Usługodawcy internetowi
Kiedy decydujemy się na wysłanie mailingu przy pomocy portalu internetowego, zazwyczaj nie musimy się już martwić o program, którym wyślemy wiadomości. Udostępniając bazę adresową portale jednocześnie oferują samodzielne rozesłanie mailingu przy użyciu własnych programów. Jeśli jednak zdecydujemy się na samodzielne wysłanie wiadomości do wyselekcjonowanej grupy docelowej, konieczne będzie użycie specjalistycznego programu.
Programy do wysyłania mailingu
Większość standardowych klientów pocztowych umożliwia dodanie wielu odbiorców danej wiadomości w polach DO, DW i UDW. Jednakże aby mailing był w pełni skuteczny, wiadomość musi sprawiać wrażenie przygotowanej specjalnie i jedynie dla osoby, która ją odebrała. Kiedy odbiorca mailingu zorientuje się, że dostał mail wysłany jednocześnie do tysiąca osób, będzie mniej skłonny do zwrócenia uwagi na ofertę, gdyż nie poczuje się w żaden sposób wyróżniony przez nadawcę.
Spersonalizowany mailing można oczywiście wysłać „ręcznie”, tworząc nowe wiadomości w naszym kliencie pocztowym, wpisując odpowiednią treść i wysyłając. Jest to jednak sposób czasochłonny i przy większej liczbie adresów, na które chcemy wysłać wiadomość, warto skorzystać z przeznaczonego do tego celu profesjonalnego narzędzia. Niestety, standardowy w wielu przedsiębiorstwach Outlook nie daje wielkich możliwości do wysyłania mass mailingu.
Na rynku dostępnych jest wiele programów do korespondencji masowej, zarówno płatnych, jak i darmowych. Jednym z nich jest freewarowy AnoMail2007. Bardziej zaawansowane narzędzia oferują szereg funkcji podnoszących jakość naszej wiadomości, przykładowo wstawiając na początku wiadomości powitanie z imieniem bądź imieniem i nazwiskiem adresata, a wybrane słowa w treści odmieniając zgodnie z płcią adresata. Wszystko zależy więc od naszych potrzeb i od wymaganych funkcji. Jeśli mamy zamiar wysłać mailing do kilkunastu tysięcy odbiorców, a dysponujemy ograniczonymi środkami, to warto pomyśleć o wykupieniu tymczasowej licencji.
Pola DO, DW i UDW
Po co korzystać ze specjalnego narzędzia, skoro można wstawić wszystkie adresy w polach DO/DW/UDW np. w kliencie pocztowym MS Outlook? Perswazyjna treść maila jest oczywiście bardzo istotna, ale to nie jedyny warunek konieczny do stworzenia skutecznego mailingu. Adresat tej formy marketingu bezpośredniego musi mieć poczucie, że wiadomość została przygotowana tylko i wyłącznie do niego.
Jeżeli wstawimy wszystkie adresy w polu DO, to wszyscy odbiorcy naszej wiadomości zobaczą też dane innych adresatów, co sprawi, że nasza oferta w najlepszym przypadku zostanie od razu usunięta przez użytkownika, wizerunek firmy ucierpi, a w najgorszym zostanie wychwycona przez filtr antyspamowy i w ogóle nie trafi do potencjalnego klienta.
Jeżeli wszystkie adresy wstawimy w polu UDW, to nie będą one widoczne dla odbiorców wiadomości. Jednakże, w polu DO mimo wszystko musi być wpisany jakiś adres – jeżeli pole pozostawimy puste, to z dużym prawdopodobieństwem nasz mail zostanie przechwycony przez filtr antyspamowy i usunięty.
Tylko przy pomocy narzędzi przygotowanych do wysyłania mass mailingu możemy osiągnąć zamierzony efekt, to znaczy w polu DO adresat zobaczy wyłącznie swoje imię i nazwisko wraz z adresem email, dzięki czemu nasza wiadomość będzie miała personalny charakter.
