była jakość pracy wykonywanej przez pracowników poza biurem. Okazało się jednak, po przeanalizowaniu ankiety przeprowadzonej przez Cushman & Wakefield, że osoby pracujące z domu nie tylko wywiązują się ze swoich obowiązków, ale również są przy tak samo produktywne, jak podczas pracy z biura. Dodatkowo, zaobserwowana została mniejsza liczba interakcji społecznych, co pozytywnie wpłynęło na jakość pracy indywidualnej i poprawiło efektywność pracy zespołowej, ze względu na nastawienia na cel podczas wideo konferencji oraz mniejsze skłonności do prowadzenia rozmów typu „small talk”. Ankieta pokazała również, że menadżerowie ufają pracownikom – aż 90% przebadanych miało takie przekonanie.

Innym przykładem jest badanie Leesmana. Porównano w nim 22 organizacje, które przeanalizowały poziom doświadczeń z pracy z biura i z domu podczas pandemii. Średnia podczas zbiorowej pracy zdalnej (H-Lmi, dom) wyniosła 72,6. Natomiast wyniki z ankiety przeprowadzonej w tych samych organizacjach przed pandemią były nieznacznie gorsze i wyniosły 69,5 (Lmi, biuro). Wyniki są jednak bardzo zbliżone i potwierdzają, że równie (lub nawet nieco bardziej) skutecznie możemy wykonywać swoje obowiązki z domu pracować z domu.

Nowe znaczenie biura dla organizacji

Pozytywne wyniki na temat pracy z domu sprawiły, że niektóre przedsiębiorstwa zaczęły rozważać całkowite porzucenie biura na rzecz pracy z domu. Przed pojęciem takiej decyzji warto przyjrzeć się dokładniej i zastanowić, jaką wartość niesie posiadanie biura.

Zgodnie z wynikami badania Leesmana, aż 36% pracowników ma złe lub bardzo złe doświadczenia związane z pracą zdalną. Na negatywną percepcję pracowników mogą wpływać czynniki opisane w raporcie „Experience per SQF” opublikowanym przez Cushman & Wakefield. Z badania wynika, że jedynie 56% ankietowanych pracujących z domu jest w stanie utrzymać relacje ze współpracownikami. Zgodnie z badaniami Gallup’a posiadanie przyjaciół z pracy powoduje, że jest ona dla nas bardziej satysfakcjonująca, sprawia nam radość i jesteśmy w stanie poświecić jej więcej czasu. Takie relacje mogą zaowocować wzrostem satysfakcji z pracy o ponad 50%, a ponad siedmiokrotnie może wzrosnąć zaangażowanie, gdy pracujemy w jednej firmie z najlepszym przyjacielem. Brak wspólnej przestrzeni, ograniczona możliwość interakcji i spontanicznego dołączenia do konwersacji, może mieć negatywny wpływ na kulturę organizacji. Jedynie 50% pracowników pracujących z domu czuje się związanych z kulturą swojej firmy. W takich warunkach utrzymanie wartościowych pracowników i największych talentów staje się bardzo trudne.

Postrzeganie pracy zdalnej jest też związane z etapem życia, w którym się znajdujemy – wiekiem, sytuacją rodzinną, czy materialną. Najgorzej w nowej rzeczywistości radzą sobie pracownicy młodzi (pokolenie Z), dopiero stawiający swoje pierwsze kroki na rynku pracy. Wynika to z faktu, że nie zdążyli oni nawiązać odpowiednich relacji w firmie, dopiero zdobywają doświadczenie i często nie mają odpowiednich warunków do pracy. Starsze pokolenie, czyli Millenialsi, dostrzegają wyzwania związane z łączeniem dwóch roli – rodzica i pracownika. Brak jasnej granicy pomiędzy życiem prywatnym a pracą może negatywnie odbijać się na relacjach rodzinnych i efektywności. Najlepiej z pracą z domu radzą sobie pokolenia Generacji X i Baby Boomers.

Ciekawą obserwacją, wynikającą z badania Cushman & Wakefeld, jest korelacja pomiędzy sektorem, a ogólną satysfakcją z pracy z domu. Dużo lepiej sobie radziły firmy z jasnym procesami i zrozumiałymi KPI’ami – dało się to zaobserwować w sektorach: prawnym, finansowym i IT. Gorzej pracę z domu niż z biura postrzegały branże polegające na relacjach międzyludzkich i kreatywności – tj. sprzedaż, marketing, HR, R&D.
Praca hybrydowa – złoty środek w nowej rzeczywistości

Liczne badania na temat preferencji pracowników prowadzą nas do jednego wniosku – większość, po zakończeniu pandemii, chciałaby mieszanego modelu pracy – tzn. pracy hybrydowej, łączącej pracę z domu z pracą z biura. Wyniki badania przeprowadzonego przez międzynarodową pracownię architektoniczną Gensler doskonale obrazują dysproporcję pomiędzy zwolennikami pracy hybrydowej, a osobami deklarującymi wybór jednego stylu pracy. Całkowicie zdalnie chce pracować jedynie 12%, a w pełni z biura – 21% ankietowanych. Najbardziej liczna grupa – 67% badanych – chce pracować w trybie mieszanym, czyli 1-4 dni z domu.