Jak Covid-19 zmieni sposób naszej pracy? – komentarze ekspertów

Po pierwsze – upowszechnienie pracy zdalnej

To, co zmienia obecna sytuacja, to powszechność pracy zdalnej. Dotyczy to także branży IT, która – gdy nastał czas pandemii – miała o tyle komfortową sytuację, że od dawna była przyzwyczajona do współpracy z rozproszonymi zespołami i miała wypracowane procedury sprawnego działania. O ile do tej pory standardem była praca zdalna przez jeden dzień w tygodniu, o tyle teraz proporcje te mogą się odwrócić. Wracanie na siłę do “starego” porządku nie ma zbyt wiele sensu. Warto wyciągnąć wnioski z obserwowania efektywności swoich organizacji z ostatnich tygodni i dopracować model działania.

Po drugie – nacisk na lepsze planowanie pracy

W dobie zaawansowanych narzędzi do współdzielenia zadań, wyzwaniem nie jest sama praca zdalna, ale “zgranie” wszystkich członków zespołu, by np. pracowali w podobnych godzinach. Ustalenie dobrych praktyk dotyczących organizacji miejsca pracy (gdziekolwiek ono się znajdzie) oraz odpowiednich zasad w zespołach w postaci tzw. “team agreements” to absolutny priorytet organizacji w nowej normalności. Zespoły wewnętrzne oraz klienckie powinny mieć swobodę w ustalaniu swojego rytmu i zasad komunikacji, który dla nich jest najlepszy. Nie ma jednego rozwiązania dobrego dla wszystkich.

Po trzecie – zmiana formatu spotkań

Duża liczba spotkań online potrafi obecnie przytłoczyć i zmęczyć fizycznie. Firmy mają dużą szansę na dopracowanie swojej organizacji pracy, a w szczególności formatów spotkań. Wielokrotnie miały one złą formułę, brak określonego celu, zbyt szerokie grono uczestników, były mało wydajne. Zamiast angażować do dyskusji i działania, zabierały tylko dużo cennego czasu.

Po czwarte – nowy wymiar integracji

Gdy pracownicy nie spotykają się na co dzień, a imprezy integracyjne będą mocno ograniczone jeszcze przez jakiś czas, wyzwaniem może być także dbanie o pozytywną atmosferę w pracy. Na początku społecznej izolacji w 7N dostarczyliśmy naszym pracownikom i konsultantom kwiaty, symboliczny las w słoiku czy “zestaw przetrwalnikowy” z kawą i herbatą. W “nowej normalności” pracownicy docenią drobne gesty. Do spotkań osobistych na co dzień wrócimy i nadal będą one potrzebne, ale pewnie w innym rytmie.

Po piąte – autonomia wynikająca z zaufania

Nowa organizacja pracy sprawi, że jeszcze bardziej na znaczeniu zyska kultura i wartości firmy. Dlatego tak ważny okaże się dobór osób, które faktycznie podzielają wartości ważne dla organizacji. Wówczas, zamiast kontrolować pracowników i drobiazgowo śledzić postępy w wykonywanych zadaniach, można oprzeć się na zaufaniu i w ten sposób zapewnić wysoką jakość realizowanych zadań. To właśnie będzie wyróżniać najlepsze “miejsca” i “e-miejsca” pracy.

Praca w biurze: na całym świecie trwa rewolucja, w IT – ewolucja

Adam Jaszkowski, Workspace Consultant w HB Reavis:

Na całym świecie masowy home office oznacza dla przestrzeni biurowych rewolucję. Gdy wrócimy do biur, nie będziemy z nich korzystać tak samo. Na horyzoncie już rysują się nowe trendy, które widać wyraźniej m.in. w sektorze IT.

Na ten moment nie wiemy jeszcze, jak dokładnie zmieni się praca w przestrzeni biurowej. Zarysowują się już jednak pewne pomysły i strategie, które odcisną piętno na tym, jak będziemy korzystać z biur w najbliższej przyszłości. Szukając odpowiedzi warto zwrócić uwagę m.in. na firmy z branży IT, które od wielu lat wyznaczają trendy odnośnie przestrzeni biurowych.

