{"id":186252,"date":"2019-01-30T09:13:35","date_gmt":"2019-01-30T08:13:35","guid":{"rendered":"https:\/\/mediarun.com\/pl\/?p=186252"},"modified":"2019-02-13T09:50:20","modified_gmt":"2019-02-13T08:50:20","slug":"7-najczestszych-bledow-podczas-organizacji-eventow","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/mediarun.com\/pl\/marketing\/poradnik\/7-najczestszych-bledow-podczas-organizacji-eventow.html","title":{"rendered":"7 najcz\u0119stszych b\u0142\u0119d\u00f3w podczas organizacji event\u00f3w"},"content":{"rendered":"

Czy podczas planowania lub organizowania eventu nie lepiej uczy\u0107 si\u0119 na cudzych b\u0142\u0119dach ni\u017c w\u0142asnych?<\/span><\/p>\n

Praca przy wydarzeniu, zw\u0142aszcza o du\u017cej skali, mo\u017ce by\u0107 wyzwaniem. W\u0142a\u015bnie dlatego event plannerzy s\u0105 tak zapracowani, kiedy pr\u00f3buj\u0105 zarz\u0105dza\u0107 ca\u0142ym procesem – nawet najlepszym profesjonalistom kompletnie zaabsorbowanym prac\u0105, zdarza si\u0119 przeoczy\u0107 niekt\u00f3re rzeczy.<\/p>\n

Uwa\u017camy, \u017ce przezorny zawsze ubezpieczony, dlatego poni\u017cej wypunktowali\u015bmy kilka powszechnych oraz tych mniej znanych problem\u00f3w, kt\u00f3re mog\u0105 wyst\u0105pi\u0107 podczas wydarzenia. Cz\u0119\u015b\u0107 z nich to detale, kt\u00f3re ostatecznie okazuj\u0105 si\u0119 du\u017cymi niedogodno\u015bciami.<\/p>\n

 <\/p>\n

 <\/p>\n


\n1.\u00a0<\/strong>Catering: doskona\u0142e jedzenie, z\u0142e warunki<\/b><\/p>\n

Catering wyst\u0119puje zazwyczaj w formie bufetu, stanowi\u0105c integraln\u0105 cz\u0119\u015b\u0107 wi\u0119kszo\u015bci wydarze\u0144. Smaczne jedzenie \u0142\u0105czy ludzi, umo\u017cliwia lepsz\u0105 wsp\u00f3\u0142prac\u0119 i dostarcza chwili wytchnienia i orze\u017awienia podczas konferencji. Pomimo, \u017ce brzmi to tak kusz\u0105co i przyjemnie, z\u0142y katering mo\u017ce zrujnowa\u0107 Tw\u00f3j event.<\/span>
\n<\/span>
\n<\/span>Jednym z cz\u0119sto wymienianych problem\u00f3w pojawiaj\u0105cych si\u0119 podczas wydarzenia jest s\u0142abe o\u015bwietlenie w strefie cateringu. Co prawda robi to wra\u017cenie estetyczne i jedzenie wygl\u0105da bardziej atrakcyjnie, ale g\u0142odni i zm\u0119czeni uczestnicy mog\u0105 nie by\u0107 w stanie przeczyta\u0107 nazw zaserwowanych potraw. Co gorsze, czasami dania nie s\u0105 nazwane w og\u00f3le. <\/span><\/p>\n

Sytuacja, w kt\u00f3rej ludzie pytaj\u0105 \u201emam zgadywa\u0107 co jem?\u201d, jest nie tylko \u00a0niedopuszczalnym nieporozumieniem, ale r\u00f3wnie\u017c stanowi zagro\u017cenie. Wyobra\u017ca\u017a sobie uczestnika uczulonego na dany produkt, kt\u00f3ry nie jest w stanie sprawdzi\u0107 czy wchodzi on w sk\u0142ad posi\u0142ku. Wielu ludzi jest na r\u00f3\u017cnych dietach – niewa\u017cne czy jest to dieta wegetaria\u0144ska czy wega\u0144ska – te osoby s\u0105 bardzo wyczulone na widoczno\u015b\u0107 i informacje na temat zapewnionego po\u017cywienia.<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

 <\/p>\n


\n2.<\/strong>\u00a0Kwestie organizacyjne – kontent<\/b>
\n<\/b><\/p>\n

Udost\u0119pniana tre\u015b\u0107 jest kluczowa podczas ka\u017cdego wydarzenia. Zazwyczaj zapewnia ona frekwencj\u0119 i przyci\u0105ga uczestnik\u00f3w, stanowi\u0105c warto\u015b\u0107 r\u00f3wnie\u017c po zako\u0144czeniu eventu. Niestety zdarza si\u0119, \u017ce materia\u0142y przygotowane do zaprezentowania nie s\u0105 dost\u0119pne lub docieraj\u0105 do osoby odpowiedzialnej na chwil\u0119 przed samym wydarzeniem. Prowadzi to do nieprzyjemnych niespodzianek, gdy okazuje si\u0119, \u017ce co\u015b nie dzia\u0142a lub typ pliku nie jest wspierany przez dane oprogramowanie.<\/p>\n

