Nie chcesz osłabić przekazu Twojego maila? Unikaj tych wyrazów!

To, czy czujemy się zawodowo pewnie widać nawet w naszej służbowej korespondencji. O jej wydźwięku decydują czasem pojedyncze i zupełnie niepotrzebnie wstawiane słowa. Co powinno zniknąć z naszego słownika?

Czym są słowa-zapychacze w mailach

Czytanie i odpowiadanie na maile zajmuje sporą część dnia pracy. By ogarnąć zalew korespondencji, uczymy się ją sprytnie przeglądać. Wiele maili od razu kasujemy, inne tylko pobieżnie przeglądamy. Wyławiamy z szumu informacyjnego te naprawdę istotne albo ciekawe. Jak zatem pisać maile, które nie tylko będą czytane, ale też zbudują nam markę profesjonalisty?

„Przede wszystkim warto pozbyć się z ich treści kilku słów – zapychaczy. To tzw. kwantyfikatory, które albo osłabiają przekaz albo sprawiają, że brzmimy niepewnie. Dzięki temu będziemy dostawać odpowiedzi znacznie częściej.” – radzi Bartosz Struzik z międzynarodowego serwisu kariery MonsterPolska.pl.

1. „Tylko”

Przykład: “Chciałem tylko sprawdzić, czy masz już odpowiedz do dokumentu, który ci przesłałem”

Dlaczego nie działa: Bo umniejsza wagę tego, o co prosimy. Daje sygnał, że naszą sprawę można spokojnie zdjąć z listy priorytetowych zadań.
Lepiej napisać: „Czy masz już odpowiedź do dokumentu, który ci przesłałem? Musi być gotowa do końca dnia.”

2. „Prawdopodobnie”  

Przykład: “Prawdopodobnie mógłbym przesłać oświadczenie zarządu około południa”

Dlaczego nie działa: Wprowadza niepewność. Jeśli nie jesteśmy czegoś pewni, lepiej tego nie pisać. Założyć, że zadanie może zająć więcej czasu.

Lepiej napisać: „Nie dam rady przesłać oświadczenia zarządu do południa, bo muszę przygotować także jego wersję online. Prześlę je do końca dnia.”

3. „Próbować”

Przykład: “Spróbuję zredagować artykuł, który przesłałeś.”

Dlaczego nie działa: Pokazuje, że nie jesteśmy pewni swoich umiejętności. Nie ma nic złego w proszeniu o pomoc. Wtedy wysyłamy sygnał, że dbamy o to, by wykonać zadanie poprawnie.

Lepiej napisać: „Zabieram się za redakcję artykułu. Ale mam kilka pytań, zanim zacznę; czy możesz spotkać się za mną na pięć minut?”

4. „Może”

Przykład: “Może powinniśmy napisać rozdział o tym, dlaczego powołaliśmy firmę do życia. Może mógłbym pojechać na konferencję w marcu.”

Dlaczego nie działa: Sprawia, że brzmimy jak zaniepokojeni albo obojętni wobec sprawy.

Lepiej napisać: “Napiszmy rozdział o tym, dlaczego powołaliśmy firmę do życia. Mogę pojechać na konferencję w marcu .”

5. „Przepraszam”

Przykład: “Przepraszam, mam spotkanie o 13, czy 14 będzie w porządku?.”

Dlaczego nie działa: jest zupełnie niepotrzebne, umniejsza naszą stanowczość. Lepiej konstruować jasne przekazy i pytać bez przepraszania.

Lepiej napisać: “Mam spotkanie o 13. Czy o 14 będzie Pan wolny?”

Podsumowanie

Bartosz Struzik z MonsterPolska.pl zwraca uwagę, że służbowa korespondencja zdradza naszą zawodową pewność siebie. Kwantyfikatory takie jak „tylko”, „prawdopodobnie”, „próbować”, „może” i „przepraszam” umniejszają wagę próśb i wprowadzają niepewność, przez co odbiorca może odłożyć naszą sprawę na dalszy plan. Autor radzi zastępować je konkretnymi deklaracjami i jasno określonymi terminami.

W przykładzie zamiast „Spróbuję zredagować artykuł” proponuje: „Zabieram się za redakcję artykułu”, a zamiast przepraszania za godzinę spotkania – rzeczowe pytanie o dostępność rozmówcy.