Zacytowane powyżej liczby pochodzą z raportu dotyczącego problematyki postrzegania wiedzy i korzystania z jej zasobów w instytucjach finansowych. W badaniu wzięli udział przedstawiciele 200 czołowych banków i 100 towarzystw ubezpieczeniowych z całej Europy.
Ostatnio przedstawialiśmy pochodzące z pierwszej części raportu dane liczbowe na temat implementacji metod zarządzania wiedzą. Teraz prezentujemy wyniki ankiety związanej ze sposobami dzielenia się wiedzą (Knowledge Sharing) oraz przechowywania informacji.
Na pytanie o przechowywanie uzyskiwanych danych aż 32% respondentów odpowiedziało, że znajdują się one w umysłach pracowników. 26% ankietowanych wskazało na dokumenty papierowe i zaledwie 19% – na firmowe, szeroko stosowane pliki elektroniczne.
Ankietowani zostali również poproszeni o ocenę metod dzielenia się wiedzą w ich firmach. 40% pracowników banków i 60% osób z towarzystw ubezpieczeniowych stwierdziło, że dane są gromadzone w zbyt wielu miejscach i rodzajach formatów.
Rezultaty badania pokazują także, że instytucje finansowe nie dysponują odpowiednimi archiwami informacyjnymi (37% odpowiedzi) lub stosują zbyt skomplikowane systemy komputerowe, nieadekwatne do rzeczywistych potrzeb pracowników (27%).
Ponadto według 37% respondentów głównym problemem wewnątrz ich instytucji jest niewiele czasu na właściwy podział i archiwizowanie wiedzy. Aż 20% osób biorących udział w badaniu wcale nie dysponowało czasem na klasyfikowanie i analizowanie danych.
Najważniejszymi technologiami, stosowanymi w celu uzyskiwania i analizowania informacji są poczty elektroniczne (73%) oraz Internet i Intranet (oba po 66%). 33% ankietowanych podkreślało również duże znaczenie systemów zarządzania relacjami z klientem (CRM), elektronicznego zarządzania dokumentami (EDM) oraz działalności centrów telefonicznych (call centre).
Mimo tak powszechnego wykorzystywania nowoczesnych technik komputerowych, 70% respondentów nadal zgłębiało tajniki wiedzy nie tylko przy pomocy elektronicznych, ale i papierowych dokumentów.
O komentarz do wyników raportu został poproszony Richard Cross, dyrektor ds. zarządzania wiedzą w europejskiej filii firmy Xerox. W jego opinii tylko dzielenie informacji
i przechowywanie ich w formatach elektronicznych pozwala na wprowadzenie systemu zarządzania wiedzą. Jeżeli jednak instytucje wprowadzają system zarządzania wiedzą, powinny zwrócić uwagę zarówno na szybkość, jak i na jakość tego procesu.
„Pracodawcy są często nastawieni na szybkie aplikowanie technologii i zapominają o przyzwyczajeniach i możliwościach zatrudnionych osób. W takiej sytuacji wdrażanie zarządzania wiedzą nie ma szansy powodzenia. Jedynie uwzględniając czynnik ludzki, organizacje mogą zaoszczędzić pracownikom frustrującego doświadczenia poznawania nowej technologii, strat czasu i przeciążenia informacją” – powiedział Richard Cross.
„Rezultaty przeprowadzonego badania wskazują, że dopóki wiedza jest przechowywana głównie w ludzkich umysłach, instytucje muszą kłaść nacisk na tworzenie zespołów pracujących nad podobną problematyką. Powinny również poświęcać więcej czasu i środków finansowych na szkolenia i rozwój zawodowy pracowników. Tylko takie postępowanie zagwarantuje, że pracownicy posiądą niezbędne umiejętności do sprawnego i pełnego korzystania z wprowadzanych w firmie nowoczesnych technologii” – dodał Richard Cross.