Jak przygotować biuro na powrót pracowników?

Jak przygotować biuro na powrót pracowników?

Niektóre firmy już działają w standardowym trybie pracy i codziennie witają swoich pracowników, inne stopniowo przygotowują się na ich powrót do biura. Przed pracodawcami pojawia się w związku z tym nowe wyzwanie związane z zapewnieniem bezpieczeństwa i higieny pracy zgodnymi z ostatnimi wytycznymi Głównego Inspektoratu Sanitarnego. O tym, jak przygotować miejsca pracy do nowych norm i środków ostrożności opowiadają Katarzyna Bończewska, HR Consultant oraz Dorota Kuśmierz, Finance & HR Specialist z firmy rekrutacyjnej Michael Page.

Jak zadbać o bezpieczeństwo sanitarne pracowników?

Nowe normy sanitarne stawiają przed przedsiębiorcami trudne zadanie, by w obecnej sytuacji zapewnić bezpieczeństwo i ochronę zdrowia pracowników, przy jednoczesnym zapewnieniu ciągłości biznesu. Decydując się na otwarcie biur, pracodawca zobowiązany jest do dostarczania pracownikom odpowiednich środków do dezynfekcji najbliższego otoczenia i miejsc, w których przebywają, a także do zwrócenia uwagi na szczególne środki ostrożności, jakich w obecnej sytuacji powinni przestrzegać. Biura należy dostosować do aktualnych zaleceń, aby bezpiecznie móc z nich korzystać.

– Na ten moment najłatwiejszą sytuację mają firmy, w których jest możliwość pracy w osobnych pomieszczeniach, a przestrzeń biurowa jest naturalnie wyodrębniona. Tzw. „open space” rozdzielamy na pojedyncze stanowiska pracowników, tak by zachować między nimi minimalny dystans 1,5-2 m. Należy pamiętać, że nastroje pracowników mogą być różne i nie każdy czuje się już swobodnie poza domem. Z uwagi na takie przypadki, dobrze jest dezynfekować najbliższe otoczenie minimum raz dziennie, a ze współpracownikami witać się na odległość lub poprzez zetknięcie łokciami. W wielu firmach metalowe sztućce i wielorazowe talerze zostają zastąpione tymi jednorazowymi. To nie tylko stanowi dodatkowy koszt dla firm, ale też kłóci się z popularnym trendem ekologicznego prowadzenia biznesu. Niektórzy decydują się na zakup produktów drewnianych, bądź podatnych na recykling, ponieważ jest to rozwiązanie bardziej ekologiczne niż wykorzystywanie zastawy plastikowej. Pracodawcy są jednak świadomi, że otwierając swoje biura w nowym reżimie sanitarnym, bezpieczeństwo pracowników powinno znaleźć się na pierwszym miejscu i są przygotowani na dodatkowe koszty z tym związane. – mówi Katarzyna Bończewska, HR Consultant w Michael Page.

– Jako Michael Page zapoznaliśmy się ze szczegółowymi wytycznymi Głównego Inspektoratu Pracy, a nasze biura są już otwarte dla pracowników, dlatego chętnie dzielimy się naszymi wnioskami. Otwierając biuro trzeba na nowo zweryfikować istniejące zagrożenia fizyczne, biologiczne oraz chemiczne, a także przeprowadzić ocenę ryzyka. Zanim pracodawca zdecyduje się na powrót pracowników musi upewnić się, że jest w stanie zapewnić im bezpieczne warunki pracy. Wszelkie kontakty bezpośrednie z klientami zostały ograniczone do niezbędnego minimum, a większość spotkań biznesowych odbywa się za pomocą wirtualnych komunikatorów. Ponadto, ze względu na konieczność zachowania dystansu, wyłączone zostały części wspólne jak strefa relaksu czy jadalnia, a powierzchnie, z których mogą korzystać wszyscy pracownicy, jak np. kuchenka, czajnik czy mikrofalówka, dezynfekowane są po każdym użyciu. Należy pamiętać, że dbając o higienę biura i najbliższego otoczenia, nie tylko dbamy o zdrowie współpracowników, ale także najbliższych, z którymi mieszkamy – uzupełnia Dorota Kuśmierz, Finance & HR Specialist w Michael Page.

