Powrót do biura krok po kroku – przewodnik od Colliers

Wiele firm w związku ze stopniowym odmrażaniem gospodarki planuje powrót do swoich biur już w najbliższych tygodniach. Trzeba jednak pamiętać, że zdaniem epidemiologów pandemia pozostanie z nami jeszcze przez dłuższy czas – przynajmniej do powstania szczepionki, dlatego też musimy opracować szczegółowe zasady bezpieczeństwa w miejscach pracy.

Przewodnik Colliers „Perspektywy New Normal” zawiera m.in.: przykładowe aranżacje różnych rodzajów przestrzeni biurowej, pomysły na zabezpieczenie mebli i stanowisk pracy, przykłady komunikatów do użytkowników biur, proces dezynfekcji powierzchni krok po kroku, konkretne zastosowania rozwiązań technologicznych, które mogą pomóc w zarządzaniu przestrzenią biurową i zwiększyć bezpieczeństwo pracowników, propozycje zasad korzystania przez pracowników z przestrzeni biurowej, wytyczne lekarza epidemiologa, a także praktyczną check listę, pozwalającą na szybkie sprawdzenie, czy zadbaliśmy o każdy aspekt związany z przygotowaniem biura na powrót pracowników.

Rola zarządcy

W obecnej sytuacji istotna jest świadomość wspólnej odpowiedzialności za zdrowie użytkowników budynku. Do tego niezbędne jest wzajemne zaufanie i stały dialog pomiędzy zarządcą nieruchomości i jej właścicielem oraz zarządcą i najemcami.

Ważne jest zadbanie o pełne bezpieczeństwo w każdym aspekcie, szczególnie podczas korzystania z powierzchni wspólnych. Podstawowymi działaniami powinno być między innymi monitorowanie wejść, regularna dezynfekcja (np. klamek), ograniczony dostęp do powierzchni wspólnych, szkolenie personelu, przegląd instalacji budynkowych oraz widoczne oznakowanie wejść, wind, schodów i toalet. Dobrym rozwiązaniem jest również wprowadzenie reguły ONE WAY ONLY - czyli utworzenie jednokierunkowego ruchu po budynku.

– Troska o bezpieczeństwo wszystkich użytkowników budynku zaczyna się już przy wejściu do niego. Tu następuje pierwszy kontakt i odtąd szczególnie ważnym jest przestrzeganie wszelkich zasad. Kluczowa jest pełna kontrola nad całym obiektem i poszczególnymi powierzchniami– mówi Agnieszka Krzekotowska, partner i dyrektor Działu Zarządzania Nieruchomościami w Colliers International.

Środowisko pracy w nowej rzeczywistości

Przygotowanie biura do funkcjonowania w “nowej normalności” oznacza zredukowanie jego pojemności, a co za tym idzie istotną reorganizację przestrzeni. Należy stworzyć plan dostępności powierzchni biurowej, grafik osób przebywających w biurze oraz system rotacji pomiędzy i w obrębie zespołów.

Nowe warunki biurowe będą wymagały od pracowników zmiany nawyków i zachowań. Z punktu widzenia komfortu pracy, dla zespołu ważne jest przejrzyste przedstawienie obowiązujących procedur. Z uwagi na obawy i emocje towarzyszące powrotowi, tam gdzie to tylko możliwe, warto dać pracownikom autonomię w podjęciu decyzji, czy będą pracować zdalnie czy z biura.

Niezwykle ważną kwestią jest również osobiste i bezpośrednie zaangażowanie kadry menedżerskiej. Istotne jest, by byli oni wyposażeni w informacje dotyczące strategii powrotu, by móc właściwie reagować na pytania pracowników i służyć jako dodatkowy kanał przekazywania informacji.

– Kluczowym elementem planu powrotu do biura jest przygotowanie środowiska pracy, w tym przestrzeni biurowej oraz procedur i reguł zachowania. Najważniejsze jest zapewnienie pracownikom poczucia bezpieczeństwa i maksymalnego komfortu. To ich zdrowie i dobrostan powinny być priorytetem– mówi Dorota Osiecka, dyrektor Działu Workplace Innovation w Colliers International.

Eksperci Colliers radzą, aby każda firma powołała zespół szybkiego reagowania, który na bieżąco będzie wprowadzał zmiany i dostosowywał plan działania do nowych warunków. Zapewnienie ciągłości działania organizacji jest najważniejsze. Zakażenie jednego pracownika w zespole niesie ze sobą ryzyko wyłączenia z pracy całej linii biznesowej. Warto zatem zadbać o podzielenie każdego zespołu na podgrupy, które nie będą przebywały w biurze jednocześnie. Skutecznym zabezpieczeniem jest też zasada „Airforce One” - osoby odpowiedzialne za kluczowe funkcje biznesowe nie przebywają równocześnie w jednej przestrzeni.

– Pomimo przygotowań mających na celu powrót do firmy, naszym pracownikom rekomendujemy na ten moment przede wszystkim pracę zdalną. Dla tych, którzy muszą jednak skorzystać z biura przygotowaliśmy nowe zasady funkcjonowania– mówi Małgorzata Michalczyk, dyrektor Działu Administracji w Colliers International.

Innowacje przyjdą z pomocą

Pandemia Covid-19 ze względu na swoją skalę i zasięg będzie długofalowo kształtować nowe postawy i trendy na świecie, m.in. należy spodziewać się przyspieszenia cyfryzacji branży nieruchomości. Pandemia przynosi zmiany, a te rodzą kolejne wyzwania. Największym z nich jest zapewnienie bezpieczeństwa użytkownikom biurowców poprzez ograniczenie bezpośredniego kontaktu bez równoczesnej straty na jakości i efektywności działania firm.

– Nowoczesnym narzędziem, które ma w tym pomóc jest aplikacja do cyfrowego zarządzania biurem, umożliwiająca m.in. mobilny dostęp do biura, nawigację po jego powierzchni, rejestrację gości, komunikację między użytkownikami, dostęp do usług wraz z płatnościami w ramach aplikacji, a także analizę zajętości przestrzeni czy elektroniczną rezerwację miejsc parkingowych, biurek i sal konferencyjnych– mówi Renata Hartle, manager ds. strategii flex office i rozwiązań technologicznych w Colliers International.

Zdrowie w naszych rękach

– Przestrzeganie zaleceń epidemiologów dało efekty w postaci spłaszczenia krzywej wzrostu zarażonych - to od naszego przestrzegania zasad bezpieczeństwa w ogromnym stopniu zależy skala pandemii. Pamiętajmy, że skuteczność indywidualnych środków ochrony przed skażeniem została potwierdzona wszędzie tam, gdzie były stosowane w sposób prawidłowy! Jednak powrót do pracy może zniwelować uzyskany wspólnie efekt, jeśli zapomnimy o pilnowaniu narzuconych przez lekarzy reguł– mówi Waldemar Ferschke, lekarz epidemiolog, wiceprezes Medisept.

Po powrocie do biur konieczne jest zatem rygorystyczne przestrzeganie zasad, które zostały na nas nałożone w czasie ostrej fazy pandemii. W miejscu pracy musimy pamiętać, by nosić maseczki i rękawiczki, dbać o częste mycie rąk, utrzymywać bezpieczną odległość minimum 1,5 m oraz unikać dużych skupisk ludzkich.