…i w ramach swojej struktury powołała dział monitoringu świadczący usługi dla wszystkich konsultantów agencji i ich klientów. Początki działu sięgają 2001 roku.
Zadaniem jakie postawiono przed działem było usprawnić pracę konsultantów oraz zapewnić jak najszybszą i najpełniejszą obsługę klientów w zakresie wycinków na ich temat. Monitoring z założenia miał być prowadzony na najwyższym, konkurencyjnym dla firm monitoringowych poziomie, dlatego nie mogło być mowy o wycinaniu artykułów. Bazę techniczną stanowił program Lotus Notes, to w nim powstały bazy katalogujące zeskanowane artykuły dotyczące poszczególnych klientów.
Dział od początku również zajmuje się monitoringiem mediów elektronicznych, nagrywane audycje są konwertowane na pliki, które można otworzyć w każdym komputerze. Podstawowym założeniem wszystkich zabiegów było ułatwienie klientowi dostępu do danych. To umożliwia Lotus Notes. Za pośrednictwem hasła klient ma stale dostęp do elektronicznej bazy wycinków, może też na bieżąco śledzić kiedy wycinki się pojawiają.
Baza jest nie tylko zbiorem skanów, ale również dostarcza niezbędnych informacji o każdym wycinku: z jakiego medium pochodzi, jaki jest jego wydźwięk, jakich działań jest rezultatem, jakie słowa kluczowe pojawiają się w jego treści. Każdy z artykułów jest również krótko streszczany.
Początkowo nowy system monitorowania prasy był „testowany” na klientach obsługiwanych przez agencję. Ich zadowolenie i coraz sprawniejsze działanie sprawiło, że wkrótce dział usamodzielnił się i zaczął świadczyć usługi dla klientów niekoniecznie związanych z agencją wcześniejszymi umowami.
Rosnące oczekiwania klientów pociągnęły za sobą rosnące możliwości i aktualnie dział monitoringu współpracuje z szeregiem sprawdzonych partnerów z całej Polski, co pozwala na szybkie dotarcie do prasy regionalnej i lokalnej.
Agencja Ciszewski Public Relations jak każda inna śledziła wydarzenia w branży, tu jednak zrodził się pomysł na stworzenie elektronicznej bazy artykułów branżowych, które byłyby doskonałym archiwum dostępnym również innym agencjom PR.
Sukcesywne monitorowanie branży i publikacji na jej temat pozwoliło stworzyć bazę ok. 1500 zeskanowanych wycinków. Dziś stanowi ona nie tylko archiwum, ale przede wszystkim doskonały materiał do analizy aktywności branży i zmian zachodzących zarówno w branży PR jak i mediach branżowych.
Rok 2001 był bardzo bogaty w artykuły traktujące o warsztacie piarowca i ogólnie polskim rynku PR, były to głównie obszerne publikacje z prasy branżowej i biznesowej.
Ostatecznie rok 2001 zamknięto liczbą 90 wycinków na ten temat. Tematem dominującym i najliczniej reprezentowanym w publikacjach (również w 2002 roku) były przetargi. Okazuje się, że liczba wycinków odpowiada stanowi branży; w roku 2001 odnotowano 145 publikacji, których głównym tematem były przetargi i nowi klienci, rok później było ich już nieco mniej, bo 109. Jeśli jednak tegoroczna tendencja się utrzyma, to pewne ożywienie w branży powinno stać się faktem, gdyż przez trzy miesiące roku odnotowano 36 wycinków na temat przetargów i nowych klientów.
Uboższy w przetargi 2001 rok był również mniej obfity w publikacje warsztatowe i analityczne. Odnotowano o 20 publikacji mniej niż rok wcześniej, jeśli tendencja się utrzyma to ten rok nie powinien być lepszy (6 tekstów do końca marca).
Z roku na rok jest również mniej publikacji informujących o różnych wydarzeniach wewnątrz agencji (nowych działach, zmianach siedzib, podejmowanych działaniach, planach). W 2001 roku odnotowano 94 publikacje o szeroko rozumianym „życiu agencji PR”, w 2002 było ich prawie o połowę mniej.
Kolejnym tematem będącym częstym przedmiotem publikacji są zmiany personalne w branży. Tu raczej nie notuje się dużych wahań w liczbie publikacji, w 2001 było ich 57, w 2002 – 48. Jednak w tym roku było ich już 17, a więc wydaje się, że 2003 będzie rokiem zmian personalnych w branży.
Publikacje na wyżej wymienione tematy to z reguły niewielkie informacje, dystrybuowane przez same zainteresowane agencje, dlatego ich liczba ma jednoznaczne przełożenie na branżową stagnację. Miejmy nadzieję, że dość obfite w publikacje trzy pierwsze miesiące nowego roku będą wprost proporcjonalne do ożywienia w public relations.
Przez ponad dwa lata działania bazy widać wyraźnie, że proporcje między notatkami i artykułami analitycznymi zmieniają się na korzyść tych pierwszych. Jednak jest to związane z innym zjawiskiem na rynku prasy branżowej – powstawania coraz to liczniejszych portali tematycznych. Ostatnio ta liczba nieco się zmniejszyła (przestał działać np. aroundthelines.pl), ale przewaga informacji z internetu jest nadal znacząca.
Dziś baza wycinków branżowych to sposób na śledzenie wydarzeń w „skondensowanej” formie. Agencja Ciszewski Public Relations stworzyła ją po to, by zawsze być na bieżąco, a jednocześnie móc łatwo cofnąć się do minionych wydarzeń bez konieczności przeglądania od nowa czasopism.
Taki system nie mógł długo pozostać tylko do użytku własnego, dlatego agencja postanowiła się nim podzielić z partnerami i innymi agencjami PR. Realizując swoje motto „słowa i czyny” Ciszewski PR stworzył platformę porozumienia i wymiany informacji między ludźmi PR i branży. Platformę, która stale się rozwija, unowocześnia, a jej przyszły charakter i sposób wykorzystania zależy tylko od dobrej woli i pomysłowości Ciszewski Public Relations i jej partnerów, a tego na pewno im nie brakuje.