Pole OD
Nie mniej ważne od pola DO jest pole OD, gdyż to ono prawdopodobnie zadecyduje, czy odbiorca otworzy wiadomość, czy usunie ją bez przeczytania. Warto rozważyć, aby w polu nadawcy widniało imię i nazwisko, a nie jedynie nazwa firmy czy jej działu. Ludzie wolą mieć poczucie, że email został wysłany do nich osobiście przez człowieka, natomiast wiadomości adresowane przez firmę lub departament uznają za bezosobowe i spada ich motywacja do zainteresowania ofertą. Nie jest istotne, czy osoba figurująca w polu OD jest to osoba obsługująca program do mass mailingu, kierownik projektu czy specjalista do spraw marketingu bezpośredniego – ważne, aby ten nadawca nie zmieniał się, dzięki czemu adresat będzie miał wrażenie, że zawsze kontaktuje się z nim ta sama osoba. Wrażenie spersonalizowanej wiadomości zostanie spotęgowane, jeśli nadawca użyje osobistego adresu mail, tzn. w formie imie.nazwisko@domena.
Temat
Temat współdecyduje o tym, czy mail zostanie odczytany, czy usunięty – ta decyzja jest podejmowana przez adresata w ułamku sekundy. Ważne więc, żeby temat był krótki, treściwy i zachęcający do przeczytania całej wiadomości. Temat to wizytówka, która ma nakłonić do nawiązania kontaktu, tak jak nagłówki w gazetach mają zachęcić do kupna gazety i przeczytania artykułu. Jeśli intryguje, prowokuje do działania a nawet szokuje, to lepiej spełnia swoją rolę. Personalizacja tematu poprzez użycie w nim imienia i nazwiska może być dodatkowym atutem, ale tylko pod warunkiem, że nie jest wprowadzona na siłę i brzmi naturalnie. Należy pamiętać, aby tytuł nie był zbyt długi, gdyż większość klientów pocztowych wyświetla ograniczoną ilość znaków (40-50). Ponadto powinno unikać się słów takich jak: okazja, superoferta, za darmo itd., gdyż filtry antyspamowe uznają maile o takich tematach za niechciane i automatycznie usuwają. To samo tyczy się wykrzykników, dużej ilości spacji i pisania wielkimi literami (z caps-lockiem)
Treść
Pierwszy akapit w treści listu decyduje o tym, czy adresat będzie czytał wiadomość dalej, czy nie. Dlatego, podobnie jak temat, powinien on być swojego rodzaju nagłówkiem tekstu. Ponadto, zamierzony efekt łatwiej osiągnąć, jeśli treść będzie spersonalizowana. Chodzi o wywołanie w odbiorcy uczucia, że wiadomość i oferta są od początku do końca przygotowane właśnie dla niego i tylko dla niego. Jeśli nie mamy możliwości skorzystania ze specjalistycznego narzędzia, które w odpowiednich miejscach wstawi imię adresata lub zwroty Pan/Pani oraz stosownie odmieni czasowniki przez rodzaje, to przynajmniej powinniśmy zwracać się do adresata w liczbie pojedynczej. Zwracanie się do odbiorcy po imieniu pomaga w budowie więzi z nadawcą i podnosi prawdopodobieństwo, że skorzysta on z naszej oferty.
Rozmiar ma znaczenie
Należy zwrócić uwagę, aby rozsyłana przez nas wiadomość miała ograniczony rozmiar, gdzie górną granicą jest około 50 kilobajtów. Ma to znaczenie przede wszystkim dla użytkowników słabej jakości łączy, którzy z góry ograniczają pobieranie maili do określonego rozmiaru. Jeśli koniecznie chcemy załączyć jakiś duży dokument, to lepiej umieścić go na serwerze internetowym, a do wiadomości wstawić jedynie odnośnik – dzięki temu zainteresowani będą mogli pobrać plik z Internetu, a my nie obciążymy dodatkowo naszego maila.
Zobacz:
Jak stworzyć mailing? Część pierwsza.
Udostępnianie bazy adresowej i wysyłanie mailingu przez Mediarun