Jak wynika z najnowszego sondażu przeprowadzonego na zlecenie Hitachi Data Systems nowe przepisy o odpowiedzialności firm zmuszają je do bardziej rygorystycznego podejścia w kwestii rejestracji i monitorowania poczty elektronicznej pracowników oraz korzystania przez nich z systemu atychmiastowego przesyłania wiadomości (instant messaging – IM).
Z badania, którym objęto duże i średnie przedsiębiorstwa w regionie EMEA*, wynika, że ponad połowa firm (56%) regularnie monitoruje wiadomości e-mail swoich pracowników, a jeszcze więcej (61%) archiwizuje centralnie wszystkie przesyłki poczty elektronicznej. W Polsce aż 67% przedsiębiorstw regularnie monitoruje pocztę elektroniczną swoich pracowników i 7 na 10 firm (70%) archiwizuje wszystkie przesyłki.
Jednocześnie ponad jedna trzecia firm (36%) aktywnie monitoruje komunikację w systemie IM, a znaczna ich większość (68%) wydała jasne wytyczne dla pracowników dotyczące używania poczty elektronicznej oraz systemu IM.
Są to działania niepopularne wśród tych pracowników, których sposób korzystania z poczty elektronicznej i systemu IM może budzić zastrzeżenia, jednak wprowadzenie nowych przepisów dotyczących odpowiedzialności przedsiębiorstw, takich jak ustawa Sarbanes-Oxley, skłoniło wiele firm do zrewidowania reguł postępowania związanych z komunikacją elektroniczną.
Dotyczy to w szczególności firm z branż, w których działalność jest w wysokim stopniu regulowana przepisami, np. usługi finansowe. Za nieprzestrzeganie wymagań związanych z kontrolą komunikacji grożą im wysokie kary.
Zdaniem firmy Hitachi Data Systems wprowadzenie bardziej rygorystycznych, efektywniejszych systemów zarządzania pocztą elektroniczną jest również kluczem do zmniejszenia kosztów pamięci masowej niezbędnej do obsługi szybko rosnącej liczby wiadomości.
Niedawne badania przeprowadzone przez specjalistów w dziedzinie przechowywania danych wykazały, że wiadomości poczty elektronicznej (wraz z załącznikami) mogą zajmować ponad 40% pamięci masowej przedsiębiorstwa. Badania te wskazują jednak także na znaczne różnice pomiędzy firmami oraz różnymi częściami regionu.
Na przykład wśród firm, które obecnie nie monitorują używania poczty elektronicznej i systemu IM, około 60% nie było w stanie określić terminu wprowadzenia takiej kontroli.
Badanie zwraca również uwagę na ważną kwestię długości okresu przechowywania danych. Mimo, iż nowe przepisy wymagają archiwizowania danych o komunikacji elektronicznej nawet przez osiem lat, tylko 10% polskich firm przechowuje wiadomości e-mail dłużej niż trzy lata.
Jeszcze bardziej niepokoi fakt, że polskie firmy nie przechowują wiadomości IM (instant messaging) dłużej niż trzy lata, a ponad 90% nie archiwizuje ich wcale. Dzieje się tak pomimo tego, że natychmiastowe przekazywanie wiadomości uważane jest za najszybciej rozwijający się środek komunikacji.
Według szacunków analityków w ok. 70% firm działa jakiś rodzaj systemu IM, chociaż nie zawsze zdają one sobie z tego sprawę. Fakt ten uwydatnia problemy działów informatyki związane z zarządzaniem systemami zaprojektowanymi początkowo jako narzędzia komunikacyjne powszechnego użytku4.
*Informacje o sondażu
Badanie przeprowadzono w ramach opracowywania „Skorowidza rozwiązań pamięci masowej” firmy Hitachi Data Systems (Hitachi Data Systems Storage Index), który zostanie opublikowany wiosną 2004 r.
Wyniki opracowano na podstawie 690 anonimowych wywiadów z dyrektorami ds. informatycznych firm z całego regionu EMEA (Europy, Bliskiego Wschodu i Afryki). Badania prowadzono w Austrii, Belgii, Danii, Finlandii, Francji, Hiszpanii, Holandii, Izraelu, Niemczech, Norwegii, Polsce, Republice Południowej Afryki, Szwajcarii, Szwecji, we Włoszech oraz w Wielkiej Brytanii.
