21 kwietnia 2009 r. w Fabryce Trzciny w Warszawie odbyło się spotkanie założycielskie, na które przybyły 52 osoby, które wcześniej wypełniły deklarację członkowską i tym samym wyraziły chęć przystąpienia do stowarzyszenia. Wśród nich byli przedstawiciele takich firm jak Haxel Events&Incentive czy 5 Stars Club Business Travel. Wszyscy złożyli podpisy na liście założycielskiej, która stanowić będzie jeden z dokumentów niezbędnych do rejestracji stowarzyszenia.
Najważniejszym celem spotkania był wybór władz stowarzyszenia i komisji rewizyjnej oraz zatwierdzenie statutu. Wszyscy jednogłośnie wybrali pięciu kandydatów do zarządu, zasugerowanych przez komitet założycielski oraz pięć osób do komisji rewizyjnej, które zgłosiły się spośród zebranych na sali osób. W skład zarządu weszli ostatecznie: Monika Krusiewicz (inicjatorka powstania Event Managers Club), Andrzej Bagniuk (właściciel firmy Andrus), Jakub Kadłubowski (event manager z firmy Rubikon Media), Marta Szdowiak (PR&Marketing Manager z Kombinatu Artystycznego) oraz Jarosław Figiel (właściciel firmy Exploruj.pl). Członkowie komisji rewizyjnej to: Adam Zagajewski, Dariusz Lermer, Jolanta Miśkiewicz, Marcin Radwański i Oskar Burchard.
Jednogłośnie przyjęto również statut, z którym można było w ciągu ostatniego miesiąca zapoznać się na stronie Stowarzyszenia. Cele, jakie stawia sobie Stowarzyszenie, to integracja i konsolidacja branży eventowej, podnoszenie kwalifikacji osób pracujących w branży eventowej, wypracowanie standardów działania między wszystkimi podmiotami, które mają wpływ na organizację eventu, opracowanie kodeksu etyki zawodowej oraz popularyzacja eventu jako narzędzia biznesowego.