Internal PR to zagadnienie z pogranicza marketingu i HR. Tutaj bowiem cele wizerunkowe łączą się z relacjami pracowniczymi.
Celem wewnętrznego PR jest budowanie właściwego wizerunku firmy w oczach jej pracowników oraz ich otoczenia (np. rodzin). Osiągnięcie tego nie jest jednak możliwe bez sprawnej, dwustronnej komunikacji na linii firma-pracownik. Dlatego też niektórzy specjaliści uważają, że to komunikacja sama w sobie stanowi podstawowy cel wewnętrznego PR.
Teoretycznie zadania PR wewnątrz organizacji są podobne do tych realizowanych na zewnątrz. Osoby dbające o dobrą komunikację powinny otwarcie reagować na szkodliwe informacje (plotki), budować pozytywny wizerunek firmy, dbać o to, by firma była postrzegana jako nowoczesna i rozwijająca się.
O ile jednak w zewnętrznym PR większość odbiorców w typowych sytuacjach nie będzie miało możliwości zauważyć ewentualnych rozbieżności pomiędzy oficjalnym przekazem a rzeczywistą praktyką firmy, o tyle PR wewnętrzny musi być w pełni spójny i autentyczny. Np. jeśli firma kreuje obraz organizacji, która dba o bieżący rozwój pracowników, a w rzeczywistości na szkolenia wysyłana jest jedynie grupka wybranych osób, zatrudnieni szybko wychwycą to „nieporozumienie”, a związane z tym niezadowolenie może przełożyć się choćby na spadek ich zaangażowania.
Badania Harvard Business School pokazują, że ponad 70 proc. kryzysów komunikacyjnych, jakie spotykają firmy, spowodowanych jest przez aktualnych lub byłych pracowników. Tak więc to brak dbałości o dobre relacje przyczynia się do większości problemów.
Wewnętrzny PR powinien uwzględniać zarówno potrzebę „gaszenia pożarów”, a więc doraźnych działań, gdy nagle komunikacja przybiera formę niebezpieczną dla interesów firmy, jak i długofalowe budowanie pozytywnych relacji, by do takich „pożarów” dochodziło jak najrzadziej.
Można to osiągnąć wieloma różnymi sposobami. Oto niektóre z nich.
Mailingi pracownicze – regularnie informujące o sytuacji w firmie, o najważniejszych realizowanych projektach, osiągnięciach, ale także o trudnościach, gdy takie się pojawią.
Tablice informacyjne – zwykłe, korkowe tablice mogą sprawdzić się chociażby w tradycyjnych branżach produkcyjnych i usługowych, szczególnie w odniesieniu do pracowników, którzy w pracy nie korzystają z podłączonych do sieci komputerów. Na tablicach można wywieszać ważne informacje o firmie. Można też na nich przeznaczyć miejsce np. na dowolne ogłoszenia samych pracowników.
Spotkania informacyjne – tablice ani maile nie zastąpią spotkań twarzą w twarz. Spotkania całego zespołu pracowników pełnią nie tylko funkcję informacyjną, ale pozwalają także na przedyskutowanie problematycznych kwestii i wyrażenie emocji. Niektóre spotkania mogą być trudne, ale ich efektem może być oczyszczenie atmosfery. W dobrych chwilach spotkania pozwolą natomiast zjednoczyć zespół wokół osiąganych sukcesów i budować poczucie wspólnoty.
Skrzynki pomysłów – to sposób, który szczególnie chętnie stosowany jest w firmach produkcyjnych. Każdy pracownik może zgłosić swoje własne pomysły w każdym zakresie funkcjonowania firmy. Najczęściej sprowadza się to do usprawnienia procesu produkcji, ale możliwości są znacznie większe. Zgłoszone pomysły mogą brać udział w wewnętrznym konkursie. Pomysłodawcy tych rozwiązań, które zostaną wdrożone, powinni zostać docenieni. Można także stosować skrzynki na anonimowe skargi i wnioski.
Wyjazdy integracyjne i imprezy firmowe – pozwalają nawiązywać przyjacielskie relacje między pracownikami, a więc przyczyniają się do tego, by miejsce pracy było postrzegane jako przyjazne. Dobre relacje sprzyjają sprawnej komunikacji i dobrej współpracy.
W dużych firmach rozważyć można także stworzenie zakładowego czasopisma, portalu internetowego dostępnego wyłącznie dla pracowników lub zamkniętych czatów pozwalających np. na wirtualne dyskusje pomiędzy wszystkimi pracownikami lub między przełożonymi a podwładnymi.
Najważniejsze jednak, by niezależnie od użytych sposobów, zrealizowany został zasadniczy cel – nim zaś jest zgodna i pełna zaangażowania współpraca na rzecz firmy, która wzbudza uznanie i szacunek w oczach tworzących ją pracowników.