Nowa normalność

Wszystko wskazuje na to, że ogólnoświatowy eksperyment związany z pracą zdalną zakończy się pozytywnie. Home office już nie będzie tylko czymś, na co firmy pozwalają raz w tygodniu w ramach nagrody, ale wejdzie na stałe do form wykonywania obowiązków.Oznacza to, że pracownicy będą bywać w biurze dużo rzadziej niż w czasach „przed pandemią”.

Tym bardziej, że obowiązujące przepisy mocno ograniczyły zagęszczenie pracowników w przestrzeni. Zgodnie z rozporządzeniem, odstęp pomiędzy stanowiskami pracy powinien wynosić minimum 1,5 metra. To oznacza mniejszą ich liczbę, ograniczenia w jednoczesnym korzystaniu z sal spotkań czy też mniej osób, które mogą znajdować się w strefach nieformalnych. Dla wielu firm oznacza to przejście na rotacyjny tryb pracy i określenie, kiedy poszczególne działy, czy ich przedstawiciele, mogą pracować w biurze.

Dla niektórych branż taka rewolucyjna zmiana będzie jednak postrzegana bardziej jako ewolucja. Przykładem może być sektor IT, który przez wiele lat wyznaczał standardy w organizacji przestrzeni biurowej. Zaczęło się od tworzenia atrakcyjnych przestrzeni biurowych jako sposobów na przyciągniecie najlepszych pracowników. Biura gigantów technologicznych, np. Google, stawiane było przez wiele lat za wzór. Z czasem również elastyczne godziny pracy i zdalny tryb pracy stały się elementem charakterystycznym dla branży IT – dzięki wykorzystaniu technologii, można prowadzić rozmowy niezależnie od naszej lokalizacji. Z naszych wieloletnich badań przeprowadzonych z Klientami HB Reavis Poland wynika, że o wysokim stopniu atrakcyjności danego pracodawcy decyduje właśnie m.in. elastyczne podejście do pracy zdalnej. Dziś wszyscy podążają w tym kierunku.

Biuro naszą tarczą

Obecnie przestrzeń biurowa powinna być bezpiecznym otoczeniem, które wspiera użytkowników w wykonywaniu codziennych obowiązków. Dla naszych najemców certyfikaty budynkowe WELL, czy BREAM stały się istotne jak nigdy dotąd w kwestii ochrony zdrowia pracowników. Świadczą one bowiem o gwarancji wysokiego komfortu i zdrowego otoczenia.

Dostrzegamy także zainteresowanie technologią, która umożliwi poruszanie się po budynku bezdotykowo. Odpowiednie czujniki zbadają warunki panujące w biurze, takie jak temperatura, wilgotność czy stężenie dwutlenku węgla, które mają wpływ na naszą odporność. Odpowiednie sensory wskażą także, które przestrzenie są wykorzystywane zwiększą intensywnością. To ważna informacja dla osób zajmujących się sprzątaniem biura.

Nie tylko praca zdalna

W Polsce powoli zaczyna się odmrażanie gospodarki. Czas pokaże, jakie zmiany zostaną trwale wdrożone. Dość sceptycznie podchodzę do scenariusza, w którym wszyscy pracownicy przestawiają się wyłącznie na pracę zdalną. Firmy na pewno będą poszukiwać optymalizacji przestrzeni, analizując jej dotychczasowe wykorzystanie.

Niemniej, praca zdalna nie zastąpi pracy w biurze. O ile bowiem home office sprzyja skupieniu, o tyle dystans między pracownikami może utrudniać współpracę oraz realizację zadań angażujących specjalistów z różnych dziedzin. Dodatkowo w wirtualnej komunikacji umyka ważny aspekt – atmosfera pracy. Dla bardzo wielu firm, także tych z branży IT, to ważny element kultury organizacji, który pozwala zbudować zaangażowanie pracownika. Pytanie, jak sobie z tym poradzić, gdy jedyną formą kontaktu są wideo konferencje?