Grupa technik\u00f3w pr\u00f3buj\u0105cych naprawi\u0107 usterk\u0119 i przywr\u00f3ci\u0107 wszystko na w\u0142a\u015bciwy tor – to do\u015b\u0107 du\u017ca wpadka. W dodatku ka\u017cdy si\u0119 niecierpliwi, pocz\u0105wszy od prelegent\u00f3w, przez organizator\u00f3w, do uczestnik\u00f3w. Oczywi\u015bcie to naturalne, \u017ce technologia czasami zawodzi, jednak takie sytuacje nie powinny si\u0119 nigdy zdarzy\u0107, gdy\u017c mo\u017cna je \u0142atwo przewidzie\u0107 i im zapobiec.<\/p>\n

 <\/p>\n

 <\/p>\n

 <\/p>\n

3. Diabe\u0142 tkwi w szczeg\u00f3\u0142ach<\/b>
\n<\/b><\/p>\n

Podczas planowania eventu nietrudno si\u0119 pogubi\u0107, co r\u00f3wnie\u017c jest naturalne i zdarza si\u0119 do\u015b\u0107 cz\u0119sto – jednak nie musi tak by\u0107. Kluczowa kwestia: scenariusz wydarzenia. Wszystkie procesy, procedury, zadania i ramy czasowe, jak r\u00f3wnie\u017c ludzie powinni by\u0107 zawarci w szczeg\u00f3\u0142owym planie – scenariuszu wydarzenia.<\/p>\n

\u00a0<\/span><\/p>\n

Powszechnym b\u0142\u0119dem jest wysy\u0142anie szczeg\u00f3\u0142\u00f3w eventu w formie scenariusza chwil\u0119 przed rozpocz\u0119ciem albo, co gorsze, nie przygotowanie go w og\u00f3le, my\u015bl\u0105c, \u017ce jest po prostu zb\u0119dny. Wr\u0119cz przeciwnie. Sytuacja, gdy nie ma przygotowanego planu skutkuje brakiem informacji na temat ilo\u015bci wyst\u0119puj\u0105cych prelegent\u00f3w, momentu ich wyst\u0105pie\u0144, rodzaju mikrofonu, kt\u00f3rego potrzebuj\u0105 i wielu innych niewielkich zagadnie\u0144, kt\u00f3re tak naprawd\u0119 s\u0105 bardzo graj\u0105 wa\u017cn\u0105 rol\u0119 i maj\u0105 znacz\u0105cy wp\u0142yw na ca\u0142o\u015b\u0107 wydarzenia. <\/span>
\n<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

 <\/p>\n


\n4. Obs\u0142uga techniczna w potrzebie<\/b>
\n<\/span><\/p>\n

Jako event planner nie mo\u017cesz dopu\u015bci\u0107 do sytuacji, w kt\u00f3rej obs\u0142uga techniczna wydarzenia jest g\u0142odna. Wielu organizator\u00f3w po prostu zapomina, b\u0105d\u017a nawet nie my\u015bli o tym, \u017ce ci ludzie wk\u0142adaj\u0105 wiele ci\u0119\u017ckiej pracy oraz stara\u0144, aby wydarzenie okaza\u0142o si\u0119 sukcesem. Czasami trwa to kilkana\u015bcie godzin, bez \u017cadnej przerwy. Podstawowe potrzeby zatrudnionych przez Ciebie os\u00f3b s\u0105 tak wa\u017cne, jak samo wydarzenie – o ile nie wa\u017cniejsze. Tak naprawd\u0119 sukces eventu zale\u017cy od obecnej na nim zespo\u0142u organizacyjnego, jego umiej\u0119tno\u015bci oraz zaanga\u017cowania.
\n<\/span>
\n<\/b><\/b><\/p>\n

 <\/p>\n

 <\/p>\n


\n5. Niech si\u0119 dzieje co chce, czyli brak osoby odpowiedzialnej<\/strong>
\n<\/span><\/p>\n

Jak cz\u0119sto zdarza si\u0119, \u017ce co\u015b idzie nie tak lub kto\u015b nagle si\u0119 \u017ale poczuje? Niewa\u017cne czy wydarzenie jest wielk\u0105 konferencj\u0105 czy ma\u0142ym spotkaniem, zawsze musi by\u0107 obecny organizator, gotowy zareagowa\u0107 w odpowiedni spos\u00f3b. Praca nad wydarzeniem to nie tylko planowanie i organizacja – kluczow\u0105 cz\u0119\u015bci\u0105 jest jego przebieg! Wymaga to ci\u0105g\u0142ej kontroli i gotowo\u015bci, a w razie wyst\u0105pienia problemu – szybkiej reakcji.
\n<\/span>
\n<\/span><\/b><\/p>\n

