{"id":160686,"date":"2015-10-07T22:54:24","date_gmt":"2015-10-07T20:54:24","guid":{"rendered":"https:\/\/mediarun.com\/pl\/?p=160686"},"modified":"2015-10-07T22:54:24","modified_gmt":"2015-10-07T20:54:24","slug":"jak-napisac-email-biznesowy-konstrukcja-styl-produktywnosc","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/mediarun.com\/pl\/marketing\/poradnik\/jak-napisac-email-biznesowy-konstrukcja-styl-produktywnosc.html","title":{"rendered":"Jak napisa\u0107 email biznesowy? Konstrukcja, styl, produktywno\u015b\u0107"},"content":{"rendered":"

Je\u015bli masz taki k\u0142opot, portal Marketing Automation <\/a>przygotowa\u0142 dla Ciebie list\u0119 por\u0119cznych gotowych zwrot\u00f3w oraz porad. Pisanie b\u0119dzie sz\u0142o sprawniej!<\/p>\n

J\u0119zyk odzwierciedla kultur\u0119 organizacji<\/h3>\n

J\u0119zyk, jakim komunikujecie si\u0119 z partnerami i klientami to jeden ze sposob\u00f3w, w jaki objawia si\u0119 kultura organizacji i jej warto\u015bci. Dlatego nie istnieje \u017cadna uniwersalna matryca maila biznesowego. Je\u015bli prowadzisz start-up o kontestacyjnym brandzie, nie ma sensu pisa\u0107 \u201eSzanowny Panie, stosuj\u0119 niniejszy email z pytaniem o mo\u017cliwo\u015b\u0107 wsp\u00f3\u0142pracy promocyjnej. Jeste\u015bmy uznanym producentem w kosmos odjechanych t-shirt\u00f3w\u2026.\u201d.<\/p>\n

Nie ma nic z\u0142ego w \u015bwiadomie stosowanej komunikacji per \u201eTy\u201d (oczywi\u015bcie za wyj\u0105tkiem pism urz\u0119dowych), je\u015bli tylko po\u0142\u0105czono to z poprawno\u015bci\u0105 j\u0119zykow\u0105 i nie ma w tym luzu na si\u0142\u0119 ani wulgarno\u015bci. Z kolei w B2B poluzowanie stylu rzadko s\u0142u\u017cy budowaniu relacji.<\/p>\n

Stw\u00f3rz w\u0142asne szablony<\/h3>\n

Aby podnie\u015b\u0107 wydajno\u015b\u0107 Twojej korespondencji korzystaj z gotowych sformu\u0142owa\u0144 czy nawet modeli maili. Miej osobny dokument lub folder z przyk\u0142adami (np. mail z propozycj\u0105 wsp\u00f3\u0142pracy, odpowied\u017a na jedno z cz\u0119\u015bciej pojawiaj\u0105cych si\u0119 pyta\u0144). Oszcz\u0119dzi Ci to pracy przy pisaniu kolejnego maila i podniesie ich jako\u015b\u0107 \u2013 lepiej napisa\u0107 raz porz\u0105dny tekst i potem go przekleja\u0107 ni\u017c za ka\u017cdym razem zaczyna\u0107 od nowa).<\/p>\n

Wyr\u00f3b zwyczaj korzystania z wzorc\u00f3w i naucz si\u0119 do\u0142\u0105cza\u0107 nowe maile do Twojego folderu matryc. Uwa\u017caj jednak, by nie przekleja\u0107 ich bezmy\u015blnie.<\/p>\n

Pora przej\u015b\u0107 do konkret\u00f3w.<\/p>\n

Jak zacz\u0105\u0107? Zwrot do adresata<\/h3>\n

Wok\u00f3\u0142 formu\u0142y otwarcia kr\u0105\u017cy najwi\u0119cej kontrowersji \u2013 chodzi rzecz jasna o nies\u0142awne \u201ewitam\u201d. Sp\u00f3r rozpocz\u0119\u0142a rzucona mimochodem przez Micha\u0142a Rusinka uwaga o niepoprawno\u015bci powszechnego u\u017cycia tego s\u0142owa. \u201eWita\u0107\u201d mo\u017cemy bowiem kogo\u015b, kto przychodzi do naszej przestrzeni, np. mo\u017cemy powita\u0107 go\u015bcia w naszym domu. Mimo to stosuje si\u0119 j\u0105 najcz\u0119\u015bciej, a wielu broni\u0142oby jej honoru i uniwersalno\u015bci. Inne dost\u0119pne formy:<\/p>\n