Jak zapewnić komfort pracy?

Decydując się na ponowne otwarcie biur należy pamiętać, że oprócz przestrzegania nowych restrykcji sanitarnych, pracownikom powinno się zapewnić także komfort psychiczny i dogodne warunki pracy, które umożliwią im wygodne i efektywne wykonywanie obowiązków. Jak w takich okolicznościach zapewnić pracownikom bezpieczny powrót do biur i oswoić ich z nową rzeczywistością?

– Rozmowa i obustronny dialog to klucz do wzajemnego zrozumienia i poznania panujących w firmie nastrojów. Klienci, którzy deklarują indywidualne podejście do każdego pracownika, dużo uwagi poświęcają na przygotowanie zespołów do nowych warunków pracy. W tym czasie główną rolą HR-u oraz managerów jest oswojenie pracowników z ostatnio wprowadzonymi środkami ostrożności, a także psychiczne wsparcie tych osób, które nie są w pełni gotowe na codzienną pracę w biurze. Pomoc psychologa w miejscu pracy również będzie dobrze widziana w oczach pracowników i pozwoli im się szybciej dostosować do nowych okoliczności. – mówi Katarzyna Bończewska.

– Poznanie opinii i obaw pracowników stanowi cenną wskazówkę do oceny gotowości zespołów na powrót do biura. Stała komunikacja pisemna ze współpracownikami, kampanie informacyjne, a także organizowane regularnie wirtualne spotkania z zarządem pozwolą na oswojenie się z nowymi zasadami i znalezienie rozwiązań, które zwiększą komfort pracy w biurze. Wiele firm umożliwia swoim pracownikom pracę w niestandardowych godzinach, tak aby mogli uniknąć dojazdu do pracy komunikacją miejską w godzinach szczytu. Niektórzy pracodawcy zachęcają także do dojazdu do pracy na rowerze, aby uniknąć koniczności podróżowania w tłoku. W tym celu stawiają pod biurem większą liczbę stojaków, a także organizują konkursy na największą ilość przejechanych kilometrów oraz akcje charytatywne promujące ekologiczny tryb życia. Ważna jest otwarta komunikacja na linii pracodawca-pracownik, by podczas rozmów na bieżąco komunikować o kolejnych krokach bezpieczeństwa wprowadzanych w biurze. – dodaje Dorota Kuśmierz.

Nowy model pracy

Jeszcze pod koniec 2019 r., ponad 61 proc. z nas twierdziło, że możliwość pracy z domu stanowi ważny element wpływający na satysfakcję z pracy – wynika z badania Confidence Index przeprowadzonego w IV kwartale zeszłego roku. W ostatnich miesiącach „home office” przestał być postrzegany jedynie jako atrakcyjny benefit, a dla wielu pracowników stał się codziennością. 6 na 10 ankietowanych, którzy wzięli udział w badaniu NEXERY przyznało, że wie jak efektywnie pracować z domu i z sukcesem udaje im się to realizować. Ponad połowa (54%) respondentów zadeklarowała, że podczas „home office” jest tak samo lub jeszcze bardziej efektywna. Złotym środkiem dla wielu firm stało się zatem wdrożenie modelu hybrydowego – czyli możliwość realizowania obowiązków w trybie zdalnym i w biurze.

– System zmianowy, na który decydują się w ostatnim czasie pracodawcy, pozwala zachować równowagę i pozytywnie wpływa na work-life balance pracowników. Wprowadzenie takiego trybu pracy to także duża oszczędność dla firm, które poprzez rotacje zespołów mogą ograniczyć zajmowaną przestrzeń biurową. W ostatnim czasie wielu z nas miało okazję poznać zalety oraz wyzwania „home office”, a także wypracować nowy model zarządzania czasem i zespołem. Warto wykorzystać nabyte podczas pracy z domu umiejętności z korzyścią dla obu stron. Niewykluczone, że ostatnie tygodnie na stałe zmienią podejście pracowników i pracodawców do pracy zdalnej – podsumowuje Katarzyna Bończewska.

****
O badaniu Confidence Index