 <\/p>\n

 <\/p>\n


\n6. Przezorny zawsze ubezpieczony<\/strong>
\n<\/span><\/p>\n

Brace yourself, winter is coming. Zima albo burza, lub silny wiatr. Nawet je\u015bli pogoda w dzisiejszych czasach jest bardzo precyzyjne przewidywana, tak naprawd\u0119 zawsze mo\u017ce Ci\u0119 zaskoczy\u0107. Co wi\u0119cej, nie mo\u017cesz wykluczy\u0107 mo\u017cliwo\u015bci wyst\u0105pienia technicznych usterek, takich jak nag\u0142y brak pr\u0105du. Event plannerzy nie zawsze bior\u0105 pod uwag\u0119 nag\u0142e wypadki albo kryzysowe sytuacje, my\u015bl\u0105c: Wszystko jest dok\u0142adnie zaplanowane, wi\u0119c p\u00f3jdzie g\u0142adko, prawda?<\/span><\/i> Oby tak by\u0142o! Jednak odpowiedzialny organizator powinien zadba\u0107 o \u015brodki zapobiegawcze tak samo jak o bezpiecze\u0144stwo. To kluczowe, aby upewni\u0107 si\u0119, \u017ce miejsce wydarzenia jest w stanie sprosta\u0107 wszystkim wymaganiom. O dziwo, generator pr\u0105du powinien za\u0142atwi\u0107 spraw\u0119, ratuj\u0105c ca\u0142e przedsi\u0119wzi\u0119cie.<\/span>
\n<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

 <\/p>\n

 <\/p>\n


\n7. \u0179le zaplanowany bud\u017cet<\/b>
\n<\/span><\/p>\n

W wi\u0119kszo\u015bci przypadk\u00f3w jedyn\u0105 rzecz\u0105, kt\u00f3ra ogranicza event planner\u00f3w jest ich wyobra\u017ania… i bud\u017cet. W istocie, bud\u017cet gra pierwszoplanow\u0105 rol\u0119 – dlatego tak wa\u017cne jest, aby go odpowiednio zaplanowa\u0107. Niekt\u00f3rzy organizatorzy miewaj\u0105 z tym problem. Je\u015bli Twoje wydarzenie rozro\u015bnie si\u0119 za bardzo, poch\u0142onie ca\u0142y Tw\u00f3j bud\u017cet. Z drugiej strony musisz by\u0107 pewny, \u017ce przeznaczy\u0142e\u015b wystarczaj\u0105co du\u017co \u015brodk\u00f3w, aby wszystko wysz\u0142o dobrze i wed\u0142ug planu.
\n<\/span><\/p>\n


\nWa\u017cne:<\/strong> zadbaj o wszystkie szczeg\u00f3\u0142y, trzymaj\u0105c si\u0119 jednocze\u015bnie ustalonego bud\u017cetu. Zdarza si\u0119, \u017ce dzie\u0144 przed wydarzeniem organizatorzy rezygnuj\u0105 z cz\u0119\u015bci profesjonalnego wyposa\u017cenia albo ca\u0142kowicie zmieniaj\u0105 koncepcj\u0119 eventu. Przyczyna? Przekroczony bud\u017cet. Nie tylko jest to stresuj\u0105ce i m\u0119cz\u0105ce, ale r\u00f3wnie\u017c niepotrzebne i \u0142atwe do unikni\u0119cia.
\n<\/span><\/p>\n

\u00a0<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n


\nRzecz\u0105 ludzk\u0105 jest pope\u0142nia\u0107 b\u0142\u0119dy i ka\u017cdy si\u0119 czasem myli, w tym r\u00f3wnie\u017c event plannerzy. Jednak\u017ce jako profesjonalista, powiniene\u015b polepsza\u0107 i rozwija\u0107 swoje umiej\u0119tno\u015bci organizatorskie – rozszerzaj\u0105c list\u0119 potencjalnych niepowodze\u0144, kt\u00f3rym \u0142atwo zapobiec.<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

 <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"Czy podczas planowania lub organizowania eventu nie lepiej uczy\u0107 si\u0119 na cudzych b\u0142\u0119dach ni\u017c w\u0142asnych? Praca przy wydarzeniu,…","protected":false},"author":56,"featured_media":186281,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"csco_display_header_overlay":false,"csco_singular_sidebar":"","csco_page_header_type":"","csco_page_load_nextpost":"","csco_post_video_location":[],"csco_post_video_location_hash":"","csco_post_video_url":"","csco_post_video_bg_start_time":0,"csco_post_video_bg_end_time":0,"footnotes":""},"categories":[5156,9639,4657],"tags":[3591,2402],"class_list":{"0":"post-186252","1":"post","2":"type-post","3":"status-publish","4":"format-standard","5":"has-post-thumbnail","7":"category-ciekawostki","8":"category-marketing","9":"category-poradnik","10":"tag-event-2","11":"tag-poradnik","12":"cs-entry","13":"cs-video-wrap"},"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/mediarun.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/186252","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/mediarun.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/mediarun.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/mediarun.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/users\/56"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/mediarun.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=186252"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/mediarun.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/186252\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/mediarun.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/media\/186281"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/mediarun.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=186252"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/mediarun.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=186252"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/mediarun.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=186252"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}