    \n
  • Szanowna Pani<\/strong>, Szanowny Panie, Szanowni Pa\u0144stwo: sztywna, ale bezpieczna, szczeg\u00f3lnie do pierwszego kontaktu. Wiedz o jej istnieniu, poniewa\u017c mo\u017ce si\u0119 przyda\u0107 w mailach do adresat\u00f3w, kt\u00f3rych nie znasz, a ich stanowisko wymaga okazania specjalnego szacunku. Je\u015bli dodajesz tu oficjalny tytu\u0142 (Szanowny Pani Prezesie), zapisz go z wielkiej litery.<\/li>\n
  • Panie Arturze<\/strong>, Pani Anno: bardzo cz\u0119sto stosowana i przyj\u0119ta formu\u0142a, kt\u00f3ra lepsza jest na kolejny po pierwszym kontakt. Uwa\u017caj na nieco schizofreniczn\u0105 formu\u0142\u0119, \u0142\u0105cz\u0105c\u0105 formalny zwrot \u201ePan(i)\u201d i zdrobnienie, np. Panie Kaziu, Pani Zosiu. Je\u015bli chcesz prze\u0142ama\u0107 lody, lepiej zaproponowa\u0107 przej\u015bcie na Ty. Nie u\u017cywaj te\u017c formy: Szanowna Pani Kowalska \u2013to kalka z angielskiego, niepoprawna w polszczy\u017anie.<\/li>\n
  • Dzie\u0144 dobry<\/strong>: spotyka si\u0119 z zarzutem, \u017ce przecie\u017c nie wiemy, kiedy odbiorca odczyta email, tak jakby odczytanie wieczorem maila zaczynaj\u0105cego si\u0119 od \u201edzie\u0144 dobry\u201d by\u0142o jak\u0105\u015b katastrof\u0105. Podobnie jak \u201ewitam\u201d stanowi form\u0119 ma\u0142o wyrazist\u0105, niezbyt oficjaln\u0105 ani niezbyt lu\u017an\u0105.<\/li>\n
  • Dzie\u0144 dobry, Panie Piotrze<\/strong>: je\u015bli u\u017cywasz takiej formy, pami\u0119taj o wstawieniu przecinka mi\u0119dzy powitaniem a nazw\u0105 adresata. I pami\u0119taj, \u017ce grzeczno\u015bciowe Pan(i) zawsze piszemy wielk\u0105 liter\u0105.<\/li>\n
  • Cze\u015b\u0107<\/strong>: jest \u015bwietnym, zwartym i j\u0119drnym s\u0142owem, z kt\u00f3rego bije energia i dziarsko\u015b\u0107. \u201eCze\u015b\u0107\u201d jest jak mocny u\u015bcisk d\u0142oni, bezpretensjonalny i serdeczny. Istniej\u0105 firmy, kt\u00f3re konsekwentnie pos\u0142uguj\u0105 si\u0119 tak\u0105 formu\u0142\u0105, kontestuj\u0105c sztywny, p\u00f3\u0142-oficjalny ton korespondencji biznesowej. Opcja dla gotowych podj\u0119\u0107 ryzyko.<\/li>\n<\/ul>\n

    Kim jeste\u015b? 1-2 zdania<\/h3>\n

    Na pocz\u0105tku przedstaw lub przypomnij si\u0119 odbiorcy. Powinno zaj\u0105\u0107 Ci to jedno, maksymalnie dwa zdania \u2013 po to, by czytelnik m\u00f3g\u0142 si\u0119 zorientowa\u0107, z kim ma do czynienia, pozwoli Ci\u0119 skojarzy\u0107, je\u015bli poznali\u015bcie si\u0119 na jakiej\u015b konferencji, przypomni spraw\u0119, w jakiej kontaktowali\u015bcie si\u0119 kiedy\u015b. Zaznacz te\u017c, je\u015bli kto\u015b Ci\u0119 poleci\u0142\/ poleci\u0142 Ci firm\u0119.<\/p>\n

    Je\u015bli piszesz w odpowiedzi, podzi\u0119kuj za kontakt czy zainteresowanie.<\/p>\n

    Przedstaw spraw\u0119: skondensuj w\u00a01 zdaniu, potem rozwijaj<\/h3>\n

    Czego chcesz? Kolejne\u00a0zdanie Twojego maila powinno zwi\u0119\u017ale odpowiada\u0107 na to pytanie, np: \u201eChcia\u0142abym zapyta\u0107 o mo\u017cliwo\u015b\u0107 sprzeda\u017cy naszych produkt\u00f3w w Pa\u0144stwa sklepie\u2026\u201d.<\/p>\n

