Jak często masz poczucie tego, że czas spędzony w pracy przecieka Ci przez palce, że znów nic nie udało Ci się zrobić – podczas gdy zobowiązania piętrzą się przed Tobą? Jeśli Twoja odpowiedź brzmi: „często”, koniecznie powinieneś przeczytać ten poradnik.
Pamiętaj też – nawet jeśli nie masz kłopotów z zarządzaniem czasem – i tak możesz pracować jeszcze efektywniej. Wystarczy przestrzegać pięciu poniższych zasad.
Określ swoje priorytety
Gdy czeka Cię wiele zadań i doskonale zdajesz sobie sprawę z tego, że nie ma co marzyć o zrealizowaniu ich wszystkich – ustal priorytety. Postaraj się wykonać najistotniejsze obowiązki, jeśli wystarczy czasu – potem przejdziesz do tych mniej ważnych.
Planuj dzień
Koniecznie prowadź terminarz – i co ważniejsze – prowadź go dobrze. Działania priorytetowe zapisuj na samej górze, by jak najszybciej od nich zacząć. Na każdą czynność przeznaczaj ściśle określony czas, ustalając przy tym bufory bezpieczeństwa (na przykład 15 minut więcej).
Staraj się przestrzegać ustalonego planu, ale jeśli coś się „posypie”, nie rezygnuj z tego powodu ze wszystkiego. Plan trzeba na bieżąco korygować nawet kilka razy dziennie, pod wpływem różnych, trudnych do przewidzenia okoliczności. Nie zmienia to jednak faktu, że terminarz jest bardzo cenną pomocą.
Doceniaj postępy
Niektóre osoby, które mają trudności z dotrzymywaniem terminów, mają też problem z docenianiem siebie za to, czego dokonały. Może właśnie w tym tkwi problem prokrastynacji (ciągłego odkładania spraw na później)?
Jeśli praca nie wiąże się z wewnętrzną nagrodą, jaką jest satysfakcja z dobrze wykonanego zadania, ulatnia się również motywacja do dalszych działań. Jedyny sposób to najzwyczajniej w świecie chwalić siebie za dobrze wykonaną pracę.
Skup się na jednym
Wielozadaniowość to mit. Nie da się robić jednocześnie kilku rzeczy równie dobrze. To oszukiwanie samego siebie. Bierzesz się za kilka spraw i tłumaczysz sobie, że przecież wszystkim po trochu się zajmujesz, więc dzięki temu masz mniejsze zaległości. To nie jest prawda. Okłamujesz się. Wielozadaniowość w działaniu jedynie Cię zmęczy – na pewno nie jest metodą na to, by pracować efektywnie.
Pamiętaj: śmierć „rozpraszaczom”
Wcale nie musisz sprawdzać maila co 15 minut. Nie musisz także co 5 minut wchodzić na Facebooka. Wyłącz pocztę, wyłącz przeglądarkę internetową. Jeśli to problem, ustal, że możesz je uruchamiać raz na godzinę. Ale prawdziwym perfekcjonistą okażesz się dopiero wtedy, gdy np. zaczniesz czytać i odpowiadać na maile zbiorczo, 3-4 razy w ciągu dnia pracy.
Jeśli nie od razu uda Ci się zrealizować te założenia – nie zniechęcaj się! Próbuj, w końcu się uda. Pracuj efektywnie!