Powrót pracowników do biura – Jakie rozwiązania wdrażają pracodawcy?

Powrót pracowników do biura – nowa rzeczywistość wyzwaniem dla pracodawców

Po kilku miesiącach pracy zdalnej wszyscy przekonaliśmy się już, że wykonywanie obowiązków z domu wcale nie musi oznaczać spadku efektywności. Jednak mimo tego wiele firm podjęło lub rozważa właśnie decyzję o powrocie do biura. Czym jest to umotywowane i jakie wyzwania czekają w nowej rzeczywistości zarówno na pracodawców, jak i na pracowników? Na pytania te odpowiada Magdalena Kamińska, Finance & Professional Services Recruitment Manager w People.

Mimo że w ostatnich latach praca zdalna zyskiwała na popularności, firmy, które rzeczywiście wdrożyły taki tryb pracy nadal stanowiły w Polsce rzadkość. Niektóre organizacje okazjonalny „home office” zaliczały do listy benefitów pozapłacowych. Jednak w połowie marca 2020 roku większość pracodawców została postawiona pod ścianą i system pracy, który dotąd nie był w Polsce czymś powszechnie stosowanym, stał się nową codziennością większości pracowników biurowych. Od kilku tygodni jednak coraz częściej mówi się o powrocie do nowej normalności, a co za tym idzie, o… powrotach do biura.

Czynnik decydujący: finanse, czy może brak kontroli?

W wielu przypadkach powrót pracowników do biura motywowany jest odgórną decyzją zarządu. Wśród niektórych managerów, szczególnie tych przyzwyczajonych do tradycyjnego modelu zarządzania, wciąż jeszcze pokutuje przekonanie, że jeśli pracownika fizycznie nie ma przy biurku, to nie pracuje. Z tego też względu część z nich z niecierpliwością wyczekiwała momentu aż będą mogli zarządzić powrót swoich zespołów do biura.

– Takie podejście to pośredni efekt braku zaufania, będący dużym problemem na współczesnym rynku pracy. Stoi on bowiem w kontrze do podejścia opartego na partnerskich relacjach na linii pracodawca-pracownik, tak powszechnego wśród młodszego pokolenia pracowników i managerów – tłumaczy Magdalena Kamińska, Finance & Professional Services Recruitment Manager w People.

Równie ważnym czynnikiem decydującym o powrotach są także kwestie finansowe.

– Koszt utrzymywania biura to zwykle druga, zaraz po kosztach zatrudnienia, pozycja na liście wydatków organizacji. Dlatego poza niewielkim odsetkiem firm, które zdecydują się utrzymać przynajmniej częściowo zdalny tryb pracy na stałe, zmniejszając tym samym wynajmowaną powierzchnię biurową, reszta raczej szybciej niż później zdecyduje się do biura powrócić – wyjaśnia Magdalena Kamińska.

Monitorowanie efektów

Istotnym elementem, który również może motywować pracodawców do podjęcia decyzji o powrocie jest też brak odpowiednich narzędzi do raportowania wykonanej pracy. Nie licząc firm z branży IT, w których praca zdalna jest dość powszechna, pozostałe organizacje musiały naprędce przystosować się do rozliczania pracowników z pracy z domu. Bowiem sam fakt, że pracownik dostępny jest w godzinach pracy nie oznacza, że w tym czasie rzetelnie wykonuje swoje obowiązki. Niski poziom zaufania niektórych managerów do pracowników nie wziął się znikąd, bardzo często powodowany jest po prostu latami złych doświadczeń. Zawsze może zdarzyć się pracownik, który w nieuczciwy sposób podchodzi do swoich obowiązków. Dlatego narzędzia służące do raportowania wykonanej pracy czy kontroli pracowników na odległość zyskują teraz na znaczeniu, a niektórzy pracodawcy wolą po prostu wrócić do sprawdzonego systemu pracy i kontroli jej efektów.

Gotowi do powrotu?

