Rejestracja bazy w GIODO – jak się to robi i czy to naprawdę konieczne?

Czym tak właściwie jest zbiór danych osobowych? To „każdy posiadający strukturę zestaw danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie” . Oznacza to, że każdy zbiór danych posiada swoje własne wyróżniające go kryterium, mogą nim być: kryteria osobowe (imię, nazwisko, PESEL, data urodzenia) lub nieosobowe (np. data zamieszczenia w danym zbiorze).

Czy imienny adres email jest daną osobową?

Oczywiście, że tak! Dane osobowe są to wszystkie informacje, dzięki którym jesteśmy w stanie w łatwy sposób zidentyfikować osobę bez dodatkowych nakładów czasu czy działań. Tak więc, jeśli elementy adresu email umożliwiają rozpoznanie tożsamości, to jak najbardziej można uznać adres poczty elektronicznej za daną osobową.

Rejestracja baz danych dla początkujących marketerów.

Kto może dokonać rejestracji bazy danych?

Bazę danych należy zarejestrować w Generalnym Inspektoracie Ochrony Danych Osobowych (GIODO). Obowiązek ten jest nałożony na administratora danych, czyli osobę, która decyduje o sposobie zarządzania danymi. Tak więc, dotyczy to zarówno właścicieli firm, jak i osób prywatnych, które dysponują zbiorami danych.

Jakie dokumenty są potrzebne do zarejestrowania baz danych?

Zgłoszenie zbioru danych do rejestracji powinno zawierać:
• wniosek o wpisanie zbioru do rejestru zbiorów danych osobowych,
• oznaczenie administratora danych i adres jego siedziby lub miejsca zamieszkania, w tym numer identyfikacyjny rejestru podmiotów gospodarki narodowej, jeżeli został mu nadany, oraz podstawę prawną upoważniającą do prowadzenia zbioru, a w przypadku powierzenia przetwarzania danych podmiotowi, o którym mowa w art. 31, lub wyznaczenia podmiotu, o którym mowa w art. 31a, oznaczenie tego podmiotu i adres jego siedziby lub miejsca zamieszkania,
• cel przetwarzania danych – opis kategorii osób, których dane dotyczą, oraz zakres przetwarzanych danych,
• sposób zbierania oraz udostępniania danych – informację o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane mogą być przekazywane,
• opis środków technicznych i organizacyjnych zastosowanych w celach określonych w art. 36-39,
• informację o sposobie wypełnienia warunków technicznych i organizacyjnych, określonych w przepisach, o których mowa w art. 39a,
• informację dotyczącą ewentualnego przekazywania danych do państwa trzeciego.

Składane dokumenty muszą być podpisane przez administratora danych bądź tez przez osobę upoważnioną do reprezentowania wnioskodawcy.

W jaki sposób mogę zgłosić bazę danych?

Osoba posiadająca bazy danych może zgłosić ją do GIODO na kilka sposobów:
• Przesłanie formularza za pośrednictwem poczty (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa)
• Poprzez elektroniczną platformę: e-giodo
o Z podpisem elektronicznym (instrukcja)
o Bez podpisu elektronicznego (własnoręczny podpis w urzędzie)
• Osobiście w placówce GIODO

Czy dostanę potwierdzenie rejestracji?

Jeśli chcesz uzyskać zaświadczenie o rejestracji zbioru danych wystarczy poprosić o to GIODO w momencie składania wniosku.
Administrator danych otrzymuje od GIODO wykaz danych szczególnie chronionych. Zawierają one takie informacje jak: rasa, etniczność, poglądy polityczne, przekonania religijne, przynależność wyznaniowa, partyjna lub związkowa, dane o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym, dane dotyczące skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych.

Czy GIODO może odmówić zarejestrowanie mojego zbioru danych?

Tak, ma do tego pełne prawo. Generalny Inspektorat Ochrony Danych Osobowych odrzuca wniosek jeśli wnioskodawca:
• nie dostarczył wszystkich niezbędnych informacji
• przetwarzał dane osobowe nielegalnie
• nie dopełnił obowiązku informacyjnego
• przetwarzał dane nieadekwatnie do celu ich przetwarzania
• przetwarzał dane szczególnie chronione bez podstawy prawnej

Czy mogę dokonać zmian w zbiorze po zarejestrowaniu go?

Koniecznie! Administratorzy mają obowiązek zgłaszania do GIODO wszelkich zmian informacji zawartych w zgłoszeniu! Korekty należy dokonać w ciągu 30 dni od dnia dokonania zmiany.
Proces zgłaszania zmian odbywa się na tej samej platformie co rejestrowanie danych (e-giodo). Po otrzymaniu informacji o takiej zmianie GIODO dokonuje stosownej aktualizacji zapisów w księdze rejestrowej.

Pamiętaj o obowiązku informacyjnym

Obowiązek ten należy spełnić zarówno w momencie gromadzenia danych, jak i na każdym dalszym etapie ich przetwarzania. Funkcją tego obowiązku jest to, aby na podstawie uzyskanych informacji zainteresowany miał możliwość właściwego ocenienia sytuacji i podjęcia decyzji co do udostępnienia danych. Więcej na ten temat można przeczytać na https://edugiodo.giodo.gov.pl/file.php/1/UST/UST_04.htm

Stosuj procedury bezpieczeństwa

Każdy administrator danych zobowiązany jest do stworzenia tak zwanej polityki bezpieczeństwa, która stanowić będzie reguły i prawa regulujące sposób zarządzania i ochrony danych osobowych. Zasady postępowania przyjęte w takiej procedurze bezpieczeństwa powinny zawierać uzasadnienie wyjaśniające przyjęte standardy i wymagania.

Co jeśli nie zarejestruję bazy danych?

Generalny Inspektorat Ochrony Danych Osobowych nie jest upoważniony do nakładania kar finansowych za niezgłoszenie zbioru danych do rejestracji. Za złamanie ochrony danych grozi odpowiedzialność karna. To sądy są odpowiedzialne za wymierzanie kar, jeśli nie dopełni się tego obowiązku. GIODO jest uprawniony tylko i wyłącznie do nakładania grzywien, w przypadku niezastosowania się do decyzji sądu. Mimo to z tej możliwości GIODO skorzystał jedynie dwa razy. Wysokość kary to jednorazowo maksymalnie 10 tys. zł w stosunku do osoby fizycznej i 50 tys. zł dla osób prawnych.

Michał Sołtys, Regional Director Central Eastern Europe w Kwanko. Związany z Internetem od 12 lat, zajmował się realizacją projektów internetowych w Caracas (Wenezuela), pracował w agencji SEM w Londynie oraz dla Agencji Performance marketingu NetAffiliation w Paryżu. Od 6 lat jest odpowiedzialny za rozwój Grupy Kwanko na rynkach Europy Centralnej i Wschodniej. Ostatni projekt grupy Kwanko to właśnie Emailbidding, którego celem jest zrewolucjonizowanie email marketingu i pełne wykorzystanie potencjału tego narzędzia oferującego najlepszy ROI ze wszystkich dostępnych kanałów marketingu online.