    Wyra\u017a spraw\u0119 od razu na pocz\u0105tku, w pierwszym akapicie. \u00a0Nikt nie b\u0119dzie szuka\u0142, o co Ci chodzi, pod koniec d\u0142ugiego tekstu. \u00a0Wyra\u017a to prosto i nie owijaj\u00a0w bawe\u0142n\u0119.<\/p>\n

    Jakiej reakcji oczekujesz? CTA w 1 zdaniu<\/h3>\n

    Aby skonstruowa\u0107 maila powiniene\u015b wiedzie\u0107, co ma zrobi\u0107 odbiorca po przeczytaniu. Chcesz go zainteresowa\u0107, zaintrygowa\u0107, zach\u0119ci\u0107 do konkretnej akcji? Powiedz to!<\/p>\n

    \u2013 Je\u015bli s\u0105 Pa\u0144stwo zainteresowani tak\u0105 form\u0105 wsp\u00f3\u0142pracy, prosz\u0119 o kontakt na ten adres email lub pod numerem telefonu\u2026.<\/p>\n

    \u2013 Aby zarejestrowa\u0107 si\u0119 na wydarzenie, wype\u0142nij formularz (link), a w razie k\u0142opot\u00f3w napisz lub zadzwo\u0144.<\/p>\n

    Zaznacz wyra\u017anie, je\u015bli oczekujesz odpowiedzi.<\/p>\n

    Motywacja, potrzebne informacje: punkty i linki<\/h3>\n

    Do podj\u0119cia decyzji, czy chce wykona\u0107 oczekiwane dzia\u0142anie (napisa\u0107 maila wyra\u017caj\u0105cego zainteresowanie ofert\u0105, kontynuowa\u0107 rozmowy dotycz\u0105ce wsp\u00f3\u0142pracy), odbiorca potrzebuje informacji: jakie b\u0119dzie mia\u0142 z tego korzy\u015bci? Staraj si\u0119 jednak nie rozbudowywa\u0107 tej cz\u0119\u015bci. Odsy\u0142aj linkami do odpowiednich sekcji Twojej strony lub za\u0142\u0105cz dokument, za\u015b inne informacje wypunktuj. Zawrzyj najwa\u017cniejsze.<\/p>\n

    Zamkni\u0119cie<\/h3>\n

    O ile nie piszesz bardzo oficjalnego maila, mo\u017cesz darowa\u0107 sobie urz\u0119dowe \u201eZ powa\u017caniem\u201d \u2013 postaw raczej na formu\u0142\u0119 z pozdrowieniami (\u201e\u0141\u0105cz\u0119 pozdrowienia\u201d, \u201ePozdrawiam\u201d). Przedtem, je\u015bli chcesz otrzyma\u0107 odpowied\u017a, mo\u017cesz zaznaczy\u0107: \u201eB\u0119d\u0119 wdzi\u0119czny za odpowied\u017a\u201d lub \u201eB\u0119d\u0119 wdzi\u0119czny za odpowied\u017a, nawet je\u015bli b\u0119dzie ona negatywna\u201d.<\/p>\n

    To wszystko, co powinien zawiera\u0107 email. Wed\u0142ug Kawasakiego najlepiej ograniczy\u0107 si\u0119 do 5 zda\u0144, niemniej czasem wskazane jest rozwini\u0119cie przedostatniego punktu \u2013 dotycz\u0105cego motywacji.<\/p>\n

    Temat<\/h3>\n

    Niech b\u0119dzie jak najbardziej szczeg\u00f3\u0142owy, nigdy \u201eoferta\u201d czy \u201epytanie\u201d. Je\u015bli piszesz o spotkaniu, w temacie napisz, czego b\u0119dzie dotyczy\u0142o i podaj termin.<\/p>\n

    Typowa skrzynka pokazuje 60 znak\u00f3w, za\u015b na smartfonie odbiorca zobaczy 25 \u2013 30 znak\u00f3w. Oznacza to, \u017ce powiniene\u015b si\u0119 zmie\u015bci\u0107 w 6-8 s\u0142owach<\/strong>.<\/p>\n

    Zwi\u0119z\u0142o\u015b\u0107 i przejrzysto\u015b\u0107<\/h3>\n

    Usuwaj wszystko, co zb\u0119dne: opis Twojej firmy na 15 linijek, zapychacze (\u201ejakby\u201d, \u201ew stylu\u201d, \u201eswego rodzaju\u201d, \u201enajprawdopodobniej\u201d\u2026), nieuzasadnione u\u017cycia strony biernej. B\u0105d\u017a czujny na sytuacj\u0119, w kt\u00f3rej 2 zdania komunikuj\u0105 to samo.<\/p>\n