Jakie rozwiązania wdrażają pracodawcy, żeby zapewnić swoim pracownikom bezpieczeństwo oraz jak najlepiej wypełnić wszystkie wynikające z reżimu sanitarnego obowiązki? Magdalena Kamińska przedstawia listę elementów, o których warto pamiętać w pierwszej kolejności:

• System dwuzmianowy – to rozwiązanie, na które decydują się firmy, w których wyłączenie większości kadry nawet na kilka dni stanowiłoby duży problem logistyczny. Odseparowanie poszczególnych zespołów i praca w systemie zmianowym pozwala wrócić do biura, ale znacząco zminimalizować ryzyko dla całego zespołu.
• Środki ochrony osobistej– to jeden z podstawowych elementów, o które w obecnej sytuacji zadbać musi pracodawca, przystosowując biuro do nowych wymogów reżimu sanitarnego. Jednorazowe maseczki, rękawiczki czy przymocowane na każdym kroku dystrybutory z płynem do dezynfekcji to już standard, choć wiele firm podchodzi do tego tematu bardziej kreatywnie, decydując się np. na produkcję maseczek z logo firmy.
• Kampania informacyjna skierowana do pracowników – informowanie i edukowanie stanowią nierzadko podstawę długofalowego sukcesu. Dlatego w tak wielu organizacjach powrót pracowników do biura poprzedzony jest kampanią informacyjną prowadzoną np. w intranecie czy na firmowym Workplace.
• Organizacja alternatywnego transportu – niektórzy pracodawcy decydują się pokryć pracownikom koszty przejazdów do pracy taksówkami, inni zapewniają im dodatkowe miejsca parkingowe. Stanowi to dodatkowy benefit szczególnie w biurowcach w centrach miast, gdzie o miejsce parkingowe jest znacznie trudniej.
• Nowe procedury – zaktualizowany regulamin biura powinien obejmować wskazówki, jak postępować w przypadku, gdy któryś ze współpracowników kaszle, ma gorączkę lub generalnie źle się czuje. Powinien też regulować zasady odbywania spotkań na żywo, ilość osób mogących przebywać w tym samym czasie w jednym pomieszczeniu oraz częstotliwość i sposób dezynfekcji powierzchni i urządzeń wspólnych. Przed powrotem do biura pracodawcy muszą zadbać też o aktualizację wewnętrznych procedur postępowania kryzysowego, uwzględniając sytuację, gdyby któryś z pracowników biura rzeczywiście zarażony był koronawirusem.
• Możliwość wyboru – współcześnie równie istotne, co interesy organizacji, jest bezpieczeństwo, dobre samopoczucie i komfort psychiczny pracowników. Dlatego tak wiele firm decyduje się na wdrożenie okresu przejściowego, w którym do biura będą mogli wrócić tylko ci pracownicy, którzy wyrażą taką wolę i zobowiążą się do przestrzegania wszelkich zasad bezpieczeństwa. Reszta natomiast może pracować jak dotąd, z domu, bez żadnych negatywnych konsekwencji.

Znaleźliśmy się obecnie w zupełnie nowej, nieznanej rzeczywistości, a powrót do biura to tylko jedno ze stojących przed nami wyzwań. Niezależnie od tego, czy jesteśmy pracodawcą, przedstawicielem działu HR, czy szeregowym pracownikiem, każdy z nas ma w tym procesie do odegrania istotną rolę. Kluczowe będą elastyczność, odpowiedzialność oraz chęć współpracy.

– Każdy z nas powinien pamiętać o przestrzeganiu nowych zasad – korzystajmy ze środków ochrony zapewnionych przez pracodawców czy administrację budynku, unikajmy gromadzenia się w małych salkach konferencyjnych czy tłoczenia w windzie – zachęca Magdalena Kamińska. – Zasady te, nawet, jeśli nie do końca są one dla nas wygodne, powstały po to, by nas ochronić i pomóc nam w powrocie do względnej normalności – dodaje ekspert People.