Jego rezultatem było zebranie potrzeb biznesowych klienta oraz opracowanie spójnej koncepcji funkcjonalnej i architektury technologicznej portalu.
Rozwiązanie, zbudowane w oparciu o powszechnie wykorzystywaną w koncernie Heineken platformę Lotus Notes, umożliwia wszystkim pracownikom Grupy Żywiec szybki i łatwy dostęp do informacji niezbędnych w codziennej pracy oraz współdzielenie się nimi w ramach odpowiednio zdefiniowanych grup tematycznych lub działów biznesowych. Wdrożenie portalu wewnętrznego spowodowało przełom w dziedzinie powszechności i aktualności komunikacji wewnętrznej w Grupie Żywiec.
Grupa Żywiec, w której głównym udziałowcem jest holenderski producent piwa – Heineken International Beheer B.V., to czołowy producent piwa w Polsce. Obecnie zatrudnia 5.500 tys. osób. W skład Grupy Żywiec wchodzi także utworzona na początku 2001 roku Grupa Handlowa, która powstała w wyniku wydzielenia ze struktury grupy działów marketingu i sprzedaży.
Częścią Grupy Żywiec jest także Żywiec Trade Holding – największa spółka dystrybucyjna w Polsce (oprócz piwa Spółka sprzedaje napoje z wszystkich segmentów rynku, w tym soki i napoje wysokoprocentowe).
W związku ze skalą działania i struktura organizacyjną Grupy Żywiec, potrzeby wyzwania w sferze komunikacji wewnętrznej stały się na tyle odczuwalne i wyraźne, iż zaowocowało to decyzją o rozpoczęciu prac nad portalem wewnętrznym.
Ze względu na skalę przedsięwzięcia oraz potrzebę precyzyjnego zdefiniowania koncepcji budowy portalu, kierownictwo Grupy Żywiec postanowiło zaangażować firmę AMG.net, aby wykorzystała swoje kompetencje konsultingowe w zakresie portali wewnętrznych do przeprowadzenia analizy projektowanego rozwiązania.
Firma AMG.net zastosowała własną metodologię prowadzenia prac analitycznych, przeprowadzając kilkuetapowe warsztaty z Zarządem i kierownictwem firmy, wywiady z właścicielami biznesowymi, wybranymi użytkownikami końcowymi oraz działem informatyki.
Efektem prac konsultingowych było wyznaczenie celów biznesowych projektu, zebranie potrzeb i wymagań wobec docelowego rozwiązania wraz z określeniem ich priorytetów. Powstała spójna koncepcja budowy i rozwoju portalu wewnętrznego w Grupie Żywiec, obejmująca również szczegółowy harmonogram wdrożenia rozwiązania.
„W przypadku wdrożeń wewnętrznych portali korporacyjnych, jednym z największych wyzwań jest odpowiednie zdiagnozowanie potrzeb oraz określenie priorytetów wśród długiej listy oczekiwań pracowników różnych szczebli organizacji. Takie projekty wymagają podejścia konsultingowego, nie tylko w zakresie analizy potrzeb biznesowych, ale również w sferze projektowania warstwy użytkowej portalu oraz architektury technologicznej systemu. Jest to unikalny zestaw kompetencji, które wyróżnia AMG.net wśród firm działających na polskim rynku. Znajduje to swój wyraz w decyzjach i wyborach naszych klientów, czego najlepszym przykładem jest długookresowa współpraca z Grupą Żywiec.” – powiedział Łukasz Wojcieszak, Dyrektor ds. Rozwoju Biznesu AMG.net S.A.
Po zapoznaniu się z wynikami prac analitycznych, Zarząd Grupy Żywiec podjął decyzję o realizacji projektu w zaproponowanym kształcie i wybrał AMG.net jako partnera wdrożeniowego w tym przedsięwzięciu.
„Największym atutem AMG.net było kompleksowe podejście do realizacji projektu. Na wstępie, najważniejsza była solidna ocena naszych priorytetów i procesów biznesowych, w czym AMG.net ma duże doświadczenie. Ostatecznym założeniem było zaś stworzenie infrastruktury, która będzie otwarta na wdrożenie przyszłych aplikacji usprawniających komunikację w naszej firmie, np. w zakresie elektronicznego obiegu dokumentów, szkoleń online czy też virtual workplace.” – powiedział Krzysztof Rut, Corporate Communiaction Manager Grupy Żywiec S.A.
Wdrożenie portalu wewnętrznego „ŻywiecNet” zostało oparte o technologię Lotus Notes i Lotus Domino, zgodnie ze standardami korporacyjnymi koncernu Heineken. W ramach stworzonego przez AMG.net systemu można wyróżnić trzy główne moduły funkcjonalne: system redakcyjny, portal wewnętrzny (warstwa prezentacji) oraz aplikacje portalowe.
Podstawowym komponentem rozwiązania jest system redakcyjny (content management system) umożliwiający pracownikom Grupy Żywiec dodawanie, modyfikację oraz publikację artykułów, nowości, tabel, plików, zdjęć, raportów i analiz oraz innych rodzajów informacji. Dodatkowym atutem systemu redakcyjnego jest konfigurowalny mechanizm workflow, wspierający wspólną pracę wielu autorów i redaktorów nad tworzonymi informacjami oraz umożliwiający wieloetapową akceptację tworzonych treści oraz ich publikację w czasie rzeczywistym.
„Zaprojektowany i wykonany przez AMG.net system redakcyjny stanowi serce portalu wewnętrznego Grupy Żywiec i jest podstawowym mechanizmem tworzenia i publikacji informacji, tak aby jak najefektywniej i najszybciej udostępnić je pracownikom firmy. Wybór powszechnie używanej w Grupie Żywiec technologii Lotus Notes, pozwolił na stworzenie systemu spełniającego wymagania klienta i otwartego na jego dalsze plany rozwojowe. Dodatkowo wykorzystanie znanego i sprawdzonego przez pracowników oprogramowania, pozwoliło na jego szybkie wdrożenie do użytkowania, co w przypadku portali wewnętrznych ma bardzo duże znaczenie. Bez tego modułu nie można wyobrazić sobie działającego efektywnie i dynamicznie zmieniającego się systemu zarządzania informacją wewnętrzną, w tak dużej organizacji jaką jest Grupa Żywiec S.A.” – powiedział Sławomir Chincz, Project Manager ze strony AMG.net.
Moduł prezentacji portalu wewnętrznego jest systemem zaprojektowanym i wykonanym w oparciu o mechanizmy publikacyjne Lotus Domino. Umożliwia pracownikom firmy dostęp do informacji stworzonych i zaakceptowanych w systemie redakcyjnym. Charakteryzuje się on modułową organizacją treści w podziale na informacje ogólne o Grupie Żywiec i jej zakresie działania, informacje o działach funkcjonalnych Grupy Żywiec i realizowanych przez nie zadaniach, a także aplikacje i raporty dedykowane uprawnionym grupom pracowników.
Aplikacje udostępniane poprzez portal wewnętrzny wzbogacają jego funkcjonalność i ułatwiają pracę jego użytkownikom. Przykładami takich aplikacji może być książka adresowa z wbudowanym mechanizmem wyszukiwania lub aplikacja do rezerwacji sal konferencyjnych i wideokonferencji. Umożliwia ona wprowadzanie, zmianę i wyszukiwanie rezerwacji, np. ze względu na nazwę sali, wyposażenie, osoby uprawnione do rezerwacji, a także wykorzystanie mechanizmu notyfikacyjnego (e-mail, SMS), przypominającego uczestnikom konferencji oraz osobom z obsługi technicznej o terminie, temacie spotkania oraz niezbędnym sprzęcie.
Wdrożenie portalu wewnętrznego w Grupie Żywiec zaowocowało uproszczeniem procesu tworzenia i publikacji informacji w firmie i pozwoliło na prezentację większości informacji w czasie rzeczywistym w ramach portalu. Intuicyjny system redakcyjny umożliwił zaangażowanie pracowników departamentów funkcjonalnych w tworzenie informacji i dzielenie się nimi poprzez portal.
Dzięki portalowi ŻywiecNet, integracja ogółu pracowników, koncentracja na ich potrzebach oraz budowaniu relacji miedzyludzkich nie jest w Grupie Żywiec odległym celem i kierunkiem działania, lecz faktem.
„Podstawowe założenie, jakie przyjęliśmy przy budowie portalu dla pracowników można krótko wyrazić stwierdzeniem:”Minimum formy – maksimum treści”. Intranet w naszej firmie ma być prosty i łatwy w obsłudze dla przeciętnego pracownika firmy. Ma to być dodatkowa forma komunikacji z ludźmi, służąca zgromadzeniu i udostępnieniu wszystkich informacji niezbędnych i pomocnych w bieżącej pracy. Zaproponowany przez AMG.net model systemu w efekcie końcowym spełnił te oczekiwania i okazał się trafnym wyborem punktu widzenia naszej firmy.” – powiedział Krzysztof Rut, Corporate Communication Manager Grupy Żywiec S.A.
AMG.net to dynamicznie rozwijająca się firma konsultingowa specjalizująca się w doradztwie biznesowo-technologicznym. Wspiera klientów w procesie wdrożenia nowoczesnych rozwiązań informatycznych – od tworzenia strategii, poprzez definicję procesów biznesowych, uruchomienie rozwiązania i jego integrację z istniejącą infrastrukturą IT, aż po dalsze utrzymanie i rozwój.
Do oferowanych rozwiązań należą portale internetowe, systemy eCRM i CRM, rozwiązania e-commerce, portale korporacyjne (EIP), systemy ERP, integracja aplikacji (EAI), systemy zarządzania treścią przedsiębiorstwa (ECM) oraz systemy obsługi klienta.
AMG.net współpracuje ze światowymi liderami technologii: SAP, ATG, PeopleSoft, BEA, IBM, SUN, Oracle, Documentum. Pracuje dla największych przedsiębiorstw w Polsce, działających w sektorach usług finansowych (BRE Bank SA, Bank Millenium SA, Bank Pekao SA), telekomunikacji (PTC Era, PTK Centertel, Telekomunikacja Polska S.A.) oraz produkcji i dystrybucji (Alcatel, Grupa Żywiec, Procter&Gamble, Sony, Spedpol). Firma zatrudnia 100 osób w biurach w Łodzi i Warszawie.