    U\u017cywaj form grzeczno\u015bciowych<\/h3>\n

    Je\u015bli kto\u015b do Ciebie lisze, podzi\u0119kuj. Je\u015bli czego\u015b chcesz, popro\u015b. Je\u015bli co\u015b zawali\u0142e\u015b, przepro\u015b. Nie oznacza to sztucznego rozdmuchiwania obj\u0119to\u015bci tekstu. Np. po\u0142\u0105cz podzi\u0119kowanie z przypomnieniem kim jeste\u015b (\u201eDzi\u0119kuj\u0119 za inspiruj\u0105c\u0105 rozmow\u0119 na targach \u2026\u201d).<\/p>\n

    Brzmi to jak przedszkolna pogadanka, ale wiele maili biznesowych razi obcesowo\u015bci\u0105, poniewa\u017c brakuje im prostych, uprzejmych zwrot\u00f3w, kt\u00f3re dodaj\u0105 og\u0142ady. Sprawiaj\u0105 one, \u017ce wygl\u0105dasz na cz\u0142owieka cywilizowanego.<\/p>\n

    Proofreading<\/h3>\n

    Przeczytaj maila przed wys\u0142aniem. Sprawd\u017a, czy formy gramatyczne s\u0105 poprawne, czy ca\u0142o\u015b\u0107 ma sens, czy nie brakuje jakiej\u015b informacji, czy nie ma b\u0142\u0119d\u00f3w logicznych.<\/p>\n

    Upewnij si\u0119 te\u017c, \u017ce ca\u0142o\u015b\u0107 jest czytelna. Podziel zbyt d\u0142ugi akapit na dwa, usu\u0144 niepotrzebne sformu\u0142owania.<\/p>\n

    Kiedy nie pisa\u0107 maila<\/h3>\n

    Kim jeste\u015b \u2013 Czego chcesz \u2013 Dlaczego odbiorca ma to zrobi\u0107<\/strong>: te 3 informacje w maksymalnie zwi\u0119z\u0142ej formie definiuj\u0105 dobry, skuteczny email. Dzi\u0119ki tej zasadzie pisanie b\u0119dzie sz\u0142o sprawniej.<\/p>\n

    Zanim zaczniesz, zadaj jednak\u00a0pytanie: czy naprawd\u0119 ta wiadomo\u015b\u0107 jest potrzebna? Zawalenie mailami (przeci\u0119tnie osoba, kt\u00f3ra u\u017cywa tego narz\u0119dzia do pracy, otrzymuje 100 wiadomo\u015bci dziennie) jest jednym z najcz\u0119stszych \u017ar\u00f3de\u0142 stresu pracownik\u00f3w. Dlatego szanuj czas swoich partner\u00f3w i wsp\u00f3\u0142pracownik\u00f3w.<\/p>\n

    S\u0105 te\u017c informacje, kt\u00f3re lepiej przekaza\u0107 osobi\u015bcie lub telefonicznie (np. z\u0142e wie\u015bci, sprawy o wi\u0119kszym \u0142adunku emocjonalnym). \u0141atwiej napisa\u0107 maila, ale we\u017a to na klat\u0119 i za\u0142atw odpowiedzialnie i z empati\u0105.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"Jak cz\u0119sto odwlekasz napisanie maila, bo ci\u0119\u017cko Ci sformu\u0142owa\u0107 jego tre\u015b\u0107? Nie potrafisz zacz\u0105\u0107; cho\u0107 wiesz dok\u0142adnie, co chcesz przekaza\u0107, jako\u015b nie brzmi to najlepiej. Ponadto wielu z nas nie czuje si\u0119 pewnie w pi\u015bmie, boimy si\u0119 b\u0142\u0119d\u00f3w czy niezgrabno\u015bci.","protected":false},"author":11,"featured_media":160687,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"csco_display_header_overlay":false,"csco_singular_sidebar":"","csco_page_header_type":"","csco_page_load_nextpost":"","csco_post_video_location":[],"csco_post_video_location_hash":"","csco_post_video_url":"","csco_post_video_bg_start_time":0,"csco_post_video_bg_end_time":0,"footnotes":""},"categories":[9676,4657],"tags":[3726,7946,3912],"class_list":{"0":"post-160686","1":"post","2":"type-post","3":"status-publish","4":"format-standard","5":"has-post-thumbnail","7":"category-internet","8":"category-poradnik","9":"tag-biznes-2","10":"tag-e-mail-biznesowy","11":"tag-marketing-automation","12":"cs-entry","13":"cs-video-wrap"},"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/mediarun.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/160686","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/mediarun.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/mediarun.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/mediarun.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/users\/11"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/mediarun.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=160686"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/mediarun.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/160686\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/mediarun.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/media\/160687"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/mediarun.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=160686"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/mediarun.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=160686"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/mediarun.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=160686"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}