7 najczęstszych błędów podczas organizacji eventów

Czy podczas planowania lub organizowania eventu nie lepiej uczyć się na cudzych błędach niż własnych?

Praca przy wydarzeniu, zwłaszcza o dużej skali, może być wyzwaniem. Właśnie dlatego event plannerzy są tak zapracowani, kiedy próbują zarządzać całym procesem – nawet najlepszym profesjonalistom kompletnie zaabsorbowanym pracą, zdarza się przeoczyć niektóre rzeczy.

Uważamy, że przezorny zawsze ubezpieczony, dlatego poniżej wypunktowaliśmy kilka powszechnych oraz tych mniej znanych problemów, które mogą wystąpić podczas wydarzenia. Część z nich to detale, które ostatecznie okazują się dużymi niedogodnościami.

1. Catering: doskonałe jedzenie, złe warunki

Catering występuje zazwyczaj w formie bufetu, stanowiąc integralną część większości wydarzeń. Smaczne jedzenie łączy ludzi, umożliwia lepszą współpracę i dostarcza chwili wytchnienia i orzeźwienia podczas konferencji. Pomimo, że brzmi to tak kusząco i przyjemnie, zły katering może zrujnować Twój event.

Jednym z często wymienianych problemów pojawiających się podczas wydarzenia jest słabe oświetlenie w strefie cateringu. Co prawda robi to wrażenie estetyczne i jedzenie wygląda bardziej atrakcyjnie, ale głodni i zmęczeni uczestnicy mogą nie być w stanie przeczytać nazw zaserwowanych potraw. Co gorsze, czasami dania nie są nazwane w ogóle.

Sytuacja, w której ludzie pytają „mam zgadywać co jem?”, jest nie tylko  niedopuszczalnym nieporozumieniem, ale również stanowi zagrożenie. Wyobrażaź sobie uczestnika uczulonego na dany produkt, który nie jest w stanie sprawdzić czy wchodzi on w skład posiłku. Wielu ludzi jest na różnych dietach – nieważne czy jest to dieta wegetariańska czy wegańska – te osoby są bardzo wyczulone na widoczność i informacje na temat zapewnionego pożywienia.

2. Kwestie organizacyjne – kontent

Udostępniana treść jest kluczowa podczas każdego wydarzenia. Zazwyczaj zapewnia ona frekwencję i przyciąga uczestników, stanowiąc wartość również po zakończeniu eventu. Niestety zdarza się, że materiały przygotowane do zaprezentowania nie są dostępne lub docierają do osoby odpowiedzialnej na chwilę przed samym wydarzeniem. Prowadzi to do nieprzyjemnych niespodzianek, gdy okazuje się, że coś nie działa lub typ pliku nie jest wspierany przez dane oprogramowanie.

Grupa techników próbujących naprawić usterkę i przywrócić wszystko na właściwy tor – to dość duża wpadka. W dodatku każdy się niecierpliwi, począwszy od prelegentów, przez organizatorów, do uczestników. Oczywiście to naturalne, że technologia czasami zawodzi, jednak takie sytuacje nie powinny się nigdy zdarzyć, gdyż można je łatwo przewidzieć i im zapobiec.

3. Diabeł tkwi w szczegółach

Podczas planowania eventu nietrudno się pogubić, co również jest naturalne i zdarza się dość często – jednak nie musi tak być. Kluczowa kwestia: scenariusz wydarzenia. Wszystkie procesy, procedury, zadania i ramy czasowe, jak również ludzie powinni być zawarci w szczegółowym planie – scenariuszu wydarzenia.

Powszechnym błędem jest wysyłanie szczegółów eventu w formie scenariusza chwilę przed rozpoczęciem albo, co gorsze, nie przygotowanie go w ogóle, myśląc, że jest po prostu zbędny. Wręcz przeciwnie. Sytuacja, gdy nie ma przygotowanego planu skutkuje brakiem informacji na temat ilości występujących prelegentów, momentu ich wystąpień, rodzaju mikrofonu, którego potrzebują i wielu innych niewielkich zagadnień, które tak naprawdę są bardzo grają ważną rolę i mają znaczący wpływ na całość wydarzenia.

4. Obsługa techniczna w potrzebie

Jako event planner nie możesz dopuścić do sytuacji, w której obsługa techniczna wydarzenia jest głodna. Wielu organizatorów po prostu zapomina, bądź nawet nie myśli o tym, że ci ludzie wkładają wiele ciężkiej pracy oraz starań, aby wydarzenie okazało się sukcesem. Czasami trwa to kilkanaście godzin, bez żadnej przerwy. Podstawowe potrzeby zatrudnionych przez Ciebie osób są tak ważne, jak samo wydarzenie – o ile nie ważniejsze. Tak naprawdę sukces eventu zależy od obecnej na nim zespołu organizacyjnego, jego umiejętności oraz zaangażowania.

5. Niech się dzieje co chce, czyli brak osoby odpowiedzialnej

Jak często zdarza się, że coś idzie nie tak lub ktoś nagle się źle poczuje? Nieważne czy wydarzenie jest wielką konferencją czy małym spotkaniem, zawsze musi być obecny organizator, gotowy zareagować w odpowiedni sposób. Praca nad wydarzeniem to nie tylko planowanie i organizacja – kluczową częścią jest jego przebieg! Wymaga to ciągłej kontroli i gotowości, a w razie wystąpienia problemu – szybkiej reakcji.

6. Przezorny zawsze ubezpieczony

Brace yourself, winter is coming. Zima albo burza, lub silny wiatr. Nawet jeśli pogoda w dzisiejszych czasach jest bardzo precyzyjne przewidywana, tak naprawdę zawsze może Cię zaskoczyć. Co więcej, nie możesz wykluczyć możliwości wystąpienia technicznych usterek, takich jak nagły brak prądu. Event plannerzy nie zawsze biorą pod uwagę nagłe wypadki albo kryzysowe sytuacje, myśląc: Wszystko jest dokładnie zaplanowane, więc pójdzie gładko, prawda? Oby tak było! Jednak odpowiedzialny organizator powinien zadbać o środki zapobiegawcze tak samo jak o bezpieczeństwo. To kluczowe, aby upewnić się, że miejsce wydarzenia jest w stanie sprostać wszystkim wymaganiom. O dziwo, generator prądu powinien załatwić sprawę, ratując całe przedsięwzięcie.

7. Źle zaplanowany budżet

W większości przypadków jedyną rzeczą, która ogranicza event plannerów jest ich wyobraźnia… i budżet. W istocie, budżet gra pierwszoplanową rolę – dlatego tak ważne jest, aby go odpowiednio zaplanować. Niektórzy organizatorzy miewają z tym problem. Jeśli Twoje wydarzenie rozrośnie się za bardzo, pochłonie cały Twój budżet. Z drugiej strony musisz być pewny, że przeznaczyłeś wystarczająco dużo środków, aby wszystko wyszło dobrze i według planu.

Ważne: zadbaj o wszystkie szczegóły, trzymając się jednocześnie ustalonego budżetu. Zdarza się, że dzień przed wydarzeniem organizatorzy rezygnują z części profesjonalnego wyposażenia albo całkowicie zmieniają koncepcję eventu. Przyczyna? Przekroczony budżet. Nie tylko jest to stresujące i męczące, ale również niepotrzebne i łatwe do uniknięcia.

Rzeczą ludzką jest popełniać błędy i każdy się czasem myli, w tym również event plannerzy. Jednakże jako profesjonalista, powinieneś polepszać i rozwijać swoje umiejętności organizatorskie – rozszerzając listę potencjalnych niepowodzeń, którym łatwo zapobiec.