Jak zarządzać informacją i wiedzą wewnątrz organizacji?

1. Magazyn wewnętrzny to podstawowe źródło informacji o firmie dla jej pracowników. Te informacje powinny dotyczyć nie tylko misji czy realizowanej przez firmę strategii, ale także bieżących wydarzeń i zdarzeń w firmie, także tych trudnych, których przemilczenie może obrócić się przeciw organizacji. Pracownicy szukający wiedzy w firmowych plotkach to bomba z opóźnionym zapłonem.

2. To również narzędzie do korzystnego komunikowania zmian, które mogą negatywnie odbić się na pracownikach (np. restrukturyzacja czy ograniczenie zatrudnienia). Niewiedza i niepewność o własną przyszłość rodzą obawy i strach wśród pracowników. Magazyn wewnętrzny to doskonałe narzędzie do przedstawienia im rzetelnej i wyczerpującej informacji na temat planowanych posunięć firmy. Do tak podanej informacji wszyscy pracownicy maja równy dostęp.

3. Własny periodyk może służyć jako doskonałe narzędzie do budowanie pozytywnego wizerunku firmy jako dobrego pracodawcy – nie tylko dbającego o miejsca pracy, ale także dającego pracownikom możliwości rozwoju, a tym samym awansu. Prezentowanie na łamach magazynu struktury firmy oraz sylwetek pracowników z długim stażem, którzy przeszli już drogę kilku awansów i piastują teraz najważniejsze funkcje, mobilizuje pracowników i pokazuje im jak może wyglądać ich przyszłość w danej organizacji.

4. Może również stanowić źródło wiedzy o rynku albo przynajmniej gałęzi gospodarki, w której funkcjonuje przedsiębiorstwo. Pozwala to dostarczyć pracownikom szerszą wiedzę na tematy spoza organizacji. Jednocześnie pokazuje pracownikom, że firma w której pracują oraz kadra, która nią zarządzą dobrze orientuje się w trendach i kierunkach rozwoju całej branży.

5. Kolejnym celem jest umacnianie wizerunku firmy jako przedsiębiorstwa wiodącego w danej branży i będącego na bieżąco z sytuacją w niej. W tym celu w tego rodzaju magazynach czy serwisach publikowane są informacje na temat wdrażanych innowacji, pozycji danej spółki na rynku, jej nowych kontraktach, klientach i podejmowanych inicjatywach. Warto pamiętać, iż większość pracowników danej firmy nie ma na co dzień dostępu do takich informacji i styczności z nimi. Magazyn wewnętrzny pozwala w jednej chwili dotrzeć z wiadomościami do wszystkich bez wyjątku. Dzięki temu pracownicy na różnych stanowiskach i z różnych działów zdobędą wiedzę na temat działalności firmy na różnych polach.

6. Ważne jest również aktywizowanie pracowników i zachęcanie ich nie tylko do wspomnianego już rozwoju zawodowego w ramach danego przedsiębiorstwa, ale także angażowania ich w rozmaite akcje podejmowane przez firmę, a niezwiązane bezpośrednio z jej działalnością podstawową (np. wszelkiego rodzaju akcje charytatywne, proekologiczne). Jednym słowem – publikacje tego typu wspierają firmowy CSR.

7. Integracja zespołu poprzez prezentowanie na łamach magazynu konkretnych pracowników, opowiadających o sobie i swojej pracy, także członków zarządu, dzięki czemu szeregowi pracownicy będą mogli niejako poznać najważniejsze osoby w firmie. Zabieg ten przybliża również funkcjonowanie innych działów, tak aby odbiorcy byli zorientowani w specyfice działalności całej firmy, a nie tylko swojej „działki”.

8 .To znakomite narzędzie do autopromocji pracowników. Pozwala zaprezentowanie niezwiązanego z pracą ciekawego hobby, czy osiągnięć. Drukowany magazyn firmowy jest często zabierany przez pracowników do domu. Dzięki temu wspiera identyfikację z firmą poza nią, daje możliwość zaprezentowania swoich aktywności członkom rodziny i znajomym – a tym samym pochwalenia się osiągnięciami i pozycją w firmie.

Pamiętajmy o tym, że przy dzisiejszym obiegu informacji mailowych w dużej firmie pracownicy odbierają często kilkadziesiąt czy nawet kilkaset e-maili dziennie (CC, FW). Znaczna część z tych informacji ginie „gdzieś po drodze” i finalnie nie zostaje przyswojona i zapamiętana. Dlatego tak ważne jest, by zebrać te najważniejsze i naprawdę istotne raz na jakiś czas (miesiąc/ dwa/kwartał), odpowiednio je posegregować, zredagować i zaprezentować – a przez to utrwalić wśród